1on1ミーティングシートに入れるべき基本的な質問項目

ミーティングシートを活用するメリットが分かったところで、次は実際にミーティングシートの肝となる、質問項目の検討に入っていきましょう。

効果的な1on1ミーティングを実施するために、以下の3つの方針を押さえながら質問を設計していきます。

①部下の成長につながる質問

②上司と部下の信頼構築につながる質問

③部下のモチベーション向上につながる質問

各方針をさらに深堀りし、具体例をご紹介します。

方針①：部下の成長につながる質問

部下の成長を促すため、PDCAサイクルを回す手助けをする項目です。

・現在の仕事の目標は何か？

・目標に対する進捗状況はどうか？

・仕事で困っていることや悩んでいることは？

・前回のミーティングから改善・行動したことは？

仕事を通じて成長していくためには、現状に対する課題をいかに克服していくかという観点が必要になります。

そこで、部下だけでは行き詰まってしまうような点を明確にし、上司のフィードバックやアドバイスを用いながら、後押ししてあげられるような質問設計をします。

また、継続的に行うことができる1on1ミーティングのメリットを活かして、ミーティング後の行動の変化を追うのも効果的でしょう。

方針②：上司と部下の信頼構築につながる質問

何でも話せる関係性を作るため、上司と部下の信頼構築を促す項目です。

・現在の組織に対して感じていることは？

・現在の仕事に対して感じていることは？

・自身が感じている課題に対して提案したいことは？

相手が心を開いて本音を話してくれていると感じることは、信頼関係を築くカギです。よって、普段業務中にはなかなか話せないような内容も盛り込むと効果的です。

組織に対する意見やお互いの仕事観など、自分の考えをさらけ出すしながら深い対話を繰り返す中で、「この人になら本音を話せる」という信頼が生まれます。

方針③：部下のモチベーション向上につながる質問

自分の進むべき方向性を明確にし、働くモチベーションを向上させる質問項目です。

・今後挑戦してみたい仕事は？

・今後磨きたいスキルや能力は？

・自身が描くキャリアプランや中長期的なビジョンは？

1on1ミーティングでは、直近起きている仕事の問題に目が向きがちですが、長い目で見た時の自身のキャリアなどを考える機会にするのも良いでしょう。

今後やってみたいことやキャリアイメージを共有することで、それを達成するために今すべきことを具体的に行動に落とし込んだり、これから進むべき方向性を上司と一緒に考えたりすることができます。

1on1嫌いな部下からも話を引き出しやすい質問項目

1on1ミーティングはお互いのコミュニケーション力をベースに展開されるため、1on1ミーティングに苦手意識を持っているケースも想定されます。

また、どうしても本来の業務外のタスクと捉えられがちなため、行為自体に否定的な人もいるでしょう。

こうしたネガティブな気持ちを抱いている部下とミーティングを行う時のコツとしては以下の3つが挙げられます。

①オープンクエスチョンを意識する

②上司自身の経験談を絡めて共感を得る

③アイスブレイクを活用する

これらのコツを活かした具体的な質問例をご紹介します。

コツ①：オープンクエスチョンを意識する

YES・NOでは答えられない、5W1Hを用いた相手の考えを問う質問項目です。質問に対する答えを聞いた時に、「それはなぜ？」という観点で話を深堀すると良いでしょう。

・仕事でやりがいを感じる時はどんな時？

・最近嬉しかったことは何？

・今不安に感じていることはどんなこと？

1on1ミーティングが苦手だと感じてしまう大きな理由としてあげられるのは、何を話したら良い分からず、会話が盛り上がらないことです。

YES・NOでの回答になるクローズドクエスチョンを用いてしまうと、端的な回答で会話が終わってしまう可能性が高いので、部下の考えを引き出すオープンクエスチョンを意識してみてください。

コツ②：上司自身の経験談を絡めて回答のアシストをする

部下がなかなか心を開いてくれない時に、上司が自らの経験を用いて質問に回答しやすくする項目です。

・今困っていることは？（→自分は〜を改善して上手くいったことがあるよ）

・今後どんな仕事がしてみたい？（→以前経験した〜の仕事は今こんな風に役立っているよ）

上記のカッコ内のように、上司自身の経験談を交えることで、部下は「そういう視点で話したら良いのか」というイメージが湧き、回答のとっかかりを作ることができます。

ただし、このケースで気をつけなければならないのは、部下が上司に依存しすぎないようにすることです。あくまでも、時間をかけて1on1ミーティングの苦手意識を払拭することが目的であるということを忘れないようにしましょう。

コツ③：アイスブレイクを活用する

自分の話をするのが苦手なタイプの部下に対して、雑談を用いた質問項目です。

・趣味は？

・休日の過ごし方は？

・好きな食べ物は？

上記のようなソフトな話題は、一見業務に全く関係ないため1on1ミーティングで使用していいのだろうか？と感じる方も多いかもしれません。

しかし、業務中にはなかなか話す機会のない話題だからこそ、相手のことをもっと知りたいという意思表明につながるため、お互いの距離感をグッと縮めてくれるでしょう。