官僚主義とは|官僚主義の4つの問題点と防ぐための4つの対策

3.官僚主義を防ぐためにすべき4つのこと

では、官僚主義を防ぐ、もしくは抜け出すためには、具体的にどうしたらよいのでしょうか?

ここでは、官僚主義の予防・改善に効果があるものとして、以下4つの取り組みをご紹介します。

  • 社内制度の改革
  • 会議を減らす、現場への権限委譲
  • 一人ひとり仕事の貢献を表彰する
  • 称賛文化をつくる

 3-1.社内の制度改革を進める

官僚主義組織からの脱却を目指すなら、社内制度改革から取り組むとよいでしょう。

官僚主義を抜け出すには、1人ひとりが自主・自律的に働ける組織風土をつくれるかどうかがカギを握るのですが、例えば、無言のうちに上の意向を汲み取り従うのが当たり前になっている組織で

「我が社はこれから変わります!1人ひとりが自主・自律的に働ける風通しのよい組織を目指します!」といった号令を掛けても、恐らく誰も動き出しはしないでしょう。

硬直化した組織を動かすには、号令や意思表明だけではなく、強制的に従業員の意識や行動を変えるキッカケが必要なのです。社内制度改革は、従業員が動かざるを得ない状況をつくり出すことができるため、そういった意味でとても強力なキッカケです。

制度の見直しは、以下にあげる3つが取り組みやすく効果も期待できおすすめです。

■多様な働き方の導入

フレックスタイムやテレワーク、時短勤務など、個人の自主性・自律性が発揮できる多様な働き方を取り入れることで、

強固な階層型組織を突き崩していくことができます。

■評価制度の見直し

年功序列で給与が上がっていく組織の場合「最低限の仕事をしていればいいや」と考える人が多くなるのは避けられません。

新しいチャレンジや改善が疎ましくなり、波風立てずに仕事を終えることが最上の目的となってしまうのです。このような組織は、先ほども述べましたが「事なかれ主義」を蔓延させ、これが長期的に続くと大きな不正や事故を引き起こす原因となりかねません。

ですので、もしも今、個人の成果やチャレンジを認める制度がないのなら、個人のがんばりをきちんと評価、給与に反映する仕組みを取り入れるべきです。そうすることで、言われた通り無難に仕事をこなす組織から、1人ひとりが力を発揮し、より良い成果を生み出そうとする組織へと変わっていくことができます。

■稟議書(紙と印鑑)の廃止

ボールペン1本購入するにもいちいち稟議書を回して、上司のハンコが揃わないと決済できないといった旧態然とした企業が今も存在しているようですが、官僚主義の弊害の中でも非効率極まるもので、とても嫌われているのが稟議書です。

経営に直結するような非常に重要な事項であれば、上の立場の者が慎重に見極めて決める必要がありますが、現場の判断で決めていいものは、部長・課長・係長・主任など、それぞれに決裁権を持たせて、その人がOKするだけで実行できるようなフローに変えましょう。

また、稟議に必要な書類を減らすためにもIT化を促進し、「紙と印鑑」がなければ決められない文化を廃止しましょう。

3-2.会議を減らす、現場への権限委譲

官僚主義の特徴のひとつとして、非効率な会議が多いことが挙げられます。それに伴って会議資料を揃えたり作成したり、会議の準備に時間がかかるなど、多くのムダと言える業務が発生します。

さらにムダな会議は、時間の浪費になり長時間労働の原因にもなります。

何を決めるために会議を行うのか、会議の目的を明確にすること、複数の人間の意思決定が必要なものは社内チャットツール等を使って敏速に回答を得るなどしてムダな会議を廃止していきましょう。

また、稟議書と同じですが、上司が会議に加わらないと最終決定できないといったことがないように、現場に意思決定の権限を持たせて、上司不在でもスムーズに簡潔な会議ができるようにすることも大切です。

3-3.一人ひとり仕事の貢献を表彰する

個人が組織で力を発揮するための重要な要素として、近年「心理的安全性」が注目を集めています。

「心理的安全性」とは、1人ひとりが、上司部下関係なく自分の考えや意見を素直に言うことができ、間違ったことや反対意見を述べても安全だと感じられる組織の状態を指します。

┗参考:「心理的安全性とは?意見が言い合えるチーム作りの新概念を徹底解説

小さなことでも挑戦的な行動をとった人、アイデアをたくさん出した人を表彰する機会を設けると、社内に「ちょっとしたことでも意見を出していいし、挑戦したら認めてくれるんだ」というポジティブな雰囲気が生まれ、組織の心理的安全性向上につながります。

いきなり大きなチャレンジをするのは難しいものですが、日々の小さな挑戦が認められ、スモールサクセスを積み重ねることで、次第に大きなチャレンジにも近付いていくことができるようになります。

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3-4.称賛文化をつくる

互いの仕事への感謝や称賛を伝え合うコミュニケーションは、従業員同士の関係性の質を高め、組織の雰囲気をポジティブなものに変えます。

サンクスカードなどの取り組みは多くの企業で導入されており、ご存知の方も多いのではないでしょうか。

┗参考:「サンクスカードのデメリットとメリット|導入のおすすめポイント紹介」

官僚主義下の閉鎖的コミュニケーションから脱却するには、こうした互いの仕事を認め合う「称賛文化」をつくり出すことが大切です。

とはいえ官僚主義組織でいきなり感謝・称賛し合う風土を作ろうといっても、なかなか難しいものです。

そいういった場合には、前述の「サンクスカード」のような手軽に始められる取り組みからスタートしてみるのがよいでしょう。また、従業員同士が日々の仕事の感謝・賞賛の言葉と共に、少額のインセンティブを送りあえるwebサービスなども存在するので、そうしたサービスを導入するのも一つの手です。自然に褒め合う習慣をつけることができます。

4.まとめ

官僚主義とは、官僚制的組織の中で、発生したり定着してしまうことが多い、集団的な行動様式や意識状態のことを言います。

官僚制組織は優れた組織ではありますが、反面、人間関係などが硬直した組織になりやすくその弊害も多くあります。

現代社会のような、スピードが重視される時代には、官僚主義はムダに時間をかける厄介なものと捉える人が多くなっています。

ここで、官僚主義を防ぐ4つの方法について復習しておきましょう。

  • 社内の制度改革を進める
  • 会議を減らして現場に意思決定の権限を持たせる
  • 些細なことでも表彰する制度の導入
  • 組織内で褒め合う習慣づけ

官僚主義組織を一気に変えることはできませんが、少しずつ改革を進めることで、徐々にオープンで風通しのよい組織へと変わっていくことができます。

ご紹介した方法を実践し、諦めずに理想の組織へ、一歩一歩近づいていってくださいね。

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