3. 社内イベントの企画と進め方の5ポイント
実際に社内イベントを企画するに当たって、進め方のポイントを押さえておきましょう。
- 社内イベント実施の目的を明確にする
- 幹事や運営に関わるメンバーの選定
- イベント内容とスケジュールの決定
- 開催場所や必要な物資の確保
- 社内イベントの告知
上記の5つの流れにそって企画を進めます。
3−1. 社内イベント実施の目的を明確にする
社内イベントを開催する前に、実施の目的を明確にしておきましょう。
「最近、社内の雰囲気が暗くなっている気がする」
「社員の離職率が高まっているので、なんとか定着してもらいたい」
このような企業内の問題点が明確であれば、その改善にふさわしい内容を選定します。
以下は一例です。
・社員同士の関係性が悪化している場合
コミュニケーションを取れるイベントの実施（立食パーティー、ランチ会など）
・離職率を低下させたい場合
モチベーションを高めるイベントの実施（半期ごとの社員表彰など）
・社員に理念が浸透していない場合
社長が話す機会を設ける（社員総会など）
社内イベントを実施することで、社員や企業全体のメリットを享受できる内容であることが重要です。
社内イベントの実施が問題点の改善につながるよう、企画を練りましょう。
社内イベントの例については4章にて内容別に詳しく説明します。
3−2. 幹事や運営に関わるメンバーの選定
社内イベントの実施においては、主体となって動く幹事と、サポート役の運営メンバーの選定から取り掛かります。
幹事や運営メンバーの選定の際には、人事部や広報部、総務部など、普段から他部署と関わりのある部署の社員を選ぶことで、スムーズに進行させられるでしょう。
メンバー選定の際には、該当する社員の普段の業務量を考慮する必要があります。
通常業務と並行してイベントの企画を動かすわけですから、オーバーワークにならないよう気をつけましょう。
また、幹事やメンバーには若手社員が抜擢されるケースが多くありますが、社内での交流の幅や経験を考慮して、年齢層に厚みを持たせるようにします。
3−3. イベント内容とスケジュールの決定
イベントの内容を決定します。
企業が抱えている問題点の解決のため、最適な社内イベントを企画しましょう。
社内イベントの内容が決定したら、開催までのスケジュールを組み立てていきます。
創立記念日や半期、四半期が切り替わるタイミングなど、企業ごとに適切な期間の実施を模索します。
なるべく繁忙期の開催は避けたほうが無難です。
3−4. 開催場所や必要な物資の確保
スケジュールから逆算して、開催場所の手配や必要な物資の確保を進めていきます。
開催場所となる会場の手配は優先して行うべきです。
大人数の場合は社内の会議室のキャパシティではきつい場合があるので、別途会場を選定しなければなりません。
会場にはホテルのホールや貸会議室、大きめのレストランなどが向いています。
社内イベントに必要な物品などは、必要なものをピックアップし、早めに稟議を通しておけば安心できます。早めに購入しすぎても保管場所の問題があるため、開催時期に必ず間に合うタイミングで購入するとよいでしょう。
3−5. 社内イベントの告知
社内イベント開催の大枠が決まったら、社内への周知徹底を行います。
社内イベントの告知には、掲示板にポスターを貼ったり、社内ポータルサイト内で情報発信したりするのが効果的です。
一人でも多くの社員の目に留まるように工夫しましょう。
告知は一回だけでなく、複数回に分けてタイミングをずらしながら行うのがよいでしょう。
社内のチャットなどでリマインドすることで、社員の参加意識を維持しやすくなります。
4. コミュニケーションを活性化できる社内イベント10選
ここからは、実施されている社内イベントを紹介します。
まずは、コミュニケーションの活性化につながるイベント10選です。
社員間のコミュニケーション不足の悩みを解決できる、多様なイベントがあります。
- 運動会
- ファミリーデー
- シャッフルランチ
- 新年会・忘年会
- 社員旅行
- 浴衣デー
- 駅伝
- バーベーキュー大会
- クリスマスパーティー
- ながしそうめんランチ
4−1. 運動会
運動会といえば学生のイベントを想像しますが、社会人になっても体を動かすことでしっかりとしたコミュニケーションを取ることができます。
株式会社ゼンリンで行われた運動会は、周年を記念して社員の一体感を高めるために実施されました。
約3,000名の全社員が参加するというスケールの大きい内容です。
社員全員が必ず1回は参加できるよう競技を吟味し、7種類の競技を実施。
クイズ形式の競技を用いるなど、運動が得意ではない社員にも配慮しています。
社員全員でドローンによる記念撮影をするなど、思い出に残る社内イベントとなっています。
出典：MOTIVATION PLUS・株式会社ゼンリン 様 ZENRIN ALL STARS FESTIVAL
4−2. ファミリーデー
ソフトバンクグループ株式会社は、グループ社員の家族向けのオフィス見学会「ファミリーデー」を開催しました。245組、950名の社員とその家族が参加し、社内を見学。
役員会議室の見学や、ミーティングルームをハロウィーンタウンの装飾を施すなど、普段のオフィスとは異なる雰囲気に、社員や家族たちは楽しんでいました。
他にもARやタピオカミルクティー作りを体験できるなど、企業を知ってもう重要なイベントとなっています。
ファミリーデーの実施は、社員にとっては家族に職場を紹介でき、家族からは企業について知るきっかけになるなど、モチベーションの向上につながります。
出典：ソフトバンクニュース・社員が全力で家族を “お・も・て・な・し”。さまざまなプログラムで今年も盛り上がった「ファミリーデー2019」開催レポート
4−3. シャッフルランチ
社員を無作為にチーム分けし、ランチを楽しんでもらうというシャッフルランチは、企業規模を問わず幅広く実施されている社内イベントです。
他部署同士の社員が一緒に食事をしながらコミュニケーションを取ることで、相互理解を深められる貴重な場となります。
シャッフルランチで知り合った社員同士は業務中に話しやすくなるなど、部署を超えた交流により企業全体のチームワーク向上が期待できるのです。
4−4. 新年会・忘年会
定番のイベントといえる新年会と忘年会。実施している企業も多いのではないでしょうか。
社員同士が集まり違いを労いながらお酒を交わす場所として、昔から社内コミュニケーションの手段となっていました。
普段は話す機会の少ない他部署の社員や経営層と接することができる機会なので、活発なコミュニケーションが期待できます。
ただし、近年では若手社員は飲み会への参加を快く思わない傾向にもあるため、無理にお酒を勧めたり、一発芸を強要したりするのを避ける必要があります。
全社員が快く参加できる飲み会にすることが大切です。
4−5. 社員旅行
社員旅行は昔から実施されてきた社内イベントの一つです。
企業という枠から離れた交流により、社員同士のコミュニケーションを活性化させる効果が期待できます。
東京都のニシハラ理工株式会社では、社員の自主性を重んじる社風の示す通り、若手社員を中心にした委員会で社員旅行を企画しています。
同社では国内に2つの工場があり、社員旅行の際には離れた社員同士が顔を合わせられる貴重な機会となっています。
社員旅行ではミュージカルの観劇や東京湾クルーズなど、年齢層を問わず楽しめる内容が企画されているようです。
4−6. 浴衣デー
楽天株式会社では、毎年七夕の季節に「Yukata Day」を開催しています。
縁日を模したパーティーで、社員は浴衣すがたでの出勤が推奨されており、短冊を飾るなど季節の風物詩を満喫できるイベントです。
普段とは異なる服装で集まることで、新鮮な気持ちでコミュニケーションが取れるのがメリットです。
他部署間の交流も活発に行われるため、新たな事業のアイデアが生まれることが期待できます。
他にも、楽天株式会社ではハロウィンやクリスマスに関連したイベントを実施するなど、社員間の交流に力を注いでいます。
出典：Rakuten.Today・浴衣出勤もOK! 七夕恒例イベント「Yukata Day」
4−7. 駅伝
トヨタ自動車株式会社では、毎年12月に「HURE! フレ！ 駅伝」を開催しています。
同イベントは70年以上の歴史があり、関連会社の社員も含め、2018年は585チーム、4,680名が参加しました。
参加者の年齢や性別に合わせて種目が分けられており、参加者は競技に集中できるように工夫されています。
たすきをつなぐ駅伝のスタイルは、社員同士のチームワークの醸成とコミュニケーションを深めるのに向いています。
出典：笹川スポーツ財団 ・つなぐ「ものづくりのたすき」 トヨタ自動車社内駅伝大会
4−8. バーベーキュー大会
手軽に実施できる社内イベントとして、バーベキュー大会があります。
会場を手配して食材を購入すれば、手軽にはじめられるのが強みです。
肉や野菜を焼きながら社員同士の交流を深められる場となっています。
社員にとっても参加の敷居が低いため、部署を超えた交流も期待できます。
4−9. クリスマスパーティー
季節のイベントとして年末を飾るクリスマスパーティー。
社内だけで実施できるため、場所の手配が比較的容易なのが魅力です。
ケーキを食べたりプレゼント交換をしたりするなど、多くの社員が参加できる要素が揃っています。
開催のタイミングが年末なので、その年の行動をお互いに振り返るなど、社員同士の交流が盛んになりやすいのがポイントです。
4−10. ながしそうめんランチ
クックパッド株式会社では、夏季限定の非常にユニークなイベント、「ながしそうめんランチ」が実施されています。
季節を楽しむイベントとして、社員用キッチン＆ラウンジにて開催。
開催内容は年々強化され、ビニールプールに本物の竹を使って本格的な流しそうめんを行なっています。
参加した写真同士の活発な交流が期待できるイベントです。
そうめん用のたれやトッピングはクックパッドのレシピをベースにした手作りで、鮮やかなアクセントになっています。
出典：クックパッドスタッフブログ・本気で楽しむ！クックパッド流しそうめんランチ
5. モチベーションアップや理念浸透が期待できる社内イベント5選
社員間のモチベーションアップや、理念浸透に期待が持てる、社内イベント5選を紹介します。
- 社員総会
- 合宿
- 全社員参加型の会議
- ラジオ体操
- ランドセル贈呈式
5−1. 社員総会
半期や四半期のタイミングで実施されることの多い、社員総会。
ホテルや貸会議室など、社外の大きな会場で行われるケースが多く、基本的に社員全員が参加します。
経営層の話や社員の表彰、立食パーティーなどが行われるようです。
普段は聞けない社長の話は、理念についての理解を深めることにつながるでしょう。
表彰では関わりのある社員が選ばれると嬉しいですし、他部署の社員の活躍を知れる機会となります。
社員の企業に対する理解が深まることで、モチベーションアップにつながることが期待できます。
5−2. 合宿
株式会社サイバーエージェントでは、1泊2日の合宿、「あした会議」を実施しています。
あした会議とは、役員がリーダーを務め、数人の社員を入れたチームを編成し、新規事業や課題解決へ向けて議論する場です。
経営層だけでなく、一般社員も参加できるのがポイントで、部署も年齢もさまざま。
一般社員は経営層の考え方に触れる機会を持てるため、従来の価値観が一変することもあるようです。
少人数とはいえ、社員に貴重な経験を積める場を用意することで、モチベーションアップに貢献しています。
出典：サイバーエージェント・社員から見た 「あした会議」の効用
5−3. 全社員参加型の会議
株式会社ユニラボでは、社員数の増加に伴い社内の共通認識を持つため、全社員参加型の会議、「全社経営会議」を毎年実施しています。
参加した社員同士で企業としてのビジョンや事業の進捗を確認し、理解を深めます。
この社内イベントのポイントは、社員が当事者意識を持って参加できる点にあります。
社員のモチベーションを高め、理念の浸透にもつながるメリットがあります。
全社経営会議の準備は約2ヶ月前から行われ、方針転換を繰り返しながらプログラムを形にしています。
5−4. ラジオ体操
朝礼の場で定期的に行われるラジオ体操。
朝から適度に体を動かすことで目が覚め、業務へのモチベーションアップが期待できます。
運動量は多くないため、年齢に関係なく社員が参加できる点が優れています。
ただし、実施する際には始業時間より後に行いましょう。
始業時間前に開始した場合、トラブルの原因になる可能性があります。
5−5. ランドセル贈呈式
ソニービジネスオペレーションズ株式会社では、創業の2011年から毎年継続して、「ランドセル贈呈式」が実施されています。
比較的若手の社員が多い同社では、家族が笑顔になれるようなイベントとして、これまでに70名にランドセルや学用品を贈呈しました。
子供を持つ社員としては、家族とともに歩んでいける企業に属している実感を持てるため、業務のモチベーションのアップにつながります。
元々はソニーの創業者により1959年から始まったもので、グループ企業内の伝統行事となっています。
6. 社内イベントを企画する際の注意点
社内イベントの企画においては、いくつか注意すべき点があります。
下記の4ポイントを意識したイベントを企画しましょう。
- なるべく多くの社員の参加を促す
- 役員の話は手短に
- 恒例のイベントはマンネリ化させない
- 開催のタイミングに気をつける
あくまでも社員のためのイベントであり、「もう参加したくない」と思われないようにする必要があります。
6−1. なるべく多くの社員の参加を促す
社内イベントは社員同士の貴重な交流の場であるため、なるべく多くの社員に参加してもらう必要があります。
参加率が低い、一部の社員しか参加しないというような状況の場合、コミュニケーションの活性化やモチベーションアップの目的を果たすことができません。
また、イベントで食事などが出る場合は、不参加の社員の不公平感も増すでしょう。
社員の全員参加を促進するためには、以下の取り組みが効果的です。
- 事前の告知とイベントの説明を丁寧に行う
- 参加によって得られるメリットを伝える
- 参加の敷居を下げる
- 開催の費用はすべて企業負担にする
社員にとって参加するのが自然となるよう、社内イベントの実施を根付かせていきましょう。
6−2. 役員の話は手短に
社内イベントでは経営層や役員によるスピーチが行われることがあります。
経営理念やビジョン、企業の歩んでいた歴史など、普段の業務では知り得ない情報を得られるため、社員にとっては有意義な時間です。
しかし、経営層の話があまりに長すぎる場合、聞いているほうは退屈に感じてしまいます。
スピーチの担当者は事前に内容を練り上げ、メリハリのある話をするように心がけましょう。
6−3. 恒例のイベントはマンネリ化させない
毎年恒例になっているイベントの場合は、役員によるスピーチの内容やプログラムが似通ったものになりがちです。
社内イベントのマンネリ化を避けるためには、毎年趣向を変える必要があります。
- 会場を毎年ローテーションする
- サプライズの演出を用意する
- 食事が出る場合は豪華にする
- 社員が参加できる双方向型の内容にする
上記のポイントを意識することで、新鮮な気持ちでイベントを迎えられるようになるでしょう。
6−4. 開催のタイミングに気をつける
社内イベントは開催するタイミングも重要となります。
クリスマス会などの比較的小規模なイベントの場合は、昼休みや就業時間後に実施できますが、社員総会など大規模なイベントの場合は、休日に1日使って行われることが多くあります。
社員からすると休日出勤になってしまうため、モチベーションを保てないケースがあるかもしれません。
そのため、休日にイベントを行う場合は振替休日を用意するなどの施策を取るのがよいでしょう。
営業時間や取引先との兼ね合いはありますが、平日に実施する方法もあります。
社員にとって負担にならないイベントの開催時期を考えることが重要です。
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7. まとめ
社内イベントに肯定的な考えを持つ社員の割合は半数以上あるため、企業側としても積極的に開催していきたいものです。
- コミュニケーションの促進
- モチベーションのアップ
上記の効果は企業にとっても社員にとっても多くのメリットを持ちます。
自社の問題点を分析し、解決に導くのに最適なイベントを企画しましょう。
また、必ずしもすべての社員が社内イベントへの参加を望んでいる訳ではありません。
社員の負担を減らし、参加の敷居を下げられるよう、事前にできる対策をとっていきましょう。
定期的な社内イベントの実施によって、チームワークが発揮され社員が生き生きと働ける組織づくりをめざしてください。
