5.フリーアドレス導入に向いている会社・向いていない会社

この章では、フリーアドレス化に向いている会社と向いていない会社について、まとめてあります。

【向いている会社】

営業時間中の在籍率が低い会社は、フリーアドレス化に向いています。例えば、日中は営業で社員の半分が外出してしまうオフィスは、営業時間中、約５０％が空席のままです。

フリーアドレスを導入すると、この使われていないスペースを縮小して別のことに利用できます。または、そのスペース分を除いた、より小さいオフィスに引越しをして賃料を下げることもできます。

さらに、フリーアドレスを導入すると、会社から支給される貸与機器が移動しやすいものに変更がされるため、結果的にリモートワーク・在宅ワークの準備が整っていきます。特に２０〜３０代の社員は、生まれた時からノートパソコンや携帯電話がある世代ですので、

 

• １つのところに固定されずに仕事をする
• 印刷物がない仕事の仕方

に抵抗感がありません。総合的に見て、社員が若く、働き方改善への意識や関心が高い会社の場合は、フリーアドレスの導入を積極的に検討する価値があります。

【向いていない会社】

毎朝、社員が全員揃って朝礼をするようなタイプのオフィスは、常に全員分の座席が必要になります。

そのため、省スペース化ができませんのでフリーアドレスには向いていません。

さらに、このようなスタイルの企業では、定年までずっと自分のデスクがあるのが当然で、昇進するごとにデスクやオフィス家具が大きく、豪華になっていくのがステイタスでした。

それをフリーアドレスのような自由席タイプに変えてしまうと、企業内での居場所の喪失を感じ、精神的なダメージを受ける社員が出てくる可能性があります。特に、社員に４０才以上の人が多い企業は、現時点ではフリーアドレスは適していません。

代表電話への受電が多い場合、フリーアドレス化すると誰かが固定電話を担当することになります。受付がある場合は問題ありませんが、その人的リソースがない場合は、フリーアドレスには不向きです。解決策としては代表電話を外注する方法はあります。

また、オペレーターが必要なタイプの受電がある企業も、全ての電話業務がスマホからになるフリーアドレスは、通話記録以外にお客様情報を記録しながら対応することが難しく、システム的に不向きと言えます。

また、アップロードやダウンロードが難しい大容量のデータ、社外秘の情報が多い会社、デスクトップ型のパソコンが必要な職種が多い企業は、情報共有化によるペーパレス化が進まないため、書類・情報・空間・備品までなんでも共有をするフリーアドレスには不向きです。

6.フリーアドレスの導入事例

本章では、フリーアドレス化に成功した企業の事例を紹介します。各企業の導入目的、具体的な変化、デメリットについて調べました。

カルビー株式会社

yahoo株式会社

7.フリーアドレス導入フロー４ステップ

1.導入スタイルや目標を設定する

まず、自社にとってのフリーアドレス導入の目標を設定します。フリーアドレスの導入で、どの企業にも共通するのは

• 生産性の向上
• 優秀な人財の確保
• コストカット

ですが、これだけだと導入を進めていく際、社員からの協力・共感を得にくい可能性があります。フリーアドレスを実際に利用する社員にとって、働く場所がどういうスタイルであれば、より気持ちよく、より高いパフォーマンスの仕事ができるのかを念頭に

• 活力ある組織風土を育成するために
• 効率よく手際よく集中して仕事をするために
• 自分にとって最高のスタイルで仕事をするために
• 長く安定して働くために

企業と社員がともに享受できる共通の目標が必要になります。自社にとって理想のワークスタイルを創造するきっかけになるのがフリーアドレスですので、

• 社内の意識調査・アンケート
• 社員との対話
• 試験的なフリーアドレスオフィスを解放し、社員の反応をみる

など、現場の声を丹念に拾って、現実に即した目的を模索していきましょう。

また、フリーアドレスは働き改革が強く後押しする形になった、これからの新しいワークスタイルなので、古参の役員クラスからは反対の声が出る可能性があります。会議などで反対された場合に備え、各部署役員クラスの理解を取り付ける方法や根回しも考えておく必要があります。

2.試験導入する　

最初は、自分の部署でだけ試験をします。その際、とりあえず仮説を立て、その通りにやってみましょう。その後、結果を試験したメンバーで討議し、再トライアルを繰り返す。

思っているのと違う結果になる場合は、すでに採用して成功している企業の模倣をしてみるのも役に立つ。

ある程度、運用に問題なくなったら、協力をしてくれそうな特定部署にトライアルをしてもらう。

1.ルールの作成

２の他部署のトライアルの際、

• 困ったこと
• 戸惑ったこと
• 嫌だったこと
• あった方がいいもの

などを細かに聞き出しておく。それを解決できるように、設計を考え直す。その後、ルールを作りマニュアルにして、そのルール通りにやってみる。これらを揃えた上で、採用・不採用を考える。会議に提出する。

2.採用・全社導入

採用となった場合、予算の都合によりいつからできるかを把握する。

必要な空間作成をしながら、現場で確認をしつつ、再度、想定出来るトラブルを想定し、それに対応するルールをマニュアルに追加。人的リソースがあれば、担当者を数人配置し、あらゆるトラブルに対応させる。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。フリーアドレスについて調べてまとめました。

フリーアドレスは自分の席を持たない、新しいスタイルのオフィスです。この導入を成功させるには、

• 目的の明確化
• 丁寧な下準備
• 計画に基づく必要な整備を行うこと

が重要であることがわかりましたね。フリーアドレスを導入後もうまく運用するためには、フリーアドレスを導入した目的に適っているかを軸に、修正と改善を繰り返していくことで、現場に定着していきます。

フリーアドレス化が適している、またはやってみたい企業は、ぜひ、前向きに検討をしてみることをお勧めします。