あなたの会社は大丈夫?社会心理学者スタイナーが説く社内コミュニケーションの重要性

4. <パターン別>社内コミュニケーションを改善する5つの手法

それでは、社内コミュニケーションを良くするには、具体的にどうしたらよいのでしょうか。

コミュニケーション課題により効果的な方法が異なるので、まずは自社の課題は何なのかを明確にしましょう。

社内コミュニケーションのよくある課題を関係性ごとにまとめると、大きく以下に分類可能かと思います。

  • 経営層-現場⇒「経営層の考え方が現場に伝わっておらず、経営と現場に溝がある」
  • 上司-部下⇒「部下を育てられる上司がいない」「上司と部下の間に信頼関係がない」
  • 同僚間⇒「コミュニケーションが希薄で、お互いの業務に無関心。コラボレーションが生まれにくい」
  • 部門間、拠点間⇒「部門間・拠点間のコミュニケーションがほぼない。コラボレーションが生まれにくい」
  • 全社的(組織風土)⇒「風通しが悪い」「閉塞感がある」

自社の状態を把握する上での参考にしてみてください。
続いて、改善のための具体的な方法を見ていきましょう。代表的なものを5つ挙げます。

①「全社会議」

●効果のある関係性:「経営層-現場」

社長や経営メンバー自らが、今後の経営方針や自社の価値観、今考えていることなどを、全社員に直接語りかける会議のことです。

効果:「経営と現場の溝を埋め、信頼関係を構築する」

経営側が直接社員にオープンな情報発信をすることで、現場側は「自分たちは信頼される」「会社は必要な情報を隠さず開示してくれる」と感じ、経営と現場の間に信頼関係が構築されやすくなります。

例えばGoogleでは「TGIF(Thanks Google It’s Friday)」と呼ばれる、世界中の社員が同時に参加する全社会議を毎週実施しています。

世界中のGoogleの拠点をwebでつなぎ、社長をはじめ経営メンバーが直接、社員に向けて今後の経営方針や今考えていることなどをプレゼンするのです。
更にGoogleの場合、経営メンバーがその場でじかに、社員から出た質問に回答する時間も設けられているそうです。

②「1on1」

●効果のある関係性:「上司-部下」

上司と部下が定期的に行う個人面談のことです。部下の業務状況や目標管理といったことに留まらず、日々の業務での課題や悩みについても話し合います。上司はそうした部下の課題や悩みへフィードバックを行い、部下に気付きを与え、成長を促します。

効果①:「部下の育成を促す」
上司のフィードバックは部下に気付きを与え、自ら考えることを促し、成長を助けるためのものです。

業務上の課題や悩みに直面した際、本人としては解決のために様々考え、試行錯誤しているつもりでも、なかなか普段の行動・思考パターンから抜け出せず、停滞してしまうことがあります。

そんな時、1on1で上司から別視点でのアドバイスをもらえたり、そもそもどうしてそうなっているのか、改めて問われることで、状況が整理され、解決の糸口が見えてきます。

気付きを得ることで自ら考え、課題を解決に導くという過程は、部下の成長を促進させてくれます。

効果②:「上司と部下の信頼関係構築」
上司も部下も日々忙しく働いているため、ふだんの仕事の中で十分なコミュニケーションを取ることは困難です。

1on1という定期的に話をする時間を確保することで、両者のコミュニケーション量が増え、部下の課題や悩みに上司が伴走することで、互いの信頼関係も築かれていきます。

③シャッフルランチ・ウェルカムランチ 

●効果のある関係性:「同僚同士」、「部門間・拠点間」

シャッフルランチもウェルカムランチも、ともに部署やチームを越えたメンバーをランダムに編成し、一緒にランチに行く制度です。ウェルカムランチの場合はそこに新しく入った社員が参加し、新入社員の歓迎が主目的になります。

効果①:「相互理解が深まり、部署・チームを越えた連携が生まれやすくなる」
他部署や他チームのメンバー同士は普段なかなか話をする機会がないので、シャッフルランチ・ウェルカムランチは貴重なコミュニケーションの場となります。

ランチをしながらリラックスして話をすることで、互いをより良く知ることができ、業務の上でもコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

互いのコミュニケーションのハードルが下がれば、部署・チームを越えた連携も生まれやすくなります。

効果②:「幅広い社員が参加してくれる」
育児や介護等で夜の飲み会は難しいという人たちも、ランチならば時間の都合がつけやすいので、幅広いメンバーが参加してくれます。

実際、夜の定期的な飲み会を廃止して、定期的なランチ会に切り換えたという企業の事例もあります。

効果③:「新入社員が早期に会社に定着できる」※ウェルカムランチ
様々な既存社員と交流する機会を持てるので、新たに入った会社にはどんな人が働いているのか、より早く知ることができます。

今後一緒に働いていく人たちのことがわかると、安心感が生まれ、組織にも馴染みやすくなるでしょう。

また、既存社員から自社がどういった会社であるかを聞くと、社内のカルチャーやルールへの理解が深まり、仕事を進めやすくなります。

シャッフルランチ」、「ウェルカムランチ」については別記事にて更に詳しく取り上げていますので、こちらも合わせてぜひご覧ください。

④社内SNS

●効果のある関係性:全社的(組織風土)

社内SNSとは、コミュニティを社内に限定したTwitterやFacebookの様なものです。
社員がブログを書いてシェアする、気になったニュースをシェアするなど様々な種類がありますが、基本的に以下の特徴を持っています。

  • 役職や年次を問わず誰でも情報発信ができる
  • 発信された情報は基本的にオープンで、社員なら誰でも見ることができる

効果① :「オープンでフラットな組織風土づくりを促進する」

社内SNSでは、役職や年次を問わず、基本的にそのコミュニティに入っている社員ならば誰もが情報を発信・閲覧できます。

ふだんの業務の中では難しい、こうした自由なやりとりが、閉塞的だったり風通しの悪い組織風土を、少しずつオープンでフラットなものに変えていきます。

効果②: 「役職・年次・部署を越えたコミュニケーションが生まれる」
役職・年次・部署が異なり、普段の仕事の中ではなかなか関わることのないメンバーとも、社内SNSでは気軽にコミュニケーションを取ることができます。

例えば他部署のあまりよく知らないメンバーがニュース記事をシェアしていて、それをいいなと思ったら「いいね!」ボタンを押します。少しコメントを書いてもいいでしょう。

ボタン一つで同じニュースに興味があることを相手に伝えられ、また実際に会う機会があれば、それをネタに話をすることもできます。

SNS上での気軽なやりとりが現実世界でのコミュニケーションのハードルを下げ、社内全体のコミュニケーション活性化につながっていきます。

【ピアボーナス】

社内SNSと似た機能をもつピアボーナスⓇも、近年注目を集めています。

ピアボーナスとは、従業員同士が感謝・称賛のメッセージと少額のインセンティブ(ピアボーナス)を送り合える仕組みで、Webサービスとして提供されるのが一般的です。

代表的なピアボーナスサービス「Unipos」では、従業員同士が送った感謝・称賛のメッセージが、全員が見られるSNSのようなタイムラインに流れ、社内の様々な感謝や貢献を知ることができます。

少額のインセンティブとともに送り合うことで利用が形骸化しにくいことが特徴です。社員のモチベーションアップ、社内コミュニケーション活性化などの効果を求め、導入する企業が増加しています。

⑤社内報

●効果のある関係性:全社的(組織風土)

紙やwebで、社内について様々な情報発信をする媒体のことです。
社長や経営層からの経営方針の発信やインタビュー、社内で活躍している社員や実績を上げたプロジェクトなど、全社で共有したい出来事を取り上げます。

効果:自社への誇り、一体感の醸成
自社の経営方針や知られざる貢献、素晴らしい取り組みなどを知ることで、自社に対する理解が深まります。

さらにそうした情報に触れたことで「うちの会社ってこんなことを考えていて、皆こんなに頑張っているんだな、いい会社だな」と思えるようになれば、自社で働くことに誇りを持つ社員が増えます。

自社に誇りを持つ社員が多いと、会社として一体感が生まれやすくなるでしょう。

投稿・反応するメンバーの偏りが生まれにくい社内報のお探しの方におすすめ:一人ひとりの貢献を見える化し、組織を強くする「Unipos(ユニポス)」

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