2.社内イベントを成功させる3つのポイント

せっかく社内イベントを行うならコミュニケーション活性化につながるのはもちろんのこと、社員の満足度も高く「また実施したい！」と思ってもらえるようにしたいですよね。

ここでは、社員イベントを成功させるための3つのポイントをご紹介します。社内イベントを実施する前にぜひチェックしてみてください。

2-1.目的が達成できる社内イベントを選ぶ

有意義な社内イベントにするには、目的に合った社内イベントを実施することが欠かせません。

ただ単に「やってみたい！」という気持ちで選ぶのではなく、下記の5つのチェック項目を抑えながら選択するようにしましょう。

 

とくに、重要なのは①と⑤です。

コミュニケーションを活性化できるイベントでも「どのようなコミュニケーションが活性化できるのか」は、それぞれ異なります。

部署や役職を越えて社内全体のコミュニケーションが図れる場を提供したいのに、少人数でしか実施できないイベントを選んでは思ったような効果が得られません。

イベントを選ぶ前に、フォーカスを当てたいコミュニケーションを決めておくようにしましょう。

また、どれだけすてきなイベントを用意できても社員が参加できなければ意味がありません。大人数型のイベントの場合は事前にアンケートを取り、できるだけ多数が参加できる日を選びましょう。

少人数でしか実施できないイベントの場合は、予定を聞きながら何日かに分けて開催するのも一つの方法です。

2-2.イベント当日まで社員のモチベーションをあげる工夫をする

社内イベントの当日だけ気合いを入れても、社員が「参加してみよう」「社内イベントが楽しみ」という気持ちになれません。

社内イベントに参加するまでのモチベーションを高めるような工夫をしてみましょう。イベントにより取り組める内容に限りがありますが、例えば下記のようなことが実施できます。

【社員のモチベーションをアップさせるための一例】   ・社内のクラウドツールなどを使い、社内イベントの内容や見どころを共有する。 ・予選や準備が必要がイベントの場合は、予選の様子を共有する。 ・イベントが近づいてきたら、去年の様子など開催の実例を共有する。 ・イベントに参加をすることでどのようなメリットがあるのか明確にしておく。 ・社長が社外の人などゲストが登場する場合は、事前に伝えて参加意欲を仰ぐ。

 

「つまらない」という気持ちで参加するよりも前向きな気持ちで参加したほうが積極的にコミュニケーションを取りたくなり、その結果として満足度がアップします。

ぜひ、当日だけ気合いを入れるのではなく、イベント実施前から社員に働きかけをしてきましょう。

2-3.進行や準備ができない場合は代行会社を使う

宿泊系やスポーツ系などの社内イベントは、当日の進行や備品などの用意、場所の確保やチーム分けなど準備しなければならないことがたくさんあります。

だからといって手を抜くと当日の進行に支障をきたして、思うような成果を実感できなかったという事態になりかねません。

「日頃の業務がある中で、社内イベントの準備まで手が回らない」という場合は、代行会社を利用し無理なく円滑び進めるのも一つの手段。

実績やノウハウのあるプロにイベントに関する業務を一任できれば当日のミスが少なく、満足度の高い社内イベントが実現するでしょう。

 

3.社内イベントを実施するときの注意点

最後に、社内イベントを実施するときの注意点をご紹介します。

あくまでも、社員にとって有意義であり社内コミュニケーションに繋げるという視点を持ちつつ、次の3つの注意点にも目を向けてみてください。

3-1.強制参加にしない

せっかく社内イベントを実施するのなら、一人でも多くの社員に参加してほしい気持ちはありますが「必ず参加！」と強制するのはパワハラに捉えられてしまうことがあります。

とくに、休日を使うイベントは社員にもそれぞれ予定があるので強制しないようにしましょう。

できるだけ社員に参加してもらいたい場合には

 

・業務時間内や業務時間後、会議後にできるイベントを検討する

・休日を使う場合は、振替休日を検討する

・長時間拘束するイベントは避ける

・イベント参加でポイントなどが貯まる仕組みを作る

 

というポイントに着目をして、イベントを検討してみてください。

それと同時に、「社内イベントを成功させる3つのポイント」でも述べたように、社員が自ら前向きに参加したくなるような環境を整えることも大切です。

3-2.一方的なイベントで終わらせない

2016年12月にJTBコミュニケーションデザインが実施した「社内イベントに関するコミュニケーション調査」をみてみると、社内イベントの良くなった点として「一方的に聞くだけで退屈だった」「一部社員のみの参加だった」が25.9％、「マンネリ化している」が23.1％を占めています。

社内イベントの良くなった点
一方的に聞くだけで退屈だった	25.9％
一部社員のみの参加だった	25.9％
マンネリ化している	23.1％
社長や役員の話が長い	16.7％
進行がスムーズではなかった	8.1％

 

逆に、社員イベントのよかった点をみてみると「参加型で自分たちも一緒に楽しめた」が29％、「社員全員が同じ場所に集まった」が48％という結果に。

社内イベントのよかった点
社員全員が同じ場所に集まった	48％
参加型で自分たちも一緒に楽しめた	29.9％
会社や同僚・上司について知ることができた	26％
社長の話が直接聞けた	17.3％
食べ物や飲み物がよかった	20.2％

アンケートの結果から分かるように「一部社員だけが楽しむ」「一方的な話、企画にしない」という2つの点に注意しましょう。

今回、第1章でご紹介したような社員が直接コミュニケーションを取れるイベントを実施すれば、満足度が高くなる傾向にあります。

 

参考：社内イベントに関するコミュニケーション調査

3-3.社内イベントの様子は共有する

社内イベントを実施したことで満足してしまっては、次に繋げていくことができません。

 

社員イベントが終わったら必ずその様子を共有するようにしましょう。

共有することで次回のイベントへのフィードバックになったり、参加できなかった社員が「参加してみたい」と思うきっかけとなったりします。

とくに、リアルタイムでの写真やレポートの共有は社員同士の会話のネタにもなるので、社内のクラウドツールなどを利用し、素早く展開するといいでしょう。

 

4.まとめ

いかがでしたか？

 

今すぐ社内のコミュニケーションを活発化できるイベントが検討でき、成功ポイントや注意点を踏まえて実施するところまでイメージができたかと思います。

 

それでは最後に、記事の内容を振り返ってみましょう。

 

◎社内のコミュニケーションを活性化するイベントは、シーンで分けると次の5つ

 

1)【室内ゲーム系】手間いらずで盛り上がるイベント：ボードゲームやトランプなど社内でも手軽実施可能。どちらかといえば、少人数でコミュニケーションを活性化させたいときにおすすめ。

 

2)スポーツ系】思い切り体を動かすイベント：運動会や鬼ごっこなど、アクティブなイベント。規模や実施方法による予選等が必要となるが、その過程でも団結力やコミュニケーション力を養える。

 

3)【宿泊込み】短期集中イベント：キャンプや登山など宿泊付きで実施。費用と時間はかかるが、短期集中で結束力を高められる

 

4)【継続しやすさを重視】実践しやすいイベント：誕生日パーティーやシャッフルランチなど、定期的に開催しやすいイベント。幅広い社員とコミュニケーションが取れるようになる。

 

5)【福利厚生につながる】企業のカラーを活かしたイベント：スポーツ観戦など会社の特色を活かしたイベント。コミュニケーション活性化だけでなく、他社にはない福利厚生にもつながる。

 

◎.社内イベントを成功させるポイントは次の3つ

 

◎最後に、社内イベントを実施するときの注意点は

 

この記事をもとに、実施したい社内のコミュニケーション活性化イベントが決定でき「参加してよかった」「以前よりミュニケーションが取れるようになった」という社員の声が聞こえるイベントが実施できることを願っています。