3 社内ポータルサイトを作成・リニューアルする際の注意点
社内ポータルサイトを新規に作成する際や、すでにあるものをリニューアルする際に注意すべき点をご紹介します。
3−1 社内ポータルサイトは1つに統合する
大規模な企業は部署も多いため、社内に複数のポータルサイトが点在しているケースがあります。富士通株式会社の場合は、社内に36ものポータルサイトが存在していたため、1つに統合するために社内ポータルサイト「さびぷろ」を新設しました。UXデザインを統一するなど、社員が使いやすいように設計しているのが特徴です。
社内ポータルサイトは利便性を考え、社内に1つだけにしましょう。
富士通株式会社の事例はこちら
3−2 誰もが使いやすいデザインにする
社内ポータルサイトは直感的にアクセスできる、操作性の高さも大事です。操作性を高めるためには、サイトのデザインをわかりやすくするのが効果的です。企業イメージに合わせたものや、企業理念に沿ったものなど、企業ごとに最適なデザインは異なります。
社員が使いやすいと思えるものでなければ、社内ポータルサイトの利用頻度を高めるのは難しいといえるでしょう。
3−3 セキュリティを強化する
社内ポータルサイトには多くの貴重な情報が集まっているので、セキュリティ面が万全である必要があります。以下の3つの要素を押さえておくのがよいでしょう。
・アクセス制限
社内からしかアクセスできなくしたり、指定のIPアドレスからのアクセスのみ許可したりと、社内ポータルサイトを社員だけが閲覧できるようにします。
・添付ファイルの権限
社内ポータルサイトではデータの共有が可能ですが、ファイルごとに閲覧制限を設けることで、情報の漏洩を防ぎます。
・社員のセキュリティ意識の向上
社外で不用意に閲覧するなど、情報漏洩に関わる状況を作り出さないためにも、社員にはセキュリティの意識を持ってもらうことが大切です。定期的に啓蒙するようにしましょう。
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4 社内ポータルサイトの導入事例3社
社内ポータルサイトを導入している企業から、代表して下記の3社の事例をご紹介します。
・日清食品ホールディングス株式会社
・三菱ガス化学株式会社
・株式会社東横イン
4−1 日清食品ホールディングス株式会社
株式会社スカイアークが手がけた、日清食品ホールディングス株式会社のポータブルサイトの事例です。
社内ポータルサイトとウェブ社内報の構築により、日清食品ホールディングスとグループ企業間の情報共有が円滑になりました。
ウェブ上でのグループ報によって、グループ企業間の情報を迅速に共有できるようになっています。
▼株式会社スカイアークの導入事例：日清食品ホールディングス株式会社についてはこちら
https://www.skyarc.co.jp/case-studies/intra/nissinfoods-holdings/
4−2 三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社
パナソニック株式会社が提供する企業ポータブルサイト構築システム「Global Portal」は、多くの企業で導入されています。
今回ご紹介する三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社では、わずか2ヶ月間で社内情報共有プラットフォームを刷新しました。
社内情報やスケジュールなどを一元化し、情報共有を促進。社員一人ひとりの業務効率化を実現しています。
同社の社員は出勤後に社内ポータルサイトにアクセスし、メールの確認や社内決済などの業務に入るそうです。
▼パナソニック株式会社の導入事例：三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社についてはこちら
https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal/case_smtpfc.html
4−3 株式会社東横イン
ディスカバリーズ株式会社による、株式会社東横インの導入事例です。
東横インでは
「スタッフ全員が情報のインプット・アウトプットができる」
「社内の業務プロセスの円滑化」
「社内で運用を続けられる」
という3点を重視して社内ポータルサイトをリニューアルし、2016年から運用しています。
ワークフローの整備にも重点を置き、ペーパーレス化を促進。
毎月600件以上あったFAXでのやりとりを、すべて社内ポータルサイト上で行うようにしました。
また、動画コンテンツをDVDではなくポータルサイト上で配信するなど、さまざまなコスト削減を実現しています。
▼ディスカバリーズ株式会社の導入事例：株式会社東横インについてはこちら
http://discoveries.co.jp/case/toyoko-inn/
根本的なコミュニケーション不足の問題は、〇〇にあり？！組織の生産性を下げる「プロセス損失」を防ぐ方法とは
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