社内Wikiおすすめツール7選(※一部無料アリ)と社内wiki運用成功のポイント

4.社内Wikiへの掲載に向いている6つの内容

社内Wikiで実際に運用するのに向いている内容を6つにまとめました。
下記以外にも、企業ごとに独自の項目があっても面白いでしょう。

ミーティングの議事録:参加者以外にも情報を共有

最近では働き方改革の一環から、全員参加方式のミーティングスタイルが見直されています。ミーティングには部署で必要な人物だけが参加し、開催時間も従来の1時間から30分を目安にする、といった具合です。そうなれば社内Wikiを活用し、ミーティングの議事録を載せる方法が効果を発揮します。参加者以外は議事録を見れば内容を理解できますし、個人ごとにかけていたミーティングの時間を大幅に削減できます。

業務マニュアル:仕事の進め方で迷わないように

社内の属人化を防ぐ意味でも、業務マニュアルを載せておくのは非常に効果的です。仕事の進め方で迷った時に閲覧すれば問題が解決するように、社内Wikiに載せておきましょう。業務マニュアルがあれば仕事の進め方の先々が理解できるので、担当者が急な休暇に入ったとしても、業務のスムーズな引き継ぎが可能です。

プロジェクト管理:進捗情報の共有

進行中のプロジェクトの管理表として、社内Wikiを使う方法があります。特に、複数の部署のメンバーでプロジェクトを回している場合は、情報共有ができるのが強みです。複数人で同時に編集できる社内Wikiの強みを活かしたやり方だといえるでしょう。進行状況などを細かくまとめることで、プロジェクトメンバー間の連携が密になります。また、引き継ぎもスムーズに進めやすくなります。

社内用語集や福利厚生のまとめ:新人向けに

新入社員や中途入社の社員は、わからないことばかりで最初は非常に戸惑うもの。その企業独自の用語などがあるため、わからない内容があれば些細なことでも周囲に質問したり、相談したりするケースがあります。

周囲も新人が入るたびに毎回同じことを答えていたのでは、あまり効率的とはいえません。そこで、社内Wikiを活用しましょう。よくある質問や社内用語集などをまとめておくと、「わからないことは、まずそこを見ておいてね」と簡単に対応できます。同じく、よく質問されやすい社内の福利厚生制度も社内Wikiとしてまとめておくとよいでしょう。

社内ブログ・社内報:最新情報の共有

各部署の社員が日頃どんなことを考え、どんな仕事をしているのか。社内Wiki内に社内ブログを作成することで、情報共有の場として活用しましょう。例えば、部署ごとにブログを立ち上げ、メンバーの持ち回り制で仕事内容や部署内での出来事などを、編集してもらいましょう。情報がたまれば、その部署を示す立派な資料となります。

企業としての理念を載せたり、最新情報や発表したりするには、社内報が効果的です。新人が企業理念を知ることは大切ですし、中堅社員が原点に立ち戻るには、社内報を読むのがよいでしょう。

コミュニケーション:近所の美味しいお店の紹介など

一見すると仕事に関係ないように思える、コミュニケーションツールとして社内Wikiを運用する方法があります。会社の近所の美味しいランチのお店など、ちょっとした役に立つ情報共有の場を作るのです。社員全員が編集できる社内Wikiの特性により、さまざまな情報が集まるでしょう。編集の敷居を下げることで、社員の社内Wikiへの苦手意識を克服できる効果も期待できます。

5.社内Wikiがうまく機能しない状態を防ぐためには

社内Wikiは便利なツールですが、情報がたまっていかなければあまり意味をなしません。
社内Wikiをきちんと機能させるための方法をご紹介します。

管理者を任命する

社内Wikiでは管理者を任命できます。管理者は各部の責任者などを選出します。社内Wikiは社員なら誰でも編集できるため、管理者がいなければ書き込み内容を精査できず、誤った情報が記載されたり、逆に正しい情報が消されたりする可能性があります。また、情報が常に最新のものかを判断する必要も、管理者にはあるのです。ただ管理するだけではなく、社員に積極的な編集を促すなど、管理者の周囲への声かけも重要だといえます。

編集しやすい環境をつくる

社内Wikiが便利なものであるためには、多くの情報の蓄積が欠かせません。それには、社員が編集しやすい状況を整備することが重要です。編集においてあまりに条件が厳しすぎると意欲が削がれ、協力してくれる社員の数が伸び悩むことが考えられます。そこで、初期の頃は編集する際のルールを緩和してみるとよいでしょう。「何でも自由に書いてください」というくらいのかんたんなルールにしてみるのです。

社内Wikiは情報量が命。より多くの社員から情報を寄せてもらうことが大切です。社員の中のハードルを大きく下げることが、編集しやすい環境づくりにつながっていきます。

情報の分散化を防ぐ(システムの統合)

社内Wikiは基本的に社内に1つ、というのが理想です。部署やチームごとにWikiを運用していると、情報が拡散してしまうばかりか、どれを閲覧すればよいかわからなくなり、関係者以外誰も見なくなってしまいかねません。逆に、複数のWikiや社内SNS、社内掲示板などを運営している場合は、必要なものをのぞいて、社内Wikiに統合するのも必要です。

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6.まとめ

社内Wikiの活用は、情報やノウハウの蓄積により、属人化などを防ぐ目的があることがわかりました。

企業の規模が大きくなり、社員数が増えるほど部署間の連携が取りにくくなるもの。

部署の壁を超えて、お互いにどんな仕事をしているか知ることで、双方に敬意を払った働き方ができるようになるでしょう。

そんな、社内のコミュニケーションツールとしての働きも期待できる社内Wiki。社内の情報共有の意識を持つなら、まずは専用ツールの導入から初めてみてはいかがでしょう?

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