テレワークの導入で想定される4つのマネジメントリスクと具体的対策法

2.テレワーク4つのマネジメントリスクの具体的な対応策

本章では、テレワークで起きうるマネジメントリスクの具体的な解決策をまとめました。

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2-1.労働実態と管理のリスク対策

労働実態を把握し、適切にマネジメントをするためにすぐにできることは以下の4つです。自社のテレワークの進捗状態とバランスよく組み合わせ、管理される社員・管理する側ともにストレスがかかりにくいマネジメントを心がけましょう。

①業務開始・終了時にメールや電話で上司に報告<勤怠記録>

基本的な勤怠管理は業務開始・終了時間にメール・電話などで上司に報告をするようにします。これらはタイムカードのようなものなので、シンプルに済ませるように決めておくと良いでしょう。

例)
・部署ごとのグループラインによるスタンプ利用
・定型文章を送るだけのメール受送信
・勤怠のための電話は受電履歴が残れば良いようにする

ただし、中には勤務態度のよくない社員も想定できますので、ランダムに上司からの電話連絡が入れられるように、勤務時間中の電話連絡への対応はルールにしておく必要があります。

②日報提出<業務報告>

営業マンのように日報を提出してもらいます。社員各自のタスクがどのくらい進捗したか、課題をどのくらいこなせたかなどの報告をうけ、マネジメント側は業務全体の進捗状況を把握します。

余裕があれば日報の他に、金曜日には週報、月末には月報をまとめてもらい、上司部下ともに仕事の進捗を把握します。

特に、マネジメントをしない側にとっては、自分の日報・週報・月報作りを通じ、仕事全体のどの部分を担当をしているかなどが客観的に理解でき、テレワークをしていても仲間意識が感じられます。

これらの報告書には、気づいた点や質問をメッセージ欄などに自由に書いてもらい、上司はそれに返事をする形でのコミュニケーションが可能です。

③テレワークの人事評価方法は「成果主義寄り」にする

人事評価基準を何にしているかは企業によって違いがありますが、テレワークのために制度全体を変更する必要はありませんので、従来の人事評価制度を使います。ただし、

  • 業務の進め方
  • 勤務態度

などはテレワークでは把握のしようがないので、評価を「成果主義寄り」にして考査をします

くれぐれも、テレワークをしていることが理由で評価が下がるようなことがないようにマネジメント側は細心の注意が必要です。

自社でテレワークを導入してからデータが少ない場合は、自社での方向性が固まるまでの間は、厚生労働省発行・テレワークのための労務管理Q&A集「Q2-6テレワーク実施時の業績等に関する業務評価はどのよ うに行えばよいでしょうか?」の回答に準じましょう。
【参照:厚生労働省 テレワーク導入ための労務管理等Q&A集 P16
【参照:一般社団法人日本テレワーク協会Q&A

④クラウド勤怠管理システムを導入<専用システム>

こちらは有償ですが、勤怠管理システムを導入することで①②を網羅でき、作業を自動化でき、同時に集計もしてくれます。またシステム内での作業が増えるため、セキュリティ上の問題もクリアできます。

例えば、クラウド型の勤怠管理システムではおおよそ、以下のようなことができます。

  • 勤怠ボタンのクリックがタイムカード代わりになる
  • 外出先でもスマホで管理できる
  • 休憩時間管理が可能
  • 仕事中の様子を遠隔で監視できるものもある
  • スケジュール管理ページで仕事の進捗管理が可能
  • 権限付与によって閲覧できるチームを割り振れる
  • 日報・週報・月報なども勤怠管理システムから送信
  • 全てのファイル管理や閲覧履歴が残せる

<テレワーク管理に向いているシステム2例>
テレワーク管理に向いているシステムで、比較的プラットフォームの影響を受けにくいものを2例、紹介します。

1)テレワーク向け就業管理 Work Time Recorder
日立の開発したテレワークに特化した勤怠管理システムです。前提として自社がマイクロソフト365を利用していることが環境条件です。

テレワークで使用するPCと連携しておくと、就業中に利用したアプリやソリューションなども自動記録と管理ができ、これらのデータを自動作成したものが定期的に管理者に送信されます。

スカイプ連携で部署内の全員が、離席・休憩・会議・自席なのかがリアルタイムで把握できます。問題のありそうな社員に対しては、ランダムなタイミングでパソコン画面のキャプチャーを行い、業務実態の把握ができます。

スケジュール管理画面を共有した相手と進捗管理が把握でき、対応を急ぐ場合も今現在相手が何をしているのかを把握できます。

◯導入スタイル

  • インストール型
  • オンプレミス型も対応可能だが、別途見積もり。

◯向いている企業

  • すでにマイクロソフトOffice365を導入済みの企業
  • テレワークのマネジメント管理に特化した管理ソフトを探している企業
  • 社員以外にも、外注で人を雇うことがある企業
  • 社内管理とテレワーク管理を分けて考えたい企業

    2)ジョブカン 勤怠管理
    勤怠をはじめ、ワークフロー・経費・給与など人事管理関連のツールが揃っている管理システムです。自社に必要な要素だけを使え、一人当たり月額200〜300円から申し込めます。

    IP制限をすると設定した場所以外での作業ができなくなりますので、高いセキュリティを必要とする仕事でもテレワークが可能になります。

    全て30日間の無料お試しができますので、必要な部署全員でテレワークシステム導入の体験ができます。

    ◯導入スタイル

    • インストール型
    • 追加料金でアプリ型も対応

    ◯向いている企業

    • テレワークの管理だけをシステム導入したい企業
    • テレワークをする人数分だけシステムを使いたい企業(管理者の料金は無料)
    • 試しながら少しずつ導入したい企業
    • 最初に大きな金額をかけたくない企業
    • LINEやSlack、スマホなどの他ツールと連携した勤怠管理がしたい企業
    • 設立から3年以内の企業(1年間無料キャンペーンがある)

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