部門間連携強化の重要性|対立する原因と円滑にする3つの方法

もっと部門間の連携が良くなれば業績も上がると思っているが、どうしたらいいのか?

部門間連携を試みているが今ひとつうまくっていない。何か対策はないのか?

通常、企業はいくつかの部門が連携して業務を行なっていることがほとんどですが、部門と部門の間には溝がありコミュニケーションもギスギスしていて、

なかなかうまくいっていると言える状態ではない……と悩んでいるマネジメントクラスの方はいませんか?

もっと、部門間の連携をしっかり取れるようにして組織力を高めたい。そう考えているのであれば、ぜひこの記事をお読みください。

この記事では、部門間連携が円滑にできるように

・部門間連携を強化することが重要な理由

・部門間が対立してしまう5つの原因

・部門間連携を円滑にする3つの方法

上記3つのパートに分けてご紹介します。

部門間の連携を強化して、生産性アップ、業績アップを図りましよう。

1.部門間連携を強化することが重要な理由

部門間の連携を強化することがなぜ企業にとって重要なのか、その理由は大まかに分けると4つあります

。部門間連携を行うことによってもたらされる大きなメリットです。

・組織力の強化

・社内一体感の醸成

・生産性の向上

・業績の向上

この4つのメリットは、全てが絡み合い、影響し合う関係なので、ひとつの円で表すことができます。

部門間で連携できていなければ、お互いに何を考えているのか、何を目標としているのかが見えません。

たとえば、営業部門は、「もっと売れやすい価格を抑えた目玉になる新商品が欲しい」と思い、

生産部門は「既存の商品について、お客様の声を集めてじっくりと改良を進め、さらに高品質の商品を開発したい」と考えているのであれば、

足並みが揃っていないことになります。

場合によっては、部門間で対立し、足を引っ張りあってしまうことにもなります。

そうなると、部門ごとに違う方向を見ていることになってしまい、組織力は低下し、社内の一体感はなくなります。そのままの状態でいれば、生産性も下がり業績も落ちていくでしょう。

部門の間で連携がうまくいくようになり、営業部門が望む商品と、生産部門が開発したい商品のすり合わせが行われるようになれば、お互いが協力し合う場面も出てきます。

たとえば、営業部門が積極的に顧客に対してアンケートを行なって生産部門へお客様の声を届けたり、生産部門からは、商品の隠れたセールスポイントを営業部門にレクチャーするなどして、売上アップの後方支援が行われるようになります。

好循環が生まれれば、社内の雰囲気も良くなり一体感も生まれて、生産性アップと業績の向上も期待できるでしょう。

たとえ、ひとつひとつの部門ごとに見れば優秀な部門であっても、連携ができていなければ、組織力の強化や業績の向上は見込めないのです。

2.部門間が対立してしまう5つの原因

部門間連携が大切だとわかっても、なかなかうまくいかず、対立してしまうのには以下の5つの原因があります。

・相互の方針がずれていたり思いが共有されていない

・相手部門の能力・人手不足

・部門を連携させる能力を持つ人が不在

・部門間の連携を阻む制度や風土がある

・過去に連携が失敗した等の感情的なわだかまりが残っている

部門間が対立してしまう原因についてひとつずつ解説します。

2-1.相互の方針がずれていたり思いが共有されていない

1章でも例として挙げましたが、部門ごとに考えていることや目標としていること、課題が違っている状態は普通のことです。

しかし、コミュニケーション等の不足によりそれらの情報が共有されないと、部門間での対立が起こってしまいます。

他の部門がどこに向かっているのかわからず、自分たちの目標も相手に伝わっていなければ、一体感は生まれません。

2-2.相手部門の能力・人手不足

最近では、企業間の合併なども多く、お互いの部門の能力に差がある場合もあります。

また、人手が足りないことで、両部門のバランスがうまく取れなくなることもあり、それが対立を生む原因となります。

2-3.部門を連携させる能力を持つ人が不在

部門をまとめる役割を担うマネジメント職に就いている人が、部門間連携に対してあまり積極的に動いてくれないなど、部門を連携させる能力を持つ人がいないことも対立の原因になります。

全ての管理職・マネジメント職の人が、周りを巻き込んでいくような熱いタイプである必要はありませんが、

部門間連携のように、難易度が比較的高く、上に立つ人間が率先してコミュニケーションをとっていかなくてはいけない場合には、

少々強引でも周りのスタッフに働きかけるパワーが必要になります。

2-4.部門間の連携を阻む制度や風土がある

縦割り型組織の場合、横のつながりを持つことがなかなかできません。

また、商品の研究・開発部門等は、新しい技術や特許等の事前の漏えいの防止策として、他部門とのコミュニケーションを控えるようにしている場合もあります。人事等の個人情報を扱う部署も同様です。

2-5.過去に連携が失敗した等の感情的なわだかまりが残っている

設立してまもない会社でない限り、一度や二度は部門間で連携を試みているケースは多いはずです。

しかし、トライを何度かした後、日々の業務に忙殺されて、うまくいかなかったままの状態になっている場合もあります。

一度失敗しているものに再度挑戦するのは気が重いので、なんとか業務が回っているならそのままでいいと放置してしまうケースも多いのです。

3.部門間連携を円滑にする3つの方法

部門間の連携を円滑にする3つの方法をご紹介します。

1.部門間でコミュニケーションを増やす施策を実施する

2.部門間連携を阻んでいる社内の制度改革を行う

3.部門間で利害が一致するポイントをはっきりさせる

まず、1、2と行なって社内の風通しを良くしてから、3の部門間連携を阻んでいる本質的な原因を取り除く施策を行いましょう。

3-1.部門間でコミュニケーションを増やす施策を実施する

まず、最初にしなくてはいけないのは、部門間でコミュニケーションを増やすことです。

すでに敵対してしまっているような場合は、改めてコミュニケーションを取ることは気まずいことも多く、合同でミーティングを開いても、最初はあまりコミュニケーションが弾まない可能性があります。

それでも「膿を出す」気持ちで、コミュニケーションを増やすことから始めましょう。

ある程度、お互いの思いが共有できるようになるまでは、時間を決めて週に何回か定期的にミーティングを行うなど、顔を付き合わせる頻度を高くしておくことがコツです。

小規模な会社の場合は、部門関係なく定期的に座る席をシャッフルするなどして、コミュニケーションの活性化を図るという方法もあります。

カルビー株式会社では、自分の固定席はなく、毎朝出社すると自動で席替えされる「オフィスダーツ」制度を取り入れています。

参考:毎日ダーツで席が変わる カルビーのオフィスに潜入!

https://doors.nikkei.com/atcl/wol/column/15/041200068/102400017/

また、部門間のコミュニケーションを増やし連携を強化する効果があるとして、このところ注目を集めているのかが「ピアボーナスⓇ」です。

株式会社シンサナミでは、ピアボーナス導入後、社内に世代や事業部を超えた協力関係が生まれたそうです。

ピアボーナス®が相互理解を育み、世代や事業部を超えた協力関係を築く

3-2.部門間連携を阻んでいる社内の制度改革を行う

縦の繋がりは強いが、横の組織・部門間の接点がなかなか作りづらい、支社や拠点が各地に分散しており、物理的に顔を合わせる機会が少ないなど、

社内の組織構成が部門間の連携を阻んでいるケースもあります。

こういった場合には、年に数回、組織・部門等関係なくフラットな状態で参加できる全社イベントを開催したり、社員旅行に行くなど風通しの良い社風に変えていきましょう。

Sansan株式会社の「Know Me」制度は、他部署で、過去に飲んだことがないメンバーと、3名の飲み会の費用に対し、会社から一定金額の補助が出る制度です。もちろんお酒を飲まないメンバーも利用できます。

参考:部門を越えたつながりを生む社内制度「Know Me」

https://jp.corp-sansan.com/mimi/2019/01/know-me-02.html

3-3.部門間で利害が一致するポイントをはっきりさせる

コミュニケーションが密になり、お互いの思いが共有できるようになったら、部門間で利害が一致するポイントをはっきりさせます。

部門間が対立してしまう大きな原因は、利害が一致していないからです。

たとえば、営業部門は売上を上げることが最大の目標となりますが、後方支援を行う部署の負担は増えます。

伝票処理等を行う事務方からしたら、売上アップは喜ばしいことだと理解していても、連日の深夜残業となれば、やはり営業部門に対して不平不満が出てしまうでしょう。

こういったケースも、しっかりと部門間で連携しておけば、年間を通した売上の計画に合わせて、後方支援スタッフの数を季節ごとに増減するなど対応ができます。

部門間における課題を可視化することで、お互いがアイデアを出し合い、残務処理を効率化させる画期的なアイデアが出るかもしれません。

全ての部署・部門のスタッフがWIN-WINの関係になる方法はないかを考え、実行していくことで、部門間の結びつきも徐々に強くなっていくのです。

4.まとめ

部門間の連携を強化することがなぜ企業にとって重要なのか、その理由は4つあります。

・組織力の強化

・社内一体感の醸成

・生産性の向上

・業績の向上

部門間連携を行うことによってもたらされる大きなメリットです。

部門間の連携を円滑にするために、まずはじめに行うことは、コミュニケーション量を増やすことです。

風通しのよい社風へと切り替えるためにも、社内のコミュニケーション量を増やす制度改革も同時に行うようにしてください。