テレワーク導入前に知っておきたいデメリットと解消するための対策

「テレワークは導入したほうがいいのか、やめたほうがいいのか」

「テレワークを導入すべき企業はどんな企業か知りたい」

情報通信技術を活用して場所や時間にとらわれることなく柔軟に働くことができるテレワークが注目を浴びていますが、果たして自社にとってメリットをもたらすのか、デメリットしかないのか、はっきりと確認しておきたいと考える方も多いはずです。

そこで、この記事では、

  • テレワークの4つのデメリット
  • テレワークのデメリットを解消するための4つの対策

をくわしくご紹介します。

これによって、導入した場合にどんなデメリットが発生する可能性が高いのかがわかり、

さらには、デメリットを解消する方法もご紹介しますので、はっきりとテレワーク導入の決断ができるようになります。

テレワーク導入のデメリットを把握して確実にテレワーク導入を成功させてください。

1.テレワークの4つのデメリット

大きく分類するとテレワークには4つのデメリットがあります。それぞれに「会社側」と「従業員側」両面のデメリットがありますので、偏ることなく双方合わせてご紹介します。

  • 万全のセキュリティ対策が必須となる
  • コミュニケーションが希薄になりやすい
  • 勤務時間を正確に把握するのが難しい
  • 仕事における評価がしづらい

1-1.万全のセキュリティ対策が必須となる

テレワークの導入により、社外で働く人が増えることから、社内の情報が社外へと持ち出されることになりますので、今まで以上にセキュリティ対策を強化する必要があります。

セキュリティ対策には、パソコンへのセキュリティソフトの導入などにある程度の費用がかかります。テレワークする人が増えれば増えるだけ対策費も増えていくことになります。

万が一の際の保険加入も考えるべきかもしれません。保険加入にも費用がかかります。

テレワーカーとして働く側にとっても、端末の管理からパスワード管理、情報の取り扱い等に神経を使うことが増えることになります。

こちらの対策には、セキュリティ教育等が必要になり、教育用のeラーニングシステムの導入やDVDソフト貸し出しのための購入費用などもかかります。

1-2.コミュニケーションが希薄になりやすい

会社側も働く側もどちらにもデメリットになるのがコミュニケーションの減少問題です。

日本の企業は、数人で協力しあいながらひとつの業務をこなしていくことが多いため、社内勤務の社員とテレワークを行う社員で、お互いに顔を合わせて会話をする機会が減ってしまうと、双方が不安感を持ってしまうことになります。

コミュニケーションが希薄になってしまうと、社内勤務の人間からすると、テレワーカーがちゃんと計画通りに業務を進めているのか進捗状況が気になってしまいますし、

テレワーク業務を行う社員は、基本的に単独で働くことになるので、業務時間中に会話をしたり相談できるスタッフが周囲にいない状況になるため、仕事の進め方に迷いが生じたり、孤独感を感じてしまうこともあります。

1-3.勤務時間を正確に把握するのが難しい

テレワーカーは出勤するという手間がないぶん、業務をスタートする時間や終了する時間はある程度柔軟にすることができます。

その反面、時間にルーズになってしまう可能性が高くなり、会社側からは就労の実態を把握しづらいというデメリットが生じます。

テレワーカー側からすれば、勤怠管理をチェックする人がいない場所で働くことによって、オンとオフの切り替えが難しくなってしまい、長時間労働に陥ったり、深夜の労働やサービス残業等をしてしまうリスクが発生します。

1-4.仕事における評価がしづらい

顔を付き合わせて働いていないため、テレワークによる業務の評価については、評価基準等を事前にしっかりと決めておかないと、過小評価(逆に過大評価)してしまう恐れがあります。

テレワーク業務を行う側からしても、適切に人事評価してもらえるのか、どんな基準で評価してもらえるのか、と不安になる場合もあります。

2.テレワークのデメリットを解消するための4つの対策

テレワーク導入の前に、しっかりとデメリット解消の対策について把握しておきましょう。

  1. 導入前に環境整備・セキュリティ対策等をしっかりと行う
  2. コミュニケーションツールを導入しテレワーカーの出社日を設定する
  3. 勤務時間を報告するシステムやツールを利用する
  4. プロセスと成果に対する適正な評価制度を作成する

この中でも一番念入りにしておきたいのは、やはりセキュリティ対策です。

どんなにセキュリティ強化を図っても万が一のケースがありうるのが情報漏洩です。もしもの時に備えて、しっかりと対策を取るようにしてください。

2-1.導入前に環境整備・セキュリティ対策等をしっかりと行う

テレワーク導入により社外で業務を行う社員が増えるので、情報管理セキュリティ面での対策強化は必須になります。

トラブル防止のために、定期的にテレワーカーへのセキュリティ教育を行うことも効果を高めます。

  • テレワーカーへのセキュリティ教育は具体的に何をすれば良いのか

→セキュリティ教育動画視聴(eラーニング等)を義務付ける

スマホやタブレットなど、モバイル端末で業務を行うことが多い職種の場合は、社外に情報を持ち出して移動するため、情報漏洩のリスクが非常に高くなります。端末の管理を徹底して行い、盗難や紛失時のトラブル対策も万全に整えておくようにしましょう。

  • 具体的にどのように端末を管理すれば良いのか

→管理者の権限で遠隔操作で機能停止できるソフトを端末に導入する

自宅でのみ業務を行う職種であっても、一緒に暮らす家族がうっかり端末を使用したりして、情報漏洩してしまうこともあります。

ウイルスソフトの導入はもちろんですが、社外で使用中のPCや端末内を定期的に検査・チェックするようなツールの導入も検討するようにしましょう。

  • 家族がうっかり端末を使用しないためにどうすれば良いのか

→定期的なパスワードの変更や生体認証・多要素認証の導入などを行う

2-2.コミュニケーションツールを導入し、テレワーカーの出社日を設定する

離れた場所でのコミュニケーションをスムーズに行うために、テレビ会議やweb会議システム、チャットツールなど、対話をサポートできるシステムの導入は必須です。

画面越しでいいので、毎日短時間でもお互いの顔を見て確認を取るようにしましょう。

また、社員間で安心して信頼感を持ちつつ働くことができるよう、テレワーカーにも定期的に出社してもらうように促し、

出社日を設定して社内勤務者と直接顔を合わせて行うミーティングにも参加してもらうようにしましょう。

出社日の決め方は、業務内容によって異なりますが、定期的に社内のスタッフとともに会議等を行う必要があるのであれば、

12日程度、長期的なスパンで行われるプロジェクト業務のように定期的に進捗状況確認を面談で行いたいという場合は、

1ヶ月に1回程度でいいでしょう。曜日や時間は、社内の人間とテレワーカーとの間で一番ベストなタイミングを決めるようにしてください。

2-3.勤務時間を報告するシステムやツールを利用する

テレワーク勤務者の労働時間を正しく把握するために、勤怠管理ツールの導入を検討してください。

電話で勤怠を直接報告するアナログな方法もありますが、スマートフォン・モバイル端末で入力できる勤怠管理ツールやアプリ、パソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムを導入することによって、効率化が図れます。

パソコンの使用状況を記録する操作ログを導入した場合、勤怠状況がはっきりと可視化されるので、サービス残業や深夜労働等を防止することができます。

テレワーカー側からしても、働く時間を抑止することができ、自動で稼働時間を記録してくれるという安心感が持てます。

2-4.プロセスと成果に対する適正な評価制度を作成する

目視で業務のプロセスを確認しにくいテレワーカーの業務評価については、過小評価・過大評価を避けるためにも、成果と共にプロセスも適正に評価するバランスの取れた制度を作成するようにしましょう。

プロセスを評価するためには、目標設定をしっかりと行うことが大切です。

目標は「具体的に」「定量的に」「誰が見ても分かる」ように設定します。

その後、業務がスタートしたら、毎日、どれくらい目標に近づいたかを数値等で自己評価したものを報告してもらうようにします。

中間報告もしてもらうようにして、業務が終了した時点で目標達成できたのか、などもしっかり自己評価で報告させましょう。

業務にかかる時間や難易度を管理職がきちんと把握し、労働時間の長さだけを評価しないように気をつけるようにしてください。

緻密な連絡・報告を行うことを義務付けることで、テレワークをする側も自分が適切に評価してもらえるという安心感が生まれます。

3.テレワークの7つのメリット

テレワークはデメリットばかりではありません。どちらかというとデメリットよりもメリットが多く大きく分けて7つあります。

1.雇用創出

2.ワーク・ライフ・バランスの実現

3.生産性の向上

4.優秀な社員の流出を防ぐ

5.オフィスのコスト削減

6.環境に与える負荷の軽減

7.災害発生等、緊急時の事業継続

会社側の視点で見た場合のテレワークのメリットを中心にご紹介しますが、同時に雇用される側にもメリットもたくさんあります。

3-1.雇用の創出

身体的な障害や疾患等により通勤することは無理だが自宅でなら働けるという人、子育てや介護等でフルタイム勤務は無理だが空いた時間に仕事ができるという人など、これまでは雇用することが難しかった条件の方であってもテレワーク業務であれば、採用することが可能になります。

一度退職した高齢者や遠方居住者などの新規雇用の創出にも繋がります。

多様性の時代と言われている今、全ての人間が必ずしも同じ条件で働かなくてはいけない時代ではなくなりました。

これまでの職場まで通勤必須な働き方では身体的・物理的に就業困難だった方にとってテレワークは自分を活かせる新しいワークスタイルとなります。

3-2.ワーク・ライフ・バランスの実現

朝と夕方の通勤に使う時間を削減して、自宅での業務が可能になれば、家族と過ごす時間を増やすことができ、仕事と生活の調和が図れるようになるため、 自己啓発などに時間を使うこともできるようになります。

子育てと仕事、介護と仕事、趣味と仕事などをバランスよくこなすことが可能になり、ワーク・ライフ・バランスが実現できます。

3-3.生産性の向上

3-2.とも深く関連していますが、ワーク・ライフ・バランスの実現によって、生産性の向上という効果があります。

テレワーク導入によって、仕事と家庭生活のバランスがうまく取れるようになり、さらにプライベートの充実ももたらされるために、業務にも好影響を与えるからです。

研究・開発職や営業職などの場合は、計画的、集中的な作業実施による業務効率の向上という効果もあります。

3-4.優秀な社員の流出を防ぐ

働きやすい環境の実現により、育児期・介護期等を理由とした離職の防止策になります。

テレワーク導入によって、優秀な社員の流出を防ぐことができるので継続雇用が可能になります。

働く側にとっては、自分の能力発揮の機会が場所に左右されなくなるので、都市部の企業の社員であっりながら、生拠点は田舎に移し、自然を満喫しながらテレワークで業務を行うといったことが可能になります。

3-5.オフィスのコスト削減

オフィスで働く人が減るため職場スペースの縮小等が可能になり、オフィスの賃貸料、消費電力等のオフィス運営コストをはじめ、ペーパーコストの削減、 通勤・交通費コストの削減ができます。

3-6.環境に与える負荷の軽減

社会環境へ与える負荷も軽減することができます。通勤減少とオフィスの省力化による、電力消費量、CO2排出量の削減等が可能になります。

3-7.災害発生等、緊急時の事業継続

1ヶ所のオフィスのみに業務機能と従業員を集中させないことで、地震・台風などの大規模災害が発生した場合のリスク分散ができます。また、インフルエンザ等感染症の爆発的な流行など、パンデミック時にも重要業務を中断させない「BCP(事業継続計画)対策」としてテレワークは有効です。

4.まとめ

テレワーク導入を考えているが、デメリットが心配な方は、デメリット対策をしっかりと行えば解消できることと、テレワークにはデメリットを上回るメリットが多いことが理解していただけたと思います。

ここで、デメリット解消のための4つの対策を復習しておきましょう。

1.導入前に環境整備・セキュリティ対策等をしっかりと行う

2.コミュニケーションツールを導入しテレワーカーの出社日を設定する

3.勤務時間を報告するシステムやツールを利用する

4.プロセスと成果に対する適正な評価制度を作成する

導入前の事前対策がしっかり行われていれば、テレワークの導入成功はほぼ確実です。

急いで導入せずにしっかりとセキュリティ対策を行うようにしてください。