1on1ミーティングは上司と部下がざっくばらんに対話する機会の一つです。雑談とは違い定期的に行いますが、仕事のことだけを話す訳ではありません。1on1は上司が部下を理解し、成長を促すために効果的です。本記事では、1on1の目的や進め方、継続して行うコツなどを紹介します。
1on1とは
1on1ミーティングでは上司と部下が1対1で対話を行います。短いサイクルで定期的に行われることが多く、週に1回や月に1回などです。頻度が多い分、1回の時間は15分や30分など短く設定します。
1on1の目的は部下の成長を上司がサポートすることです。主に部下が話し、テーマの決定も行います。対話することで部下自身が考えを深め、自発的に課題を解決したり困難を乗り越えたりできるようにすることが狙いです。
1on1で情報を共有することで、部下は独りよがりにならずよりよい仕事ができるというサイクルが生まれるでしょう。働きがいの向上にもつながるとされています。
話す機会を頻繁に設けることは、何気ない話や些細な困りごとを共有するきっかけにもなります。部下が自分のことを話せる機会があれば、上司は自分のことを理解してくれているという安心感や信頼感にもつながるでしょう。
1on1は上司にとっても有益です。日頃は忙しく、部下の話をじっくり聞けない人もいるでしょう。1on1を定期的に実施することで、部下の話を聞く機会を作れます。部下の成長を感じられたり、適切な業務の割り振りや接し方ができたりするでしょう。さらに、マネジメントに関する課題解決の糸口をつかめるなど、さまざまなメリットが考えられます。
1on1ミーティングが注目される理由
リモートワークの定着やコミュニケーションに対する制限など、会社を取り巻く環境は近年大きく変化しました。1on1ミーティングへの注目の背景には、このような環境の変化から部下の状況が見えにくくなっていることがあります。
働き方の価値観が変化したことも背景の一つです。組織の方針に忠実に従うことよりも、自らの価値観に基づき柔軟に考えて行動することが求められるようになりました。単調な仕事はAIや機械に任せて、社員がより付加価値のある作業を行うことが、多くの企業でよしとされています。
ジェネレーションギャップやさまざまなハラスメントを恐れ、社員同士が本音での対話を避けるようになっていることも背景にあります。コミュニケーションが希薄になり、社員同士の信頼関係の構築が難しくなってきました。
このような中で、1on1は新しいコミュニケーションの形として注目を集めています。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングは上司が一方的に伝えたり指示したりするのではなく、双方向性に対話するものです。
業務の進捗や成果などを話すような、評価や課題解決のための面談とは異なります。これらは上司から部下への一方通行になりがちですが、1on1では双方向性のコミュニケーションが大切です。
対話の中で部下に気付きを与え、自発的な成長を促すことが1on1の大きな目的です。さらに、部下の離職防止や、上司の細やかなフォローにも役立ちます。
対話により自発的な成長を促す
1on1ミーティングを行う目的の一つは、部下の成長を促すことにあります。日々の業務の中で上司が指示を出すだけでは、部下は業務の意味や効果などに気付きにくいものです。1on1でお互いが向き合ってじっくり話すことで、「あのときはこんな意図があった」「この業務にはこんな目的もある」など、部下の気付かなかったことを伝えられるでしょう。
部下が気付きを得られれば、さらに深く考えたり、別の考え方で物事を捉えたりできるようになります。部下が主体的に考えて自ら行動できるように促すのが1on1の目的の一つです。
早期発見で離職防止
部下の離職を防止することも1on1ミーティングの目的の一つです。部下の中には、以下のような悩みを持つ人もいるでしょう。
・仕事へのモチベーション
・会社や待遇への不満
・人間関係の悩み
・心身の不調
・将来への不安、キャリアプラン
・プライベートとの両立
今は小さな悩みでも、複数の悩みを抱えたり長期間積み重なったりすることで、離職を考えるようになるかもしれません。
1on1で日頃から部下の話を聞いていれば、些細な悩みに気付ける可能性があります。部下は対話で得た気付きを成長につなげることで、仕事のやりがいが増すかもしれません。待遇や人間関係の改善など、会社にできる対策が見つかることもあるでしょう。
部下の悩みに気付いて対処することで、離職を防止できる可能性があります。
細やかなフォロー、業績向上
1on1ミーティングで上司が部下の状況を詳しく理解することで、細やかなフォローができるでしょう。相手のことを知らなければ、一人ひとりに合わせた適切な対応は難しいものです。1on1ではそのための情報を収集できます。
部下は自発的に行動し、上司は的確なフォローを行うことで、業績の向上が期待できます。双方のモチベーションの向上や、信頼関係の構築にもつながるでしょう。
1on1ミーティングのメリット
1on1ミーティングを行うメリットには以下のものがあります。
・信頼関係を構築しやすい
・個別のアプローチがしやすい
・変化に対応しやすい
一人ひとりと心の距離を縮め、個人に合ったフォローをすることは、1対多数のコミュニケーションでは難しいでしょう。1対1で向き合うことによってさまざまな変化に気付き、世の中の変化に対応するための細やかな情報共有もできます。1on1だからこそ得られるメリットを詳しく見ていきましょう。
信頼関係を構築しやすい
上司と部下がざっくばらんに対話できる1on1ミーティングでは、お互いの心の距離も縮まるでしょう。話題は仕事に関することだけでなく、プライベートや時事の話題などでも構いません。
1on1は上司が一方的に部下に伝えるのではなく、お互いが対等に話をする場です。仕事に役立てるという意識だけではなく、相手のことを理解するというスタンスで臨むといいでしょう。気軽にさまざまなことを話せるという関係性では、「上司は自分のことを理解してくれている」という安心感を得られ、仕事での信頼関係にもつながります。
個別のアプローチがしやすい
たとえ短い時間であっても一人ひとりと向き合って話すことで、個々の性格やバックグラウンド、考え方などがわかるでしょう。一人ひとりの部下について深く理解できれば、それぞれにあった個別のアプローチがしやすくなります。部下の強みを活かした業務の割り振りもできるでしょう。1対多数のコミュニケーションではできない、きめ細やかなフォローが期待できます。
変化に対応しやすい
短いサイクルで行う1on1ミーティングは、変化への対応にも役立ちます。会社や部署の方針や新たなプロジェクト、業務フローの変更などについて、1対1で話すことによって意図をより正確に伝えられるでしょう。臨機応変な対応が必要な現代において、柔軟に対応できます。
さらに、部下の変化を素早くとらえられるでしょう。モチベーションの低下や心身の疲弊など、問題を認識できれば迅速に必要な対策ができます。また、部下の成長に気付ければ、褒めたりアドバイスを行ったりと、今後のモチベーションやさらなる成果につなげられるでしょう。
1on1ミーティングの効果的な準備方法
1on1ミーティングには準備が必要です。まずは部下に1on1を実施する理由を伝え、他のミーティングとの違いをわかってもらう必要があります。
さらに、環境の設定や上司自身の心構えも大切です。適切な環境であれば、部下は周りを気にせず集中して話せるでしょう。そのためには、上司が傾聴する心構えを持つことも重要です。
1on1の実施理由を伝えておく
まずは部下に1on1ミーティングを実施する理由を伝えましょう。ただ「1on1を実施する」と伝えるだけでは、実施する目的やメリットは伝わりません。1on1の本来の意味を知らなければ、評価や業務上の課題解決を目的としたものと受け取る可能性もあります。上司だけでなく、部下も1on1について理解を深めておくことが大切です。
上司との面談に抵抗がある、プレッシャーを感じるという部下もいるでしょう。しかし、対等な立場でのざっくばらんな対話であることや、主に部下の話を聞いて理解する場であることを伝えれば、より気軽に臨めるでしょう。お互いに納得して1on1に臨むために、事前に実施理由を共有しておくことが大切です。
1on1の環境設定を行う
1on1ミーティングは短時間で行うため、話に集中できる環境を整えておくことも大切です。1on1に適した環境には以下のものがあります。
・個別の空間、周囲と隔てられている空間
・シンプルな内装の部屋
さらに、「毎週火曜日の14時から」など定期的な実施日時を設定することで、確実に参加できるように業務を調整できたり、話したいことを考えてまとめる時間をとってもらえたりするでしょう。
上司としての心構えを確認する
上司は1on1ミーティングを意味のあるものにできるよう、適切な心構えをもってサポートする必要があります。具体的には以下の点を心にとめておきましょう。
・基本的に話をさえぎらず、傾聴するスタンスでいる
・理解を示し、肯定的な返答をする
・話の内容を整理して要約する
通常の面談とは異なることも多いため、とくに意識して1on1に臨む必要があります。ただ話を聞くだけでなく、部下の気付きとなるように整理してフィードバックすることが大切です。単に答えを伝えるだけでなく、気付きや行動のきっかけを提示するというスタンスで対話するとよいでしょう。
離職を防ぐ1on1ミーティングのやり方
1on1ミーティングを効果的に行うことで、部下の離職を防止できるでしょう。自分が理解されているという感覚や問題解決の糸口が見つかることなどから、業務により前向きに取り組めるようになるかもしれません。
1on1は一般的に以下の手順で行います。
・テーマを決める
・上司は部下の話を傾聴する
・問題があれば一緒に解決策を考える
・具体的な行動と期限を決める
・振り返りを行う
一つひとつの手順について、ポイントを押さえましょう。
1on1のテーマを決める
1on1ミーティングのテーマは部下に決めてもらうことをオススメします。部下本人の意思を尊重して、話したいことを出してもらいましょう。そのためには、1on1は何を目的にしているのかを事前に理解してもらっておくことが重要です。
部下が「仕事に関することでなくてはならない」と思っている場合は、テーマを出しにくいかもしれません。自分の気になることや考えていることなど、必ずしも仕事に関連しなくてもいいとわかれば、テーマを出しやすくなるでしょう。
1on1で部下の話を傾聴する
1on1ミーティングの中では部下の話をさえぎらず、適度に相槌を打ちながら話を聞きましょう。上司は部下の話を傾聴し、理解する姿勢を示すことが大切です。
1on1での上司の姿勢は、日頃のイメージにも直結するものです。熱心に話を聞いて寄り添うことで信頼感が増すでしょう。逆に、否定的な受け取り方をすれば「何を言ってもわかってもらえない」と諦めてしまう可能性もあります。
問題があれば対策を一緒に考える
話の中で問題が見つかったら、「なぜそうなるのか」「どうすればいいのか」を一緒に考えましょう。上司は正解を教えたり指示をしたりするのではなく、あくまでも「一緒に考える」というスタンスを保つことが大切です。
部下が自ら考えることで、思考がさらに深まり自分なりの答えを導き出せるでしょう。このような姿勢やサイクルが、日々の自発的な学びや気付きにつながります。
具体的な行動と期限を決める
テーマについての方向性が見えてきたら、具体的な行動や期限を決めましょう。部下の行動だけでなく、上司にできる支援があれば共有しておくといいでしょう。
次の1on1ミーティングでは、お互いにどれくらい達成したか、どのような結果が出たかなどを共有します。前進していることを実感できるように、期限のうちに達成できる現実的な行動の目標を設定しましょう。
1on1の振り返りを行う
1on1ミーティングの最後に、内容を整理して振り返ります。得られた気付きや大まかな方向性、行動の目標と期限などを再確認し、認識を合わせておきましょう。話した内容を記録しておくと、業務の中での振り返りや次回の1on1への活用ができます。上司は部下の行うアクションについて、前向きに取り組めるような一言を添えられるといいでしょう。
1on1で取り上げるテーマの例
1on1ミーティングは新しいコミュニケーションの方法であるため、適切なテーマがわからない方もいるかもしれません。ここでは、1on1でよく取り上げられるテーマの一例を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
・仕事を進める中でつまづいていること
・人間関係の悩み
・理想のキャリアプラン
・家族や趣味などのプライベートに関すること
・学びのあった最近の出来事
・自分の健康状態
・人生の目標
1on1ミーティングで本音を引き出すコツ
1on1ミーティングで本音を話してほしいと言われても、戸惑う部下もいるでしょう。「本音を言うと否定されるのではないか」「自分の評価が下がるのではないか」と思い、上司になかなか心を開けないこともあります。
表面的な話しかできなければ、1on1の効果は望めません。適度に相槌を打つなどの話しやすい雰囲気づくりが大切です。さらに環境面でも、リラックスできる空間や場所を選ぶ、座る位置を変えてみるなどの工夫をしてみましょう。1on1のネーミングを親しみやすいものにすることも効果的です。
雰囲気だけでなく、上辺だけでないコミュニケーションも重要な要素です。部下のバックグラウンドや価値観などを理解するように努めましょう。話を肯定的に受け取り、理解しようと努めることが大切です。
Uniposには、社員同士がお互いを称賛しあうことでコミュニケーションを活発にする仕組みがあります。Uniposを導入したアース製薬では、役員が自ら「Uniposを盛り上げよう！」と声を上げ、社員全体に利用を促しました。立場の近い同僚とだけでなく、上司や経営層と気軽にコミュニケーションが取れる環境を作ることで、1on1でもスムーズに本音を話せるようになるでしょう。1on1に限らず、組織全体のコミュニケーション促進に役立ちます。ぜひ導入の事例を参考にしてみてください。
1on1ミーティングを継続させるコツ
1on1ミーティングは継続して行うことが大切です。「結局続かなかった」という事態にならないために、継続して実施するコツを押さえましょう。具体的には以下の3点が挙げられます。
・短時間・高頻度で実施する
・現場任せにしない
・管理職に対してサポートをする
当事者である上司と部下だけでなく、人事部の協力も不可欠です。継続的に1on1を実施してよりよいサイクルを作るために、会社全体で取り組みましょう。
1on1は短時間・高頻度で実施する
1回の時間を短く設定することで、ダラダラと話すことなく集中して1on1ミーティングができるでしょう。30分程度が多いですが、なかには15分程度の会社もあります。
短時間にする代わりに、実施の頻度を増やすといいでしょう。次回までの期間が短いと、1on1で設定する行動目標はより具体的で達成しやすいものとなり、集中して取り組めるでしょう。
どちらかに急用が入った場合はキャンセルできるといった柔軟さも、継続させるコツの一つです。実施の時間を短くしておけば、リスケジュールもしやすいでしょう。
1on1は現場任せにしない
1on1ミーティングは上司と部下で行うものですが、本人同士に任せきりにせず、人事部が管理することも必要です。目的を理解していても、繰り返し実施しているとルーティンワークのようになってしまう可能性もあります。人事部は定期的に上司と部下の双方にアンケートを取り、1on1の満足度を確認して活かすことで、さらに質の高いものになるでしょう。
管理職に対してサポートをする
管理職に向けた1on1ミーティングについてのサポートをすることも大切です。はじめから管理職の全員が1on1の知識を持っているわけではありません。心構えや対話のスキル、効果的な進め方などを身に着けるために、研修や資料の配布を行うといいでしょう。管理職だけでなく、対象となるすべての社員に向けて、1on1について理解してもらう機会を設けることも一つの方法です。1on1の必要性や目的を、会社全体が効率的に理解できます。
効果的な1on1ミーティングを行おう
1on1ミーティングは他の面談とは異なり、部下を理解して部下の成長を促すものです。効果的に実施するには、まずは上司となる管理職が1on1を理解することが求められます。ぜひ1on1をコミュニケーションの場として定着させて、部下や会社全体の成長に役立てましょう。
Uniposでは、立場を問わずコミュニケーションを活性化できる仕組みがあります。上司と部下が気軽にコミュニケーションできれば、1on1においてもスムーズに対話でき、効果の実感や目的の達成が期待できます。社内の人間関係の基礎作りに、ぜひUniposを検討してみてください。