上司と部下の定期的なコミュニケーションを通じて、人材育成やモチベーション・エンゲージメント向上への効果が期待できる1on1ミーティング。
日本では、いち早く1on1ミーティングを体系化したヤフーの事例が有名ですが、その他にもパナソニック、日清食品、ソニー、楽天など、名だたる大企業で次々に導入されています。
しかし、1on1ミーティングに魅力は感じていても、いざ自社で導入しようとすると上手く機能するか不安に感じている企業の担当者も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、1on1ミーティングを円滑に運用し、最大限の効果を発揮するための質問項目や内容設計の考え方について解説します。
実際のミーティングに使用できるテンプレートもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
1on1ミーティングシートとはどんなものなのか？
1on1ミーティングシートは、その名の通り1on1ミーティングを実施するときに使用するフォーマットのことです。
具体的なメリットは後述しますが、1on1ミーティングシートを使うことで対話をスムーズに進めることができるため、1on1ミーティングを実施する際はミーティングシートを活用することがオススメです。
実際の活用方法は企業によって異なりますが、一例を挙げてみましょう。
①全社共通のフォーマットを作成し、面談前に部下が内容を記入し事前に上司に送付
②上司は面談前までに内容に目を通し、面談の準備をして当日を迎える
③面談中は記載の内容を参考に対話を重ねる
④面談終了後は後日内容を振り返ることができるよう、適切に保管をしておく
上記はあくまでも一例ですが、ここで登場するミーティングシートの内容には、特に決まりがありません。
質問項目は面談の実施目的や、使いやすさを踏まえて個別に検討する必要がありますし、様式もExcelやGoogleスプレッドシートなどを用いる場合もあれば、専用のツール上で管理する場合もあります。
よって、1on1ミーティングの導入をする際にはミーティングシートの必要可否、そして導入する場合はフォーマットの内容を合わせて検討する必要があるでしょう。
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1on1ミーティングシートを活用すべき理由
1on1ミーティングシート活用すると、面談をより効果的なものにすることができます。
代表的な理由としては、以下の4点が挙げられます。
①ミーティング中の対話の質を上げる
②ミーティングにふさわしい雰囲気を作る
③内容のクオリティを一定にする
④議事録として記録しておくことができる
それぞれ詳しく解説します。
理由①：ミーティング中の対話の質を上げる
1on1ミーティングはお互いの業務時間を割いて行うものであるため、短時間でも有意義なミーティングすることを意識が必要です。
ミーティングシートを利用し、面談前にその内容を上司と部下で共有しておけば、内容のポイントを整理することができます。仮に1on1ミーティングを導入したばかりで、まだ慣れていないケースであっても、要点を押さえた質の高いミーティングができます。
また、上司が事前に面談の準備を行うことができるのも大きなメリットであり、対話の質の向上につながります。
理由②：ミーティングらしい雰囲気を作る
1on1ミーティングは、部下の人材育成やモチベーション向上を図るための面談であり、通常の人事評価面談とは異なります。よって、お互いに気負うことなく、フランクに話せる雰囲気を作ることは重要です。
とは言え、ダラダラと雑談をしてミーティングの時間が終わってしまっては意味がないですし、業務に関する話題を扱う以上は、ある程度の緊張感も保ちたいもの。
そんな時にミーティングシートがあれば、良い意味でお互いの気が引き締まり、良い雰囲気を作ることができるのです。
理由③：内容のクオリティを一定にする
上司は日頃からチームマネジメントや人材育成について考える機会が多い立場であることは間違いありませんが、経験値やパーソナリティによってレベルはさまざまです。
上司によってミーティングの内容が充実していたり、そうでなかったりとクオリティにばらつきが出てしまうと、全社的な観点で効果的な人材育成ができなくなってしまいます。
ミーティングシートを導入すると一定の枠組みを作れるので、「ミーティング中に何を話したら良いか分からない」「自分の対話力に自身がない」と悩みがちな上司にとっても心強いでしょう。
理由④：議事録として記録しておくことができる
1on1ミーティングは継続的に行なうため、前回話した内容を踏まえて対話することも多いでしょう。
しかし、上司は1人で複数名の部下とミーティングを行なっているため、話が混同してしまうこともあります。前回話した内容を再度尋ねられることは、部下にとっても良い気はしませんし、時間の無駄になってしまいます。
そういったリスクを避けるために、ミーティングシートにその日話した内容を毎回記録しておき、議事録として残しておくのが良いでしょう。
また、1on1ミーティングは実施することが目的ではなく、部下にとって新しい学びや気づきが得られる機会を作り、その後のアクションにつなげることが大切です。自身の行動を振り返るためのツールとしても役立ちます。
1on1ミーティングシートに入れるべき基本的な質問項目
ミーティングシートを活用するメリットが分かったところで、次は実際にミーティングシートの肝となる、質問項目の検討に入っていきましょう。
効果的な1on1ミーティングを実施するために、以下の3つの方針を押さえながら質問を設計していきます。
①部下の成長につながる質問
②上司と部下の信頼構築につながる質問
③部下のモチベーション向上につながる質問
各方針をさらに深堀りし、具体例をご紹介します。
方針①：部下の成長につながる質問
部下の成長を促すため、PDCAサイクルを回す手助けをする項目です。
・現在の仕事の目標は何か？
・目標に対する進捗状況はどうか？
・仕事で困っていることや悩んでいることは？
・前回のミーティングから改善・行動したことは？
仕事を通じて成長していくためには、現状に対する課題をいかに克服していくかという観点が必要になります。
そこで、部下だけでは行き詰まってしまうような点を明確にし、上司のフィードバックやアドバイスを用いながら、後押ししてあげられるような質問設計をします。
また、継続的に行うことができる1on1ミーティングのメリットを活かして、ミーティング後の行動の変化を追うのも効果的でしょう。
方針②：上司と部下の信頼構築につながる質問
何でも話せる関係性を作るため、上司と部下の信頼構築を促す項目です。
・現在の組織に対して感じていることは？
・現在の仕事に対して感じていることは？
・自身が感じている課題に対して提案したいことは？
相手が心を開いて本音を話してくれていると感じることは、信頼関係を築くカギです。よって、普段業務中にはなかなか話せないような内容も盛り込むと効果的です。
組織に対する意見やお互いの仕事観など、自分の考えをさらけ出すしながら深い対話を繰り返す中で、「この人になら本音を話せる」という信頼が生まれます。
方針③：部下のモチベーション向上につながる質問
自分の進むべき方向性を明確にし、働くモチベーションを向上させる質問項目です。
・今後挑戦してみたい仕事は？
・今後磨きたいスキルや能力は？
・自身が描くキャリアプランや中長期的なビジョンは？
1on1ミーティングでは、直近起きている仕事の問題に目が向きがちですが、長い目で見た時の自身のキャリアなどを考える機会にするのも良いでしょう。
今後やってみたいことやキャリアイメージを共有することで、それを達成するために今すべきことを具体的に行動に落とし込んだり、これから進むべき方向性を上司と一緒に考えたりすることができます。
1on1嫌いな部下からも話を引き出しやすい質問項目
1on1ミーティングはお互いのコミュニケーション力をベースに展開されるため、1on1ミーティングに苦手意識を持っているケースも想定されます。
また、どうしても本来の業務外のタスクと捉えられがちなため、行為自体に否定的な人もいるでしょう。
こうしたネガティブな気持ちを抱いている部下とミーティングを行う時のコツとしては以下の3つが挙げられます。
①オープンクエスチョンを意識する
②上司自身の経験談を絡めて共感を得る
③アイスブレイクを活用する
これらのコツを活かした具体的な質問例をご紹介します。
コツ①：オープンクエスチョンを意識する
YES・NOでは答えられない、5W1Hを用いた相手の考えを問う質問項目です。質問に対する答えを聞いた時に、「それはなぜ？」という観点で話を深堀すると良いでしょう。
・仕事でやりがいを感じる時はどんな時？
・最近嬉しかったことは何？
・今不安に感じていることはどんなこと？
1on1ミーティングが苦手だと感じてしまう大きな理由としてあげられるのは、何を話したら良い分からず、会話が盛り上がらないことです。
YES・NOでの回答になるクローズドクエスチョンを用いてしまうと、端的な回答で会話が終わってしまう可能性が高いので、部下の考えを引き出すオープンクエスチョンを意識してみてください。
コツ②：上司自身の経験談を絡めて回答のアシストをする
部下がなかなか心を開いてくれない時に、上司が自らの経験を用いて質問に回答しやすくする項目です。
・今困っていることは？（→自分は〜を改善して上手くいったことがあるよ）
・今後どんな仕事がしてみたい？（→以前経験した〜の仕事は今こんな風に役立っているよ）
上記のカッコ内のように、上司自身の経験談を交えることで、部下は「そういう視点で話したら良いのか」というイメージが湧き、回答のとっかかりを作ることができます。
ただし、このケースで気をつけなければならないのは、部下が上司に依存しすぎないようにすることです。あくまでも、時間をかけて1on1ミーティングの苦手意識を払拭することが目的であるということを忘れないようにしましょう。
コツ③：アイスブレイクを活用する
自分の話をするのが苦手なタイプの部下に対して、雑談を用いた質問項目です。
・趣味は？
・休日の過ごし方は？
・好きな食べ物は？
上記のようなソフトな話題は、一見業務に全く関係ないため1on1ミーティングで使用していいのだろうか？と感じる方も多いかもしれません。
しかし、業務中にはなかなか話す機会のない話題だからこそ、相手のことをもっと知りたいという意思表明につながるため、お互いの距離感をグッと縮めてくれるでしょう。
1on1ミーティングシート おすすめテンプレート紹介
1on1ミーティングシートを作成する際に参考になるオススメのテンプレートをご紹介します。
ベーシックなテンプレート
カオナビ
人事情報を一括管理するタレントマネジメントシステムで有名なカオナビは、無料で1on1ミーティングシートのテンプレートを公開しています。
以下の記事より、テンプレートをダウンロードすることができます。
https://www.kaonavi.jp/dictionary/1on1/
NotePM
社内のナレッジを一元管理できる社内wikiなどで有名なNotePMも、カオナビと同様無料で1on1ミーティングシートのテンプレートを公開しています。
以下の記事より、テンプレートをダウンロードすることができます。
https://notepm.jp/template/1on1
エクセルチェックシート
「人と組織を強くするメディア」として人事関連の情報発信を行なっているLightworks BLOGでは、1on1ミーティングに使えるエクセルでのチェックシートを紹介しています。
以下の記事より、テンプレートを確認することができます。
https://research.lightworks.co.jp/1on1-mtg-tools
成長戦略シート
「人と企業の志を実現するためのブランディングメディア」として人事関連の情報発信を行なっているVisionsでは、1on1ミーティングに使える成長戦略シートを紹介しています。
以下の記事より、テンプレートを確認することができます。
https://prdx.co.jp/visions-prdx/1on1/
1on1ミーティングシート運用の際の注意点
1on1ミーティングシートを使うにあたって、注意しておくべきこととは何でしょうか。
事前に注意点を把握しておくことで、より円滑で効果的な運用を目指しましょう。
注意点①：部下自身が記入する
大前提として、1on1ミーティングは部下のために行うものです。
よって当然ではありますが、ミーティングシートも部下自身が記入するようにしましょう。
ミーティングシートを記入していく過程で、自身の考えが言語化され、要点を整理することができます。ミーティング中の対話と同じくらい、シートを作成しながら内省する時間も重要なのです。
注意点②：事前に上司と共有する
事前に上司に共有することのメリットは既にお伝えの通りです。事前に共有を行わなかった場合、限られた時間内では上司が表面的なアドバイスしかできないことがあります。
逆に事前に共有ができていれば、部下の悩みや不安に対してどんなアドバイスができるか、自身にも似たような経験がなかったかなどを事前に考えておくことができるので、対話の質が高まります。
「ミーティングシートをミーティング◯日前までに事前に上司に提出する」などとルール化してしまうのも効果的な手段ではないでしょうか。
注意点③：体系的に保管しておく
せっかくミーティングシートを作成しても、終了後に削除してしまっていては、話した内容を忘れてしまい、その後に活用することができなくなってしまいます。
部下自身が手元に保管しておくだけではなく、上司も個人ごとにフォルダを作るなど体系的に保管をしておくことが大切です。
閲覧権限を設定した状態で共有フォルダに格納しておけば、上司の人事異動が発生した場合でもスムーズに引継ぎができるためオススメです。
1人ひとりの貢献を見える化→1on1の対話の質向上！ ピアボーナスⓇ「Unipos(ユニポス)」とは？
まとめ
今回は、1on1ミーティングを導入しようと考えた時に合わせて検討したい、1on1ミーティングシートについて詳しくご紹介しました。
ここまでの内容をおさらいしましょう。
・1on1ミーティングは、人材育成やモチベーション・エンゲージメントを目的とした、上司と部下の継続的な対話であり、多くの企業での導入実績がある。
・1on1ミーティングをより効果的に実施するために、ミーティングシートの活用が推奨される。
・ミーティングシートに記載する質問項目は、「部下の成長につながるもの」「上司と部下の信頼構築につながるもの」「部下のモチベーション向上につながるもの」の3つの観点で考えると良い。
・「何を話したら良いか分からない」という1on1ミーティングに苦手意識を抱いている部下に対しては、上司の経験を踏まえたり、オープンクエスチョンや雑談を交えたりしながら会話を引き出してあげることが大切。
・ミーティングシートは、本人が記入することや事前共有、ミーティング終了後の保管方法などに注意する必要がある。
いかがでしたか？
今回ご紹介した内容を参考に、1on1ミーティングシートをぜひ役立ててみてくださいね。
