3.1on1で求められる4つのスキル
1on1の効果を最大限に発揮するためには、単に1on1の頻度を高める・1on1を今後も継続して行うというだけではいけません。管理職には、おもに「傾聴」「質問」「指導」「伝達」という4つのスキルを磨くことが求められます。
それぞれのスキルについて、以下で詳しく見ていきましょう。
3-1.傾聴スキル
そもそも「傾聴」とは、相手に耳・目・心を傾けて、真摯な姿勢で話を深く聴くことです。相手の話し方や表情など言葉以外の部分にも注意を払う「傾聴スキル」は、コミュニケーションスキルの基本的な技法とされています。傾聴スキルとして、ただ会話を理解するだけでなく、相手の気持ちに寄り添い、相手が話したいことを引き出すことが求められます。
傾聴スキルが足りない1on1は、まるで部下を問い詰めているような時間となったり、管理職の考えの押しつけに部下が振り回されたりして、部下のモチベーションは下がってしまうでしょう。
そうならないためにも、相手を受け入れる「受容」と、話を聞いて寄り添う「共感」の2つのポイントを意識し、傾聴を正しく行う必要があります。業務上の課題や問題点、悩みや不安、今後のキャリアの希望など、部下が何を大切にしているのかを尊重し、部下自身が納得できる結論へと導くことを目指しましょう。
3-2.質問スキル
「質問スキル」は、コーチングの代表的なスキルです。コーチングとは、相手に直接答えを与えるのではなく、相手自らが問題を解決できるよう目指すコミュニケーション手法です。最終的な答えにたどり着くまでに一定の時間を要しますが、その分部下に「自分で答えを見つける能力」を身に付けさせることができます。
質問の種類には、大きく分けて以下の2つがあります。
・クローズド
・クエスチョン
→部下が「はい」か「いいえ」の二者択一、もしくは「A」or「B」or「C」の三者択一で答えられる質問のことです。
例えば「◯◯という認識で合っているかな？」「✕✕をしてみたいと思っているんだね？」などと部下の意思確認をします。
・オープンクエスチョン
→答える範囲にあえて制約を設けず、部下が自由に答えられる質問のことです。オープンクエスチョンは、クローズド・クエスチョンよりも多くの情報を引き出したいときに効果的です。
例えば「成功したのは何がポイントだったと考えているかな？」「その反省を今後どう活かしていきたい？」などの質問が挙げられます。
このような質問スキルが乏しい1on1は、部下の自主的な問題解決力が損なわれてしまうため、注意が必要です。
3-3.指導スキル
「指導スキル」は、ティーチングの代表的なスキルです。ティーチングとは、業務上必要となる手順やスキルについて、その答えそのものを相手に直接指導することをいいます。効果的なティーチングが行われれば、部下は短期間で多くの情報を吸収し成長することが可能です。
1on1においては、前述した「質問スキル」を活かしたコーチングも重要ですが、経験やスキルの浅い部下の場合、自主的な問題解決力を鍛えるよりも適切なアドバイスを先に与えるべきケースがあります。
そのため、質問スキルと指導スキルの両方を磨き、部下の経験値や状況に応じて適切に使い分ける必要があるでしょう。
3-4.伝達スキル
「伝達スキル」は、フィードバックの際に求められる代表的なスキルです。フィードバックには、上司が部下の行動について正しく評価し、客観的な視点で伝えることによって、部下の成長をサポートする目的があります。
特に、部下が知らない・気づいていない情報を伝えることができれば、部下は異なる視点を得られ、これまでの考え方に新たな選択肢を加えることができます。
ただし、1on1では管理職から部下へ一方的に伝達することが目的ではありません。1on1はあくまでも協同作業であることを忘れずに、1on1を進めていくうえでの一つのスキルとして伝達スキルを磨きましょう。
4.1on1スキルの磨き方
1on1で求められるスキルは、研修や書籍、日々の業務のなかでも磨くことができます。
以下では、実際の研修や書籍の紹介とともに、1on1スキルの磨き方をそれぞれ解説します。
4-1.管理職向けの研修を受講する
1つ目に、管理職向けの研修を受講する方法が挙げられます。
例えば、以下のような研修を受講するとよいでしょう。
・管理職のための部下育成シリーズ＜聴く力＆話す力＞（ラーニングエージェンシー）
→傾聴スキルや伝達スキルを中心に磨くことができます。
参考：管理職のための部下育成シリーズ＜聴く力&話す力＞｜研修情報｜人材育成・教育研修｜ラーニングエージェンシー
・1対1面談研修〜部下のキャリア開発支援編（インソース）
→あらためて1on1の進め方を理解しながら、質問スキルなどを磨くことができます。
参考：1対1面談研修～部下のキャリア開発支援編 – 社員研修,教育 職員研修 人材育成ならインソース
・コーチング・コミュニケーションの基本〜部下や後輩の行動が変わる〜（リクルートマネジメントスクール）
→傾聴スキルや質問スキルなど、1on1でも必要なコーチングに活かせるスキルを磨くことができます。
参考：【3時間研修セミナー】コーチング・コミュニケーションの基本 | 社員研修・社員教育のリクルートマネジメントスクール
現在では、オンラインで受講可能な研修も数多く開催されているため、自分が課題とするテーマに合う研修を探してみるとよいでしょう。
4-2.書籍を活用する
2つ目に、書籍を活用する方法が挙げられます。
例えば、以下のような書籍がおすすめです。
・1on1の対話レッスン ーワンランク上のコーチングー（経団連出版）
→1on1、コーチングに必要な対話技術を磨くためのヒントとエクササイズがレッスン形式でまとめられています。傾聴スキルや質問スキルを磨けます。
参考：1on1の対話レッスン｜書籍カテゴリー｜一般社団法人 経団連事業サービス
・対話型マネジャー 部下のポテンシャルを引き出す最強育成術（日本能率協会マネジメントセンター）
→上司と部下が「何を」「どう」対話し、すり合わせればいいかを細かく言語化されています。レベルアップしたい管理職の方にとって、学びの多い一冊です。
参考：対話型マネジャー 部下のポテンシャルを引き出す最強育成術 （単行本）
このような書籍は、特に自分のペースでスキルアップしていきたい方に適しているでしょう。
4-3.日々の業務でテクニックを実践する
1on1で求められる4つのスキルは、日々の業務を進めていくうえでももちろん大切なスキルです。
そのため、日頃からちょっとしたテクニックを取り入れ、少しずつスキルを高めていくとよいでしょう。
例えば、傾聴スキルには以下のようなテクニックがあります。
・ミラーリング
→部下の仕草や行動、言動を真似ることで、部下に親近感を持たせる効果があります。
・バックトラッキング
→いわゆる「オウム返し」のこと。部下の言葉をそのまま使い答えることで、部下の不安を解消する効果があります。
・パラフレージング
→部下の言葉を別の表現で言い直すことで、部下の話を深く理解していることを伝える効果があります。
このようなテクニックをうまく組み合わせ、自然に使えるようになることを目指しましょう。
5.1on1の効果を高めるちょっとしたコツ
最後に、1on1をより充実させる、ちょっとしたコツを2つご紹介します。こちらも併せて実践してみてください。
5ｰ1.テーマは部下中心に決定する
部下に自主性を持たせるため、1on1で話すテーマは部下中心に決定するとよいでしょう。管理職から部下への一方的なフィードバックの場にならないよう、業務上の課題や今後のキャリアなど、部下が自ら相談したいトピックを選ぶことで、部下と管理職との1on1の期待値へのギャップが少なくなります。
5ｰ2.テーマの優先度を決めておく
1on1は、管理職と部下とのコミュニケーションで進んでいくため、1つのテーマが想定より長引くことも考えられます。お互い業務があるなかで1on1の時間を確保しているため、限られた時間内でいかに充実させられるかが重要です。
そこで、あらかじめテーマの優先度を決めておき、必ず取り上げなければならない話題から順に話すようにしましょう。
6.まとめ
本記事では、1on1の課題や効果的な1on1に必要なスキル、そのスキルの磨き方などを中心に解説しました。
あらためて、記事の内容を振り返ってみましょう。
・1on1ミーティングに関する実態調査によると、1on1には、現状「部下の成長支援の場として十分に機能していない」という傾向がある
・1on1で管理職に求められるスキルは、以下の4つ
・傾聴スキル
・質問スキル
・指導スキル
・伝達スキル
・1on1スキルの磨き方は、以下の3つ
・管理職向けの研修を受講する
・書籍を活用する
・日々の業務でテクニックを実践する
・1on1の効果を高めるちょっとしたコツは、以下の2つ
・テーマは部下中心に決定する
・テーマの優先度を決めておく
本記事を参考に、管理職・部下ともに充実していると感じられる1on1の実践を目指しましょう。