効果が上がる!1on1ミーティングの進め方と6つのポイント

「職場で1on1ミーティングをすることになったけれど、どうやって進めればいいんだろう?」
1on1ミーティングをしているけれど、うまく進められずに効果が上がらない……

ビジネスパーソンの中には、そんな疑問や悩みを持っている人も多いことでしょう。

1on1ミーティングは、従来の評価面談と同じように行っても効果はありません。
「部下が主役」で、「部下自身が自主的に課題解決の方法を考え、自立的に行動する」ようにサポートするものなのです。

そこでこの記事では、

◾️効果が上がる1on1ミーティングの進め方

を、事前準備・実際のミーティング・事後処理の3フェーズに分けて具体的に解説していきます。
また、

◾️ミーティングのテーマの例
◾️具体的な質問項目
◾️話題に詰まった際の対処法

についても説明します。
さらに、ミーティングをより効果的にするために、

◾️1on1ミーティングの6つのポイント

もお知らせしますので、最後まで読めば1on1ミーティングをどう進めればいいのかが実践的にわかるはずです。

この記事をもとに、あなたの1on1ミーティングがより一層充実することを願っています!


1 1on1ミーティングは「部下が何をすべきか」をゴールに進める

1on1ミーティングを効果的に進めるには、かならず守らなければいけないひとつのポイントがあります。
それは、「毎回のミーティングの最後には、かならず部下自身が『課題解決のために自分は何をすべきか』という具体的なアクションプランにたどり着くこと」です。

どんなテーマで対話する場合でも、上司と部下はかならずこのゴールを目指すという共通認識を持って進めてください。

ではなぜこのゴール設定が必要なのでしょうか?

それは、1on1ミーティングの長期的な目標である、「部下が自主的に考え、課題を自己解決し、自立して行動できるように成長すること」を実現するためです。

そのために、ミーティング1回ごとに以下のPDCAサイクルを繰り返していきます。

【毎回の1on1ミーティングで行うべきPDCA

Plan》事前準備:ミーティングのテーマを考え共有する

Do》ミーティング:部下の話を聞き、部下自身に考えさせる

Check》振り返り:上司によるフィードバック、部下による内省、他メンバーからの評価など

Action》改善・実行:課題を解決するための改善や、対処法の実行

これを定期的・頻回に繰り返すことで、部下の成長を促すのです。

ですが、ただサイクルを回せばいいというわけではありません。
PDCAの「Aが具体的でなければ、部下の成長が期待できないのです。

例えば、部下は「最近、営業目標の達成に今一歩で届かないことが続いている」という課題を抱えていたとします。
ミーティングの結論が「達成できるようにもっと努力しよう」といった精神論や、「1日にアプローチする顧客数をもっと増やせ」などの漠然とした指導で終わってしまえば、部下は課題を解決することができません。
というのも、すでに部下は努力していて、それ以上努力するには時間がない、あるいは方法がわからないなどの理由で困っているからです。

そこで必要なのは、具体的に何をどうすればいいのか、という行動計画です。
例えば、「今日のミーティングの中で、新規顧客の開拓に比重をおきすぎていると感じたので、既存顧客へのアップセルに比重を移して、23ぐらいの割合でアプローチするようにします」といった、具体的な行動と数値目標が見えてくれば、すぐに動き出すことができるでしょう。
具体的な行動に移して、その結果をまた1on1ミーティングのトピックとして取り上げる、この繰り返しが、成長へとつながるのです。

ですから1on1ミーティングを進める際には、「最後にはかならず具体的なアクションプランを決めるのだ」というゴールを見失わないようにしてください。


2 効果が上がる1on1ミーティングの進め方

では、その前提に立った上で、1on1ミーティングの効果的な進め方について解説していきましょう。

1)事前準備
2)実際のミーティング
3)事後処理

という時系列に沿って、具体的に何をすればよいのかを挙げていきます。

2-1 事前準備

1on1ミーティングは、何の準備もなしにいきなり対話に望んでも意味がありません。
雑談で終わってしまったり、具体的なアクションプランというゴールにたどり着けないまま時間切れになってしまう恐れがあります。

そうならないよう、以下のような事前準備をしておきましょう。

2-1-1 目的意識を共有する

これは毎回のミーティングの準備というより、1on1に取り組み始める時点で行なって欲しいことですが、1on1に参加するすべての上司、部下、人事担当者の間で、目的意識を共有しておく必要があります。

前述したように、1on1の目的は部下の自発的・自立的な成長です。
この「自発的・自立的」という部分こそが、1on1というメソッドのもっとも重要なポイントだということを周知徹底してください。

ミーティングの主役は部下であって、部下が自分で考え、自分で答えを見つけ出すためのものです。
決して上司からの指導したり、評価を下したりする場ではありません。
このポイントを見失ってしまうと、1on1はスムーズに進められなくなってしまいます。

例えば全社で1on1の研修を行なったり、レジュメを作成・配布するなど、その意義を十分に浸透させておいてください。

2-1-2 テーマを用意する

ミーティングの日が近づいてきたら、当日話をするテーマ、トピックを用意します。

当日いきなり上司から部下に「最近何か問題はある?」などと質問しても、すぐに答えられないものです。
そこで事前に、いま抱えている問題、不満、悩みなどを洗い出しておくのです。

ここで重要なのは、「テーマは部下が考える」ということです。
1on1ミーティングの主役はあくまで部下ですから、部下自身が話したいこと、聞いてほしいことをトピックとすべきです。
ですからミーティングのフローの中に、「部下自身が事前に話すテーマ、トピックを考える」という項目を組み込んでおきましょう。

テーマとして取り上げるのは、

◾️目標について
◾️業務上の問題や課題について
◾️中長期的なキャリアについて
◾️プライベートな悩みについて

など、さまざまな事柄が考えられます。
これについては3 1on1ミーティングのテーマと質問項目」で具体的に解説しますので、そちらも参照してください。

部下が考えたトピックは、ミーティング前に上司にも共有させるようにしましょう。
1on1ミーティングは30分程度と短い時間で完結させるものですから、上司も事前にトピックを知っておけば心構えができます。

2-1-3 進め方・質問内容を考えておく

テーマが共有されたら、上司は大まかな進め方や質問項目を考えておきましょう。
ただ、あくまで部下が中心となって話をするので、上司は臨機応変に対応する必要があります。

部下が抱えている問題を事前に知ると、「それはこう解決すればいいのではないか」「前回こう言っていたので今日はこれをアドバイスしよう」などとつい先読み、深読みしてしまうことがあります。

そうであっても、先入観は傍らに置き、その場で部下が話していることにしっかり耳を傾けることが大切です。話を最後まで遮らない、上司自身の話をしすぎない、といったことにも気を付けるとよいでしょう。

2-2 ミーティングの進め方

事前準備を十分にした上で、実際のミーティングを迎えたら、以下のような流れで対話を進めていきましょう。

1on1ミーティングの進め方7ステップ】

 1)部下の現在の気分や体調を確認する

 2)前回の振り返りと今回のテーマを確認する

 3)部下が話したいことを聞き出す

 4)部下自身に内省・考察させる

 5)上司からフィードバックする

 6)今後のアクションプランを考える

 7)今回のまとめと確認をする

では、それぞれを具体的に説明していきましょう。

2-2-1 部下の現在の気分や体調を確認する

ミーティングの冒頭では、まず部下の体調や精神状態などのコンディションを確認しましょう。

「体調はどうですか?」
「最近忙しそうだけれど、疲れていない?」
「元気に働けていますか?」

といった軽い質問で、短時間の会話で十分です。
これにより、アイスブレイクになりますし、もし疲れていたり体調不良だったりすれば、業務量を減らしたり、病院の受診を勧めたりするのもマネージャーの仕事です。

2-2-2 前回の振り返りと今回のテーマを確認する

次に、前回のミーティングの振り返りをします。

「前回は◯◯をするというアクションプランを決めたけれど、うまく実行できていますか?」

などと質問しましょう。
その結果、「うまくいっています」という回答であれば、

「それはよかった、では今日は何か話したいことはありますか?」

と、今回のテーマを確認します。

一方で、前回の振り返りに対して、「うまくいきませんでした」という回答があれば、あらためて失敗の原因を探る必要があります。

「どうしてうまくいかなかったと思う?」

と質問を投げかけて、部下自身がもう一度その課題について深く考えられるように誘導してください。

2-2-3 部下が話したいことを聞き出す

前回の課題が解決していれば、いよいよ今回の本題であるテーマに入ります。

「では今日は、何か話したいことはありますか?」

と質問して、部下から話し出すように仕向けましょう。

事前にテーマを共有していたとしても、上司の方から「今日はこれを話すんだったよね」と決めつけないようにしてください。
会話の主導権が上司に移ってしまいます。

部下から話したいテーマが出てきたら、上司はとにかく聞き役に徹してください。
もし話が途切れてしまったら、

「そのあとどうしたの?」
「それでどう思った?」

と話の続きを促して、部下の感じていること、考えていることがすべて吐き出されるまで深掘りしましょう。

ここで決してしてはいけないのは、

✖️途中で話をさえぎること
✖️上司の意見を述べること
✖️部下の考えに対して「いい・悪い」「正しい・間違っている」と判断を下すこと
✖️すぐに解決策を提示すること

です。
上司が指導や指示の体制に入ってしまうと、部下は自分で考えることができなくなるからです。

うまく話を聞き出すには、

「なぜそうしたの?」「どういう気持ちでしたか?」など、話を続けやすい質問を投げかける
「そうだね、よくわかるよ」など、共感を示す
「なるほど、◯◯したんだね」など、相手の言った言葉を繰り返す
大きくうなずくなど、相手の言葉にボディランゲージで反応する

といった言動が効果的なので、適宜差し挟んでみてください。

2-2-4 部下自身に内省・考察させる

話をすべて聞き出したら、次は部下自身に課題の解決策を考えさせます。

「では、どうすればいいと思う?」
「自分ではどうしたい?」

といった言葉で内省を促しましょう。

そこで部下が出した答えが、上司から見て間違っていたとしても、絶対に否定してはいけません。
「なぜそう考えるの?」「それをするとどうなると思う?」など、部下自身が多角的な視点からその問題を検討できるように誘導してください。

また、すぐに解決策が出てこない場合もあると思いますが、上司から「◯◯をしたら?」と提案するのもNGです。
部下が自分なりの意見をまとめられるようにアシストしましょう。

2-2-5 上司からフィードバックする

部下が自分の考えをまとめることができたら、ここではじめて上司のフィードバックをします。

ただ、この場合も一方的な指導や意見の押し付けにならないよう注意が必要です。

「その方法がいいと思ったのはなぜ?」
「それをすると、どんな改善が期待できる?」
「実際にできると思う?」

といった質問を投げかけて、部下自身が自分の考えを検証するように仕向けてください。
単なる思い付きではなく、その考えが本当に解決につながるのか、問題点はないか、現実的に可能なのかを、改めて熟考するフェーズです。

ここでもし部下が「正しい解決策ではない」と気づいたら、再度内省と熟考に戻り、最適と思われる解決を探りましょう。
また、どうしても解決案にたどり着けない場合には、上司から方向性を示すヒント程度なら出してあげるといいでしょう。

2-2-6 今後のアクションプランを考える

解決の方向性が決まったらそこで終わりにせず、実際にどう行動するのか、アクションプランにまで落とし込んでください。
「テレアポの架電件数を増やす」といった曖昧な目標ではなく、「トークスクリプトを作って◯◯さんにチェックしてもらい、それに従って1件架電する」というように、具体的な数値や行動を設定することが大切です。

また、長期的な目標ではなく、ミーティング後にさっそく実行できるような行動計画を立てましょう。
ミーティングは毎週〜毎月という短い周期で繰り返しますので、次の回までに実行し、その結果を再検討できればベストです。

2-2-7 今回のまとめと確認をする

ミーティングの最後には、今回の内容をもう一度振り返りましょう。

「では、今日からこういう解決策を実行するということですね?」

とお互いに確認して終わりにします。

2-3 事後処理

1on1を効果的に行うには、ミーティングが終わった後にもすべきことがあります。
以下のことを必ず実施してください。

2-3-1 記録を残す

まず、ミーティングの内容は、かならず部下に記録を残させてください。
何を話したのか、どんな解決策に至ったかを部下自身が毎回記録しておくことで、

・次回のミーティングで、前回を振り返る際に参照できる
・同じテーマを繰り返してしまうことを避けられる
・過去からの記録を時系列的に見ることで、成長度合いが浮き彫りになる

といった効果があります。

さらに、その記録を共有して、上司からコメントやアドバイスなどのフィードバックができるとよりよいでしょう。


3 1on1ミーティングのテーマと質問項目

1on1ミーティングの進め方については理解してもらえたかと思います。
ですが、
「実際には何を話せばいいのか?」
「部下がテーマを決められなかったり、特に話すことがなかったりした場合はどうすればいい?」
といった懸念もあるでしょう。

そこでこの章では、ミーティングで取り上げるテーマや質問項目の例を挙げておきましょう。

3-1 推奨されるテーマの例

まず、ミーティングのテーマとしてどんなトピックを取り上げればいいのでしょうか?

原則的には部下がテーマを考えるべきですが、始めたばかりだと何も思いつかないという者も出てきます。
そんな場合は、上司から以下のようなテーマを示して、その中から疑問に思っていること、困っていること、不満に思っていることを具体的なトピックとして挙げてもらうといいでしょう。

【仕事や会社に関するテーマ】

◾️現在の業務について
◾️仕事上の問題やトラブルについて
◾️今後の仕事について
◾️上司からの指示や仕事の任せられ方について
◾️上司の考え方や方針について
◾️先輩、同僚、後輩について
◾️チームのあり方について
◾️職場の人間関係について
◾️会社やチームの目標について
◾️会社のミッション、ビジョン、バリューについて

【部下自身に関するテーマ】

◾️自分の成長について
◾️個人の目標について
◾️今後のキャリアについて
◾️新しく挑戦したいこと、伸ばしたいスキルについて
◾️ワークライフバランスについて
◾️現在興味を持っていることについて
◾️プライベートな悩みについて

これを見れば、どれかひとつは「これについて気になっていることがある」と思い当たるでしょう。
例えば事前準備の段階で参考として提示しておいてもいいですし、ミーティングの際に部下が「話すことがない」と言った場合、この中から選ばせることもできます。

3-2 質問項目の例

次に、上司からの具体的な質問項目を例示します。
「部下が自発的に話すよう促す」といっても、どんな言葉をかければ心を開いてもらえるのかは難しいところです。
そんなときに、以下のような質問を投げかけてみてください。

【最初にテーマを提示させる際の質問】

いきなり「今日のテーマは何について話す?」と言われても、なかなか話出せない部下もいます。
そこで、

「仕事は楽しい?」
「最近困っていることとか、悩んでいることはないですか?」

と聞いてみましょう。
楽しくなかったり困っていたりすれば、「実は……」と話を引き出すことができるでしょう。

【部下により深く内省・熟考を促す質問】

1on1ミーティングの要は部下自身が深く考えることです。
もし途中で考えに詰まってしまっているようであれば、

「どうしてうまくいった(失敗した)と思う?」
◯◯のプロジェクトについてはどう考えていますか?」
「業務をもっと効率化するには、どうすればいいだろう?」

など、「なぜ」「どんな風に」「どうやって」を問いかけてみましょう。
こう聞かれると、「はい・いいえ」だけでは答えられないので、何かしら自分の考えを述べるはずです。

【その他の質問】

部下に心を開かせたい、リラックスして話してほしい、といった場合には、以下のような質問も有効です。

「最近仕事で嬉しかったことは何?」
「今の業務以外に、やってみたい仕事はどんなこと?」

部下の気持ちや希望を訊ねることで、上司は部下の人となりについて知ることができますし、部下も「上司が自分の話を聞いてくれる」という信頼感を抱くようになるでしょう。

3-3 話題に詰まったら上司からの「自己開示」が有効

もしそれでも話題がなかったり、話に詰まってしまった場合の打開策としては、上司の「自己開示」がオススメです。

自己開示とは、自分に関する情報や考えていることを、ネガティブな事柄も含めてありのままに言葉で伝えることです。
これをすると、相手も同じように自分の話をしやすくなり、親近感や信頼感を抱くようになるのです。

例えば、部下から仕事上の悩みを聞き出すには、
「私も、◯◯さんくらいの年齢のときにこんなことで困っていて、それが原因で大きなミスをしてしまったんだけど……
といった失敗談を語ってみてください。

すると部下は、「そうなんですか? 実は僕、こんな失敗をしてしまって……」と打ち明けてくれる可能性が高くなります。

失敗談に限らず、家族や趣味などのプライベートな情報を話すだけでも、相手との心の距離を縮めることができます。

ミーティングに臨む前に、自己開示で何を話すか準備しておくといいでしょう。


4 1on1ミーティングを効果的に行う6つのポイント

ここまで、1on1ミーティングの進め方を具体的に解説していました。
では最後に、ミーティングをより効果的にするためのポイントを6つ挙げておきましょう。

4-1 30分〜1時間ずつ/毎週〜毎月で実施する

1on1ミーティングは、短い周期で頻繁に繰り返すことが重要です。
ミーティングのPDCAサイクルを回し続ける中で、部下が自立していくからです。

できれば毎週1回、30分ずつ行えるのが理想です。
が、最初のうちは難しいでしょう。
部下が考えたアクションプランを1週間以内に実行して、翌週のミーティングで振り返るのはハードルが高いからです。

そこで最初は、月に130分程度から始めてみるのがオススメです。
慣れてきたら隔週1回、さらに毎週1回とスパンを詰めていくといいでしょう。

4-2 7割以上は部下に話をさせる

1on1ミーティングの主役は部下です。
主に部下に話をさせて、上司は聞き役に徹する必要があります。

目安としては、部下の話が7割、上司が質問したり促したりする言葉は3割程度に抑えてください。

4-3 途中で話をさえぎらず「傾聴」する

ミーティング中の上司の態度は、ひたすら部下の話に耳を傾ける「傾聴」を心がけましょう。

傾聴はただ話を耳で聞くだけでなく、相手を受け入れる「受容」と、相手の話に対する「共感」をともないます。
その前提として、「上司」として上から「指導しよう」という意識ではなく、部下の立場に立って、部下の気持ちに寄り添うという気持ちで臨んでください。

また、話を途中でさえぎってはいけません。
部下の考えを深く知ることができなくなってしまいます。
話したいことをすべて話し切るまで、適切な相槌や促しを挟みながら耳を傾けることが大切です。

4-4 上司がアドバイスするより部下自身に考えさせる

傾聴していると、「それはこうすれば簡単に解決するのに」とか「その方法よりこちらの方が成果が上がるはず」など、上司ならではの知見で意見したくなることも多いはずです。

が、そこで簡単に解決法を提示したり、一足飛びに結論を出したりしてはいけません。
そうすると部下は自分で考えることができず、上司の指示を聞くだけになってしまいます。
1on1の目的は、部下に自主的に考えさせることですので、くれぐれもアドバイスの押し付けは避けてください。

4-5 部下の考えや行動に対して上司は一方的に評価を下さない

また、部下の考えや行動計画に対しても、「その考えは間違っている」「そのやり方はよくない」と、良し悪しで判断したくなるものです。

そんなときも、ミーティング中に評価を下したり批判することはNGです。
話がそこで終わってしまって、部下の自立的な行動につながらないからです。

4-6 結論やアクションプランは部下が出せるよう促す

ミーティングの最後は、部下の考えをまとめて具体的なアクションプランを立てる必要があります。
このときも、上司はあくまでサポート役に徹して、実際の結論は部下が下すように導きましょう

◯◯をしてはどうだろう?」と提案や指示をするのではなく、「どうしたらいいと思う?」「それをするとどうなるだろう?」という問いかけを繰り返すことで、部下が自分なりの結論を導き出すよう誘導するのが上司の役目です。

とにかく1on1ミーティングで大切なのは、「部下が主役となって、自主的・自発的・自立的に考え行動すること」だと覚えておいてください。


5 まとめ

いかがでしたか?
1on1ミーティングの効果的な進め方について、よく理解してもらえたかと思います。

では最後に、記事の要点を振り返ってみましょう。

◎1on1ミーティングは「部下が何をすべきか」をゴールに進める

効果が上がる1on1ミーティングの進め方は、
<事前準備>
1)目的意識を共有する
2)テーマを用意する
3)進め方・質問内容を考えておく
<ミーティング当日>
4)部下の現在の気分や体調を確認する
5)前回の振り返りと今回のテーマを確認する
6)部下が話したいことを聞き出す
7)部下自身に内省・考察させる
8)上司からフィードバックする
9)今後のアクションプランを考える
10)今回のまとめと確認をする
<事後処理>
11)記録を残す

◎1on1ミーティングを効果的に行う6つのポイントは、
30分〜1時間ずつ/毎週〜毎月で実施する
7割以上は部下に話をさせる
・途中で話をさえぎらず「傾聴」する
・上司がアドバイスするより部下自身に考えさせる
・部下の考えや行動に対して上司は一方的に評価を下さない
・結論やアクションプランは部下が出せるよう促す

これにしたがって、あなたが効果的な1on1ミーティングを行えるようになることを祈っています!

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