テレワークなど働き方の多様化が加速している近年、「社内SNS」の導入を検討する企業が増えています。
社内SNSとは、企業内で活用するためにカスタマイズされたSNSのことで、社員同士のコミュニケーションツールとして大きな役割を果たしています。ツールにもよりますが、社内SNSでは一般的なSNSと同様に、メッセージの送受信やデータのアップロード、「いいね」などのリアクションが可能です。
この記事では、今だからこそ導入したい「社内SNS」について、活用のメリットや導入前の準備などを詳しく解説します。記事の後半では、導入や運用がしやすいおすすめの社内SNSツールについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
1.社内SNSが注目されているその理由とは？
総務省が公開している「平成30年版 情報通信白書 ビジネスICTツールの利用状況」によると、2018年時点で日本の社内SNSの導入状況は、23.5％という結果でした。
しかし、働き方改革の推進に加え、2020年からの新型コロナウイルス感染症の影響などもあり、多様化する働き方に合わせて社内SNSを導入する企業が増えています。
参考：総務省｜平成30年版 情報通信白書｜ビジネスICTツールの利用状況
以下では、社内SNSが注目されている理由について詳しく確認していきましょう。
1-1.コミュニケーション不足
コミュニケーション不足には、大きく分けて以下の3つの観点があります。
・チームメンバーや同僚とのコミュニケーション不足
・先輩後輩間のコミュニケーション不足
・部署間のコミュニケーション不足
例えば、営業職など外出の多い職種の社員は、オフィス内で働く社員とのコミュニケーションの機会が少なくなりがちです。また、仕事の悩みや疑問があっても、先輩に遠慮し後輩からはコミュニケーションがとりにくい傾向にあります。さらに部署をまたいだコミュニケーションも、連携するうえで欠かせないものですが、気軽にとりにくいのが現状です。
これらは職場の雰囲気にも影響され、特にひたすら仕事の効率だけを求めているような職場環境下では、コミュニケーションがとりにくい環境が形成されてしまっています。
1-2.働き方の多様化
前述した内容とも関連しますが、近年では、テレワークや時短勤務など働き方が多様化するにつれコミュニケーション不足が深刻化しています。
チームメンバーが必ずしも同じオフィスで仕事をしているとは限らず、些細なことを気軽に共有しにくくなっているでしょう。「相手に迷惑になるかもしれないし、わざわざメールや電話で確認するほどでもない」と遠慮する場面が増えると、次第にコミュニケーションをとることへのハードルが高くなり、悪循環に陥ります。その結果、チーム内での認識の齟齬や業務のミスが増える可能性もあるでしょう。
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2.社内SNSを活用することで得られるメリット
メールや電話と比べ、社内SNSは気軽に・速やかに情報を共有できるツールです。使い方次第では、想定していなかったメリットが得られることもあるでしょう。以下では、社内SNSを活用することで得られるおもなメリットについてご紹介します。
2-1.垣根を越えたコミュニケーションの活性化
社内SNSでは、誰でも気軽にコミュニケーションをとり合える環境が生まれます。メールや電話では、基本的には一対一のコミュニケーションに限定されますが、社内SNSなら一対一はもちろん、グループ全員での意見交換が可能です。
同じチーム内・部署内に限らず、普段はあまり関わらない、部署を越えたコミュニケーションも可能となります。その結果、組織全体のコミュニケーションが活性化し、新しいアイデアが生まれるきっかけにもなるでしょう。
2-2.業務のミスや認識の齟齬を防ぐ
仮に相手に質問したい内容があり、メールや電話で尋ねたとします。相手からの回答によって一度で解決すれば良いものの、少し経ってさらに疑問が生じた場合や念のため再確認したい場合、手間になってしまいます。
電話は文字として記録が残らないため認識に齟齬が生まれる可能性があり、一方のメールも、共有したいメンバーのメールアドレスをすべて入れて連絡を取っている場合は、何度も送るのは気が引けてしまうでしょう。
社内SNSなら、文字として記録を残しつつ会話のようにテンポよく意見交換が可能となり、業務のミスや認識の齟齬が発生しにくくなるでしょう。
2-3.エンゲージメントが向上する
社内SNSの活用によってコミュニケーションが活性化すると、エンゲージメントの向上にもつながります。ここでのエンゲージメントとは、「企業に対する従業員の愛着度、貢献意欲」のことです。
社内SNSは「○○を手伝ってくれてありがとうございました」など感謝の気持ちや、「このアイデア良いですね」「先日の資料とても参考になりました」など称賛の言葉を気軽に相手に伝えられます。そのため、社員は仕事に対するやりがいを実感しやすくなり、エンゲージメントやモチベーションの向上につながるのです。エンゲージメントが向上すれば、離職率の低下などの効果も期待できます。
2-4.社員のスキルアップにつながる
メールや電話の場合、ノウハウを蓄積・共有するのは難しい面があります。電話は文字として残りませんし、メールはあとから振り返ろうと思っても、1件ずつ開封し直さなければなりません。紙に印刷して手元に置いておいたとしても、紛失してしまう可能性もあります。
社内SNSには検索機能があるため、欲しい情報を欲しいときに見つけることができます。
ノウハウの蓄積はもちろん、チーム内・組織内での共有もスムーズにできるため、社員一人ひとりのスキルアップにつながるでしょう。
3.実際に導入する前に準備しておきたいこと
さまざまなメリットが得られる社内SNSですが、導入前の準備がなされていなければその良さを活かしきれません。以下では、社内SNSを実際に導入する前に準備しておきたい点を大きく3つに分けて解説します。
3-1.目的を明確化する
社内SNSの導入前に、導入の目的を明確にしておきましょう。
社内SNSはツールによって特徴や機能、オプションなどが異なるため、目的が曖昧だとどのツールを選べば良いかわからなくなってしまいます。
目的が明確になれば、自社に適したツールを選べるだけでなく、不要なオプションを追加せずに済むなどコスト削減にも寄与します。
例えば以下のような目的が挙げられるでしょう。
・コミュニケーションを活性化させたい
・タスクの進捗状況をチーム内で共有したい
・データの受け渡しを効率的に行いたい
・称賛文化を醸成したい
3-2.運用ルールの設定
導入の目的が明確になったら、社内SNSの使用に際しての運用ルールを設定しましょう。
社員が社内SNSを活用することを負担に感じてしまうと、導入しただけで浸透せず終わってしまいます。
例えば以下のような項目を盛り込むとよいでしょう。
・勤務時間外は原則返信しなくて良い
・急ぎの用事は、相手に急用であることがわかるように明記する
・「承知しました」「確認しました（問題なし）」は絵文字だけでリアクションして良い
ただし高頻度で運用ルールが変わってしまうと、ルールを理解するだけで時間がかかってしまい、結局負担が増えてしまいます。
実際に運用してからでないとわからない面も多いため、まずはモデル運用として一部のメンバーに使用してもらい、運用ルールについて吟味してから全体的な導入を進めるとよいでしょう。
3-3.導入後のサポート
社内SNSは、一部の社員だけが活用しても意味がありません。社内SNSの導入前に、導入後浸透するまでどのように社員をサポートするかも検討しておきましょう。できるだけ多くの社員が日々積極的に活用できるよう、活用を推進する担当者を決めたり、導入初期に一定の時間を確保し活用のレクチャーをしたりするなどの方法が挙げられます。
注意しなければならないのが、社内SNSの本来の目的が薄れ、「雑談のためだけのツール」「馴れ合うだけのツール」にならないようにすることです。
ただし、これらの点も考慮すると、実際にゼロの状態からルール制定、導入、定着までをすべて社内だけで実施しようとすると難しい面もあるでしょう。そのため、導入前から導入後までサポートしてくれるサービスを選ぶことをおすすめします。
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4.導入や運用がしやすいおすすめ社内SNS・5選
ここから、導入や運用がしやすいおすすめの社内SNSを5つご紹介します。「名前だけは聞いたことがある！」という方もいるかもしれません。それぞれ特徴や機能が異なるため、どのようなツールを活用したいか考えながらご覧ください。
4-1.Talknote（トークノート）
Talknoteとは、Talknote株式会社が運営する社内SNSです。
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特徴 |
・1つの投稿に対してコメントできるグループ機能で、オープンに情報を整理できる |
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料金 |
・初期費用＋基本プラン＋オプション |
4-2.Slack（スラック）
Slackは、世界中で人気を誇るビジネスチャットツールです。
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特徴 |
・豊富な外部サービスと連携できる |
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料金 |
・フリープラン：0円／月 |
4-3.Beat Shuffle（ビートシャッフル）
Beat Shuffleは、株式会社 Beat Communicationが運営する社内SNSです。
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特徴 |
・運用目的に合わせて管理画面をカスタマイズできる |
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料金 |
・ビジネスプラン：540円／月 |
参考：Beat Communication: 大企業導入実績多数！社内SNSのパイオニア
4-4.Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク） は、国産のビジネスチャットツールです。
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特徴 |
・誰でも使いやすいシンプルな機能 |
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料金 |
・フリープラン：0円／月 |
4-5.Unipos（ユニポス）
Uniposは、Unipos株式会社が運営するツールです。
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特徴 |
・最小限の時間で、感謝・称賛・激励のやりとりを行える |
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料金 |
・初期費用＋月額料金＋オプション |
参考：Unipos (ユニポス) | 社員が挑戦できる風土をつくる。
5.特におすすめの社内SNSツールは「Unipos」
ご紹介した5つの社内SNSのなかで、特におすすめのツールが「Unipos」です。
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5ｰ1.コミュニケーション活性化・エンゲージメント向上が可能
Uniposは、単にコミュニケーションがとれるというだけでなく、感謝の気持ちを伝える・振り返ることを重視したツールです。一緒に働くメンバーに感謝を感じたら、そのメッセージにポイント（ギフトや少額の金銭に交換可能）を添えて投稿することができ、送った投稿は全社員が確認できるタイムラインに表示されます。
コミュニケーションの活性化とともに称賛文化が醸成されることで、社員のエンゲージメントを高める効果が期待できるでしょう。
5ｰ2.導入準備から定着までしっかりサポート
実際に社内SNSを導入しようと思っても、ルール制定などの導入準備から定着までをすべて社内で実施するのは難しい面があります。
Uniposでは、500社以上の導入を支援してきたノウハウを活かし、ツールの導入準備はもちろん、社内への浸透から組織改革にいたるまでしっかりサポートする体制が整っています。
今まで社内SNSを活用した経験がない企業の方でも安心して導入を進められるでしょう。
5ｰ3.導入事例（株式会社CAMPFIRE）
国内最大のクラウドファンディング「CAMPFIRE」を運営する株式会社CAMPFIREでは、コロナ禍の影響で全社員フルリモート勤務へ移行しました。もともと、Slack（本記事4-2でご紹介したツール）を中心にオンラインでのコミュニケーションを行っていましたが、社員同士のつながりや関係性を可視化するためにUniposを導入したそうです。
Uniposを活用することでカジュアルなコミュニケーションが生まれ、さらにそのやりとりが社内でオープンに共有されるため、社員間のつながりが見えやすくなりました。
フルリモート勤務という環境下でも、コミュニケーションは不足するどころか活性化し、新入社員も含め社員にとっての「新しい居場所」となっているようです。
より詳しい導入までのストーリーは、以下の記事をご覧ください。
参考：CAMPFIREが全社員フルリモート勤務でもコミュニケーション不足にならなかったUnipos活用方法
働き方の多様化が進むなか、社内コミュニケーションの活性化は重要な課題の一つです。コミュニケーションを活性化させ、風通しの良い組織風土の醸成を目指したい方は、Uniposの導入を検討してみてはいかがでしょうか。