社内コミュニケーションの活性化は社員のモチベーションを高め、生産性を向上させるために欠かせません。しかし、企業の多くは社員間の交流に課題を抱えているという実情があります。
本記事では社内コミュニケーションの必要性や得られること、交流を促す施策や成功事例を解説します。
社内コミュニケーションはどうして必要？
業務を円滑に進めるためには社員同士の交流が不可欠であり、社内コミュニケーションの活性化が重要です。近年はテレワークの普及や価値観の多様化などで、社内コミュニケーションが課題となっている企業も少なくありません。
ここでは、社内コミュニケーションとは何かを確認しつつ、社内コミュニケーションが重視される理由についてご紹介します。
そもそも社内コミュニケーションとは
コミュニケーションとは、言葉や文字を使い、考えや気持ち、価値観を相手に伝えることです。職場のシーンでは、社員同士が必要な情報やスキル・ノウハウを共有し、関係性を深めることを指します。
社内コミュニケーションの活性化により業務がスムーズに行われ、社員のモチベーションも高まります。反対に社内コミュニケーションが取れていない職場は業務効率が悪く、社員の定着率も下がる傾向にあります。
社内コミュニケーションが必要な理由
近年は社内コミュニケーションを重視する企業が増えています。社内コミュニケーションが必要とされる理由は、コロナ禍の影響や働き方改革でテレワークの普及が進んだこと、社員の価値観が多様化していることなどがあげられます。
テレワークの導入では社員同士の交流がメールやチャットなどに限られてしまい、何気ない雑談などの交流が減っている状況です。意識的に社員同士の交流を促す施策が求められます。
また、インターネットの普及でさまざまな情報が手に入る現代では、社員の価値観も多様化しています。自分と異なる価値観への理解を深めるためにも、積極的な交流が必要とされている状況です。
社内コミュニケーションの活性化によるメリット
社内コミュニケーションの活性化により、企業には以下のようなメリットがあります。
- 社員のエンゲージメントが高まる
- 情報共有が円滑になる
- 業務効率アップによる生産性が向上する
- 離職率が下がる
日々の業務を円滑に進めるには、職場のコミュニケーションが欠かせません。近年は社内コミュニケーションの重要性を認識し、活性化に注力する企業が増えています。社内コミュニケーションの活性化は企業の重要な経営課題であり、トップが先頭に立って全社的に取り組むことが必要です。
社内コミュニケーションの活性化によるメリットを詳しく解説します。
社員のエンゲージメントモチベーションが高まる
社内コミュニケーションが活性化すると社員同士が気軽に意見交換できるようになり、自分の考えや気持ちを安心して発言できるようになります。心理的安全性が高まり、社内で共有できる情報量も増えて業務に取り組みやすくなるでしょう。その結果、仕事へのやりがいやモチベーションアップにつながります。
社内コミュニケーションの活性化で上司や同僚との信頼関係も深まるだけでなく自発的な貢献意欲をもつ社員が増え、会社への愛着心も高まることでしょう。
社員エンゲージメントの向上は、情報漏えいや不正行為などコンプライアンス違反の抑制にもつながるでしょう。企業経営におけるリスクの低下にも役立ちます。
情報共有が円滑になる
社内コミュニケーションが円滑に行われることで、連携が必要な業務で情報共有がスムーズになるのもメリットです。
チームや組織全体で複数の人が関わる業務や他の部署と連携して進める業務では、特に社内コミュニケーションによる情報共有が大切です。社員同士の意思疎通が円滑になることで情報を正しく共有でき、ノウハウも伝わりやすくなります。課題解決や目標達成もスピーディになるでしょう。
社員間の交流がスムーズになれば、何気ない会話から新しいアイデアが生まれやすくなります。イノベーション創出の可能性も高まるでしょう。
業務効率アップによる生産性が向上する
社員のモチベーションが高まり情報共有も円滑に行われることで、生産性も向上します。業務分担もスムーズに行われ、社員同士が助け合うため業務効率も高めます。問題が起きたときもすぐに相談できる環境になり、早い解決を実現できるでしょう。
社内の交流が活性化して連携がうまく取れていると、業務の質も向上します。顧客へのより良い提案・サービスが生まれるでしょう。顧客満足度の向上につながり、企業イメージも高まります。
離職率が下がる
社員同士が円滑にコミュニケーションできる職場は風通しが良く、離職率も低下します。
社内コミュニケーションが円滑ではなく、社員同士の摩擦が生じていると離職の原因になることも少なくありません。
人間関係に関する悩みのなかでも、特に多いのが「上司との人間関係」とされています。仕事上、関わりを避けることが難しいポジションであるため、問題にあがりやすいのです。
社員同士のコミュニケーションのとれた職場は良好な関係性が築かれるため、人間関係が重要な役割を果たしていることがわかりエンゲージメントを高めた社員は自社への不満が少なく仕事への意欲も高く、モチベーションも高い傾向にあるため、
社員の定着率が上がるでしょう。離職率の低い職場は対外的に「働きやすい会社」というイメージを与え、求人に際しても高いPR効果が期待できます。優秀な人材の確保につながるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化させるアイデア
社内コミュニケーションの活性化はさまざまなメリットがある一方、コミュニケーションの不足した職場は企業経営にとってデメリットが多くなります。
社員のコミュニケーションが不足していると感じたら、企業側が積極的に対策を講じることが重要です。
ここでは、社内コミュニケーションを活性化させるアイデアを7つご紹介します。
社内イベントを開催する
社内イベントの開催は、社内コミュニケーションを活性化させるのに有効な方法です。業務を滞りなく進めるうえで、従業員同士の円滑なコミュニケーションは欠かせません。
仕事中はあまり話す機会のない社員同士でも、リラックスした場所であれば親睦を深められ職場の雰囲気も明るくなります。
特に社内イベントは、他部署との交流に効果的です。毎日の業務では同じ部署の社員としか関わらず、他部署の社員についてよく知らないというケースも少なくありません。しかし、全社をあげたイベントを開催することで他部署の社員と交流ができ、お互いによく知ることができます。業務で困ったときにも声をかけやすくなるでしょう。意見を交換し、新しいアイデアを生み出すきっかけにもなります。
定期的な社内イベントの開催は社員の気分転換にもつながり、リフレッシュすることで生産性の向上にもつながります。
社内イベントにはさまざまなアイデアがありますが、定番として行われているものは以下のようなイベントです。
- 懇親会
- 社内表彰
- 社内運動会
- ボーリング大会
- スポーツ観戦
- シャッフルランチ
懇親会はいわゆる飲み会のことで、年末年始や社員の異動時など多くの企業で行われています。ただ居酒屋で席を囲むだけでなく、会場を借りてビンゴなどのゲームを取り入れることにより、イベントとしてさらに盛り上がるでしょう。
成果を出した社員を表彰するイベントも、社内コミュニケーションにつながります。表彰を受けた社員はさらにモチベーションを高め、ほかの社員も「次は頑張ろう」と意欲を高めるでしょう。
社内運動会やボーリング大会は誰もが楽しめ、盛り上がるイベントです。また、スポーツが苦手な社員も参加しやすいのがスポーツ観戦です。一緒に応援することで、会話も弾むでしょう。
シャッフルランチとは他部署や上下関係が異なるなど、社内で交流のない社員同士でランチの機会をつくるイベントです。ランチの場であれば気軽な話ができ、交流を深められます。
社内報を活用する
社内報も、社内コミュニケーションの活性化に役立つ方法です。上司や部下、経営層と社員という縦の関係や、社員・部署間という横の関係をつなぐ役割を果たします。社内のすべての情報を集約でき、どこにいる社員でも共有が可能です。
部署が分かれ、支社など拠点の多い企業では、各部署や拠点同士でのコミュニケーションがとれないという課題を抱えがちです。規模が大きくなって多くの事業が生まれていくほど、他の社員や部署、あるいは会社の方向性についての理解が進まないという課題も増えていきます。
社内報はこれらの課題を解決するために役立ちます。各部署の特集ページを設けることで、業務では関わりのない他部署がどのような仕事を行っているかを知ることができます。
経営理念や事業戦略を社内報でわかりやすく発信することで、社員と共有し浸透させることもできるでしょう。
近年は紙だけではなくWebやSNS、動画配信などで情報を発信する社内報も増え、より早く情報を伝えたいときに効果的です。従来の社内報はただ一方通行の情報発信だったものが、コメント機能などフィードバックの仕組みにより双方向のコミュニケーションができるというメリットもあります。
1on1ミーティングを実施する
上司と部下のコミュニケーションを活性化する方法として効果的なのが、1on1ミーティングです。1on1ミーティングとは、上司と部下が定期的に1対1で話し合う人材育成手法のひとつで、定期的に行うことで効果を発揮します。1on1ミーティング会議ではなく対話です。腹を割って率直に話し合える関係性を築き部下の成長をサポートするものです。
部下の悩みを聞いたり、課題を解決したり、人材の定着にも役立ちます。社員の成長を促すのに有効です。
1on1ミーティングの実施により、上司と部下の信頼関係が構築され、風通しの良い職場づくりにも役立つでしょう。
定期的に上司が自分の話に耳を傾けてくれるという環境をつくることは、社員の心理的安全性の向上にも貢献します。仕事の悩みを相談するなど気軽なコミュニケーションの経験を重ねることで、社員のモチベーションも高まるでしょう。
フリーアドレス制を導入する
社内コミュニケーション活性化のため、フリーアドレス制を導入するという方法もあります。フリーアドレス制とは社員の席を固定せず、ノートパソコンなどを活用しながら好きな席に座って働くワークスタイルです。
そのとき空いている席を使う方式で、座る場所が固定されないため、さまざまな人と関わる機会ができます。他部署の社員や役職の異なる人と近い席になることもあり、従来は触れ合うことのなかった社員同士がコミュニケーションを取れるのがメリットです。
さまざまな人とコミュニケーションを取ることにより、新しい発想を得たり異なる視点で物事を考えたりできるようになります。
また、管理職にとっては部下と接する機会が増え、部下の悩みや問題に気づきやすくなるのもメリットです。
フリーアドレス制は組織変更やプロジェクトの開始などで配置を変える必要がなく、メンバーの増減などの際も臨機応変に対応できるという利点もあります。
一方、フリーアドレス制の導入は幅広くコミュニケーションが取れるというメリットがあるものの、チーム内のコミュニケーションが取りづらくなるという懸念もあります。そのような場合には、部署ごとにエリアを決めてフリーアドレスにする「グループアドレス」を採用するとよいでしょう。また、職場に慣れない新入社員がいる部署は席を固定するなど、状況に応じた運用が求められます。
リフレッシュスペースを設置する
社内にリフレッシュスペースを設ければ、休憩時間にリラックスした状態でコミュニケーションができます。部署間の交流を促すために、全社的なオープンスペースを設けるとよいでしょう。仕事を離れた場所では、自然な会話も生まれやすくなります。普段は話しかけづらい上司や先輩社員とも交流しやすくなるでしょう。
開放感のあるリフレッシュスペースは心身ともにリラックスでき、仕事の作業効率も上がります。仕事が行き詰ったときなどにリフレッシュスペースで一息つけば、オン・オフの切り替えに役立つでしょう。
社内にリフレッシュスペースがあることは「働きやすい職場」というイメージを与え、「職場環境に配慮している会社」という印象を持たれます。企業イメージの向上にもつながるでしょう。
リフレッシュスペースはただ場所をつくればいいというわけではなく、コミュニケーションが生まれやすいようなくつろげる空間を演出することも大切です。
カフェのようなおしゃれなデザインにしたり、職場のスペースにはないウッド素材で落ち着ける空間にしたりするなど、工夫してみるとよいでしょう。
また、リフレッシュスペースには以下のようなグッズを備えるのもおすすめです。
- フリードリンクやお菓子類
- コミュニケーションが生まれやすいボードゲーム
- 観葉植物
- 雑誌や書籍
- マッサージ機やトレーニンググッズ
グッズにも配慮することにより、リフレッシュ効果をより高められるでしょう。
社内コミュニケーションツールを導入する
テレワークを採用した会社で社内コミュニケーションを活性化するためにおすすめなのが、社内コミュニケーションツールの導入です。社内コミュニケーションツールとは、社内SNSやビジネスチャットのようなツールのことです。個人同士はもちろんのこと、グループ作成をすれば複数人でやり取りをすることも可能です。
絵文字やリアクションで返事を返せる機能もあり、フランクに使えるのがメリットです。
文字だけでなく、SNSのような「いいね！」の機能や感情を表す絵文字をおくる機能があり、手軽なコミュニケーションができます。また、アプリをスマホにダウンロードし、営業などの外出先でも確認するなどコミュニケーションの機会が増えることになり、自然に社内コミュニケーションが活性化していくでしょう。
チャット機能のほかに、ファイルの共有・管理やオンライン会議ができるビデオ通話・音声通話などの機能が備わっています。
社内コミュニケーションツールの活用で、テレワークでも円滑なコミュニケーションがとれるようになるでしょう。
コミュニケーションの手段にはメールもありますが、メールのやり取りでは挨拶文を書くなどの手間があり、返信をもらうまでに時間もかかります。一方、社内コミュニケーションツールのチャット機能であれば、リアルタイムで気軽にやり取りができるのがメリットです。また、チーム単位や部署単位でチャットグループを設定することで、業務の進捗状況を共有し、迅速なやり取りができます。
チャットではオンライン上の会議もでき、オフィスワークの場合でも全員が同じ場所に集まる必要がなくなります。外出先など離れた場所からでも会議に参加できるため、コスト削減につながるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化には、社員同士で報酬をおくり合えるピアボーナスも役立ちます。ピアボーナスはアプリや社内チャットツールから、感謝や評価など称賛のメッセージとともにポイントをおくる制度です。
称賛のメッセージを貰う側はポイントを貰うことになり、貯まったポイントは会社が用意した特典と交換できます。
ピアボーナスで称賛のメッセージや報酬をおくり合うことで、コミュニケーションが生まれるきっかけになります。お互いを称賛し合う習慣が定着すれば職場の雰囲気が明るくなり、他者を褒めるという組織風土が醸成されます。褒められることで社員のモチベーションは上がり、仕事への意欲も高まるでしょう。
ピアボーナスのカテゴリーでNo.1の評価を得ているのがUnipos（ユニポス）です。幅広い規模・業種での導入実績があり、多くの企業が社内コミュニケーションの活性化を実現しています。
例えば、社内コミュニケーションが不足していて部署間のつながりが薄く、連携が図れないという課題にUniposは役立ちます。称賛メッセージの投稿はタイムライン形式で可視化されるため、他部署の社員の活躍を知り、相互理解が深まります。部署をまたいだコミュニケーションが活性化するでしょう。
また、 Uniposの利用データから組織状況を可視化できるため、Uniposを使用している部署と利用していない部署の違いが明白になります。課題のある部署を特定してマネジメント層に利用を促すなど、組織の強化に役立ちます。
課題解決の詳細は、こちらの記事で紹介しています。
社内コミュニケーションを活性化する「Unipos」の詳細はこちら
社内コミュニケーション活性化の成功事例
社内コミュニケーションの活性化を図るには、実際に取り組んで成功している事例が参考になります。
例えば、ヤフー株式会社にはインターナルコミュニケーション室があり、社内コミュニケーションの活性化に向けてさまざまな施策を行っています。
課題やその解決に向けた取り組みは企業ごとに異なりますが、成功事例を見ることで施策のヒントが見つかるでしょう。
ここでは、社内コミュニケーションの成功事例をご紹介します。
社員向け動画ニュースの発信【ヤフー】
ヤフー株式会社のインターナルコミュニケーション室では、社内コミュニケーションの活性化を目指して社内やグループ会社内における広報活動を行っています。イベント開催や社内広報記事の作成などが主な仕事です。
コロナ禍の影響でリモートワークに移行する社員が増えるなか、会えない状況でこそ顔の見えるコミュニケーションをしようと企画されたのが社員向け動画ニュース「今週のYahoo! JAPAN」です。
2021年4月から毎週水曜日に公開されており、担当者によるサービスの紹介やIT業界のニュース、データの解説コーナーなどを配信しています。
リモートワークで日々の業務に集中していると、どうしてもコミュニケーションが少なくなりがちです。そのような状況のなかでインターナルコミュニケーション室では、自分の担当領域だけを見るのではなく「ヤフーとして未来を創っていく」という帰属意識を感じるきっかけを作りたいとしています。
インターナルコミュニケーション室では動画ニュースのほか、写真とテキストによる社内広報記事も発信しているのが特徴です。いろいろな手段で情報発信をすることにより、社員がそれぞれ自分に合うものを選び、社内コミュニケーションが促進されていくことを目指しています。
シャッフルランチを導入【メルカリ】
フリマアプリの「メルカリ」を運営する株式会社メルカリでは、シャッフルランチやメンターランチなど、積極的にチーム以外のメンバーとランチを食べながら交流を促すコミュニケーション施策を設けています。どちらもランチ代は会社が負担する制度です。
シャッフルランチはメルカリ全社員からランダムに組み合わせた5〜6名のチームでランチを行い、他部署との交流の場として活用されています。全社員とのシャッフルランチであるため、初対面同士のランチになる場合も少なくありません。
シャッフルランチでの交流では他部門の視点を取り入れ、仕事の質を高めることにも役立っています。
メンターランチは新入社員が出社日から1週間、メンターと一緒に社内のさまざまなチームの人とランチに行くことです。
新入社員が早く環境に馴染み、企業文化を学ぶ機会になっています。
カジュアルなコミュニケーションを実現【サントリーパブリシティサービス】
サントリーパブリシティサービス株式会社は、企業のPR施設や文化施設、公共施設の運営管理を行う会社です。同社は拠点ごとにマネジメントラインがある縦割りの組織であり、拠点間、および本部と拠点のコミュニケーションが不足しているという課題がありました。そこで、コミュニケーションを活性化して縦割り組織を解消するプロジェクトが発足し、その一環としてUniposを導入したという経緯があります。
同社のスタッフは主に施設の受付などで働いているため、業務中にスタッフ同士がコミュニケーションを取ることが難しいという事情がありました。しかし、Uniposを通じて感謝や称賛をおくり合うことでスタッフ同士のコミュニケーションが増え、それが可視化したことでチームワークの強化につながったということです。
また、感謝や承認をおくり合うことでスタッフの承認欲求を満たし、自ら成長したいという想いを後押しすることにもなりました。
Uniposは時間や場所を選ばず、気軽にメッセージをおくり合える「雑談のプラットフォーム」となり、カジュアルなコミュニケーションを実現する場となっています。
拠点内だけでなく、職場や役職を越えたコミュニケーションも生まれ、横やナナメの関係性を構築できました。
さらに、Uniposの利用でコミュニケーションが活性化されただけでなく、相手の良いところを探し、感謝を言葉にして伝え合うという行動が増えてきたというメリットも得られています。また、チームの変化は業務にも好影響を与えるという成果もありました。
コミュニケーションツールを導入【富士製薬工業】
医薬品メーカーの富士製薬工業は専門性の高い仕事のため部署間の異動が少なく、全国に展開する拠点間・部署間のコミュニケーションが不足しているという課題がありました。そのため、社内コミュニケーションの活性化と心理的安全性の向上を目的に、Uniposを導入しています。
同社は医薬品を生産する工場、研究開発部門のほか、全国各地に営業部門などがあり、それぞれ専門性が高いため、部門横断的なコミュニケーションが少ない状況とと考えていました。
ところがUniposを始めると、少ないと思われていた、部門間のコミュニケーションが
見える化し、実は、社員同士がお互いに感謝の気持ちを表す方法を求めていたことが
わかりました。Uniposにより社員の心理的安全性が向上し、さらに社内の交流が活性化することを期待しています。
Uniposの活用では、社内に現場浸透チームを組成することで効果を上げています。オンライン会議のときに5分間をUniposの活用にあてる「Uniposタイム」を設けたり、工場では食堂の掲示板を活用して周知を図ったところ、普段はパソコンをあまり使わない部署でもUniposの活用が進み、コミュニケーションが活性化したということです。
また、素敵な投稿や拍手の回数などを表彰することで、さらに効果を高めています。 Uniposで表彰を盛り上げることでUniposを見る人が増え、それをきっかけに Uniposの活用が進むという好循環が生まれました。
社内コミュニケーションの活性化で働きやすい職場をつくろう
近年はテレワークの普及により、社内コミュニケーションに悩む企業も増えています。社内コミュニケーションの不足は生産性の低下や社員の離職などにつながるため、活性化の施策は重要です。
社内イベントの開催やリフレッシュスペースの確保など、活性化のアイデアは豊富にあります。ピアボーナスの導入で、職場に称賛文化を醸成することも効果的です。自社に合う方法を見つけ、社内コミュニケーションの活性化を推進しましょう。
