社内では、日常的にどのように仕事上のコミュニケーションをとっていますか?
コミュニケーションツールは、情報共有や意思疎通をスムーズに行うためのものです。
ビジネスに特化したコミュニケーションツールを使えば、手軽に素早く情報共有が可能になります。そこでここでは、おすすめのコミュニケーションツールを紹介します。
1.コミュニケーションツールが今重要視されているのはなぜ
さまざまな企業から注目されているコミュニケーションツールですが、なぜ今、重要視されているのでしょうか。
社内コミュニケーションを活性化させ、情報共有を円滑にすることが求められています。その背景には、さまざまな変化が関係しているのです。
1-1.働き方が多様化したから
社内コミュニケーションの円滑化が必要なのは、働き方が多様化したからです。
特に、働き方改革の推進によって職場環境の改善や生産性向上が優先事項となり、残業や全員が定時出社ということが減ってきました。
このような働き方に代わり、フレックスタイムやリモートワークが導入されるようになったことで、同じ空間で直接顔を合わせて対話をしながら働く機会が減ってきたのです。
また、非正規雇用の採用も増えるなど、さまざまな立場の社員が社内に混在する環境が一般的になりつつあります。
そのため、回覧や社内掲示板など従来の方法で情報共有するのが難しくなっているのです。
別々の空間にいる社員同士を、どのようにして結びつけるかが、社内の生産性を上げ、良好な社員同士の関係を築くために必要不可欠な視点といえます。
1-2.社員が会社に対して求めるものが変わったから
少し前までは終身雇用制度のもと、一度就職した会社で定年まで働くのが一般的でした。
転職というのは稀で、会社に不満があるなど、その理由はネガティブなものが多かったのです。
しかし、今では転職は特別なものではありません。むしろ、自分のよさをより発揮できる環境で働きたいなどのポジティブな理由へと変換してきています。
また、同じ社内にさまざまな価値観やバックグラウンドをもつ社員が集まっていることも挙げられます。
そのため、会社側は社員の離職防止策として快適な職場環境づくりや、社員のニーズを汲みとり応えたりすることが求められるようになりました。そのためには、社内コミュニケーションが欠かせないのです。
1-3.社内コニュニケーションが不足すると？
社内コミュニケーションが不十分だと、作業効率の低下や社内の雰囲気が悪くなることや、離職率の増加、個々の能力が最大限に発揮できないなどさまざまなリスクが高まります。
指示がきちんと伝わらなかったり、報告が十分でなかったりすると、無駄な作業が増えたり行き違いが生じたりすることもあるでしょう。
その結果、社内のみならず顧客に対しても迷惑がかかるということにもなりかねません。
また、社内の雰囲気が悪くなると、モチベーションが下がったり、一人ひとりが能力を思うように発揮できなくなったりします。すると、チーム力が下がり、会社全体の生産性が下がるといった悪循環に陥る可能性も高まります。
また、社内コミュニケーションが少ないと、お互いに今どんな業務に取り組んでいるのかを把握しづらくなります。
監視がない状況になり、不正行為や怠慢を招くことがあるかもしれません。
また、顧客から問い合わせや質問があったときに、迅速で適切な対応も難しくなります。その結果、顧客からの信用を失い営業機会の損失につながってしまうでしょう。
このように、社内コミュニケーションがスムーズにいかなかったり不十分だったりすると、会社にとって大きなリスクを招く可能性があります。
そのため、コミュニケーションツールを使い、効率的かつ丁寧に社内コミュニケーションをとる必要があるのです。
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2.コミュニケーションツールを導入するメリット
コミュニケーションツールを導入することで。どのような効果が得られるのでしょうか。
2-1.会社全体の業務効率化
コミュニケーションツールを導入すれば、業務の効率化が可能となります。
仕事上の1日の送信メール平均数は11.59通となっており、メールの作成には平均5分かかっているというデータがあります。
つまり、1日に約1時間もの時間をメールの作成に費やしているのです。
ビジネスメールの場合、ある程度形式に則って書く必要があり、さらには誤字脱字、情報の漏れがないようにとさまざまな点に気を配って作成していることが、原因のひとつといえます。
しかし、コミュニケーションツールを活用すれば、SNSのように一言で気軽にやり取りをすることができます。
自分の名前や宛先を記載する必要もなくなり、用件のみを伝達できるようになるのです。その結果、一通のメッセージ作成にかかる時間を大幅に削減することができます。
また、部署やチームごとにトークルームを設定することで、複数人で業務の進捗状況を共有できるというメリットもあります。
進捗状況を確認する手間が省け、報告にかける時間も減るため、個人と会社両方の業務効率化につながるといえるでしょう。
2-2.対面の会議削減による時間の捻出とコストの削減
これまで対面で行っていた社内会議を、チャット機能を活用したやり取りに変えることで、対面の会議数を減らすことができます。
さらに、チャットを使えば議事録としてログが残るため、わざわざ参加者の誰かが議事録を作成する必要もなくなるのです。
チャット機能だけでなく、ビデオ会議の機能を備えたコミュニケーションツールもあり、離れた場所にいる相手が移動することなく会議に参加することができます。
つまり、移動時間の短縮につながるのです。さらに、必要なタイミングで必要な人にのみ声をかけることができるため、スケジュール調整の時間短縮にもつながります。
また、対面の会議の場合、資料を作成して印刷したり遠方から会議場所まで移動したりすることで、会議のためのコストが発生します。
コミュニケーションツールを使えば、これらのコスト削減もかなうのです。
2-3.社内の雰囲気がよくなり業務の品質と生産性が上がる
コミュニケーションツールは、文字だけでなく絵文字やスタンプを使ったコミュニケーションをとれるのが特徴のひとつです。
また、ツールによっては相手のメッセージに対して「いいね」とボタンを押して反応する機能を備えているものもあります。
カジュアルなコミュニケーションがとれることで、気軽に活用することができ、スマートフォンで気軽にやり取りができるため、コミュニケーションの機会が増えて社内の雰囲気がよくなることが期待できます。
情報共有の機会も増えることで、ふだんからそれぞれが考えたり課題に感じたりしていることをタイムリーにくみ取れるようになり、社員同士のチームワークが向上します。
その結果、業務の品質や生産性の向上が期待できるのです。
3.コミュニケーションツールの種類と効果
コミュニケーションツールには、いくつかの種類があります。
3-1.Web会議ツール
Web会議は、テレビ会議より手軽に導入できるコミュニケーションの方法です。そのための機能を備えているのがWeb会議ツールです。
多くの場合アプリなので、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも会議に参加することができます。
音声のみでのWeb会議も可能なタイプが多く、必要に応じてカメラのオンオフを使い分けるとよいでしょう。
Web会議ツールは、モニターや専用の回線が不要なため、初期費用が安いというメリットがあります。
クラウド型であればサーバーを設置する必要もないため、初期費用は無料です。運用にかかる費用はシステム利用料のみなので、トータルコストを低く抑えられます。
これまでの会議がWeb会議に切り替わると、意思決定のスピードが上がるという効果が期待できます。今日の会議ですぐに決定したいけれど、上層部が外出しており数日もどらないということもあるでしょう。
しかし、Web会議ツールを導入していると、外出先からでも同時に会議に参加でき、意思決定をスピーディーに行うことができるのです。
さらに、遠方の営業先にわざわざ足を運ばなくても商談できるようになり、労働生産性が上がるのも効果のひとつといえるでしょう。
3-2.チャットツール
ビジネス用のチャットツールとは、個人向けチャットにビジネスに役立つ機能を付け加えたものです。
例えば、スレッド表示やクラウドを介したファイルの保存・共有、メッセージの検索、タグ付けといった機能を備えたものがあります。
セキュリティー面も強化されており、人事異動や組織単位でのメンバー管理にも利用できます。
働き方の多様化により、出勤時間がバラバラになったり、テレワークが導入されたりし、同じ時間に同じ空間で全社員が仕事をするということが難しくなりました。
そのために生じるコミュニケーション不足を、チャットツールはカバーする効果があるのです。
やりとりが記録に残るため、見ていなかった、聞いていなかったというトラブルが起こりにくくなります。
3-3社内SNS
社内SNSは、タイムラインへの投稿やデータのアップロード、メッセージの送受信など個人用SNSの内容と同じような機能が使えるコミュニケーションツールです。
データを効率的に送付し、気軽なコミュニケーションができるという点で人気を集めています。
チャットツールとよく似ていますが、チャットツールが少人数のやり取りや個人の記録に適しているのに比べ、社内SNSは広い範囲でのコミュニケーションに活用できるのが異なる点です。
部署間やチーム間のみならず、会社全体での情報共有にも便利です。
社内SNSの大きな効果は、情報共有が効率的にできることです。
電話と違い、情報の受け取り手は、自分のタイミングで情報を受け取ることができ、送り手も相手のタイミングに合わせて情報を伝える必要がなくなります。
そのため、情報共有が素早く効率的にできるようになります。また、自分の投稿に対して「いいね」などの反応がつくことで、モチベーションが高まるという効果も挙げられます。
コミュニケーションが活性化することも予測できるため、社内の風通しがよくなって部署を超えたやり取りが増えるでしょう。
コミュニケーションが活発になり、社員のモチベーションが上がれば、会社全体の生産性アップが見込めます。
見えなかった貢献をオープンに！コミュニケーションを深化させるUniposとは？
4.おすすめのコミュニケーションツール3つを紹介！
ここでは、おすすめのコミュニケーションツールを3つ紹介します。
4-1.Slack (スラック)
アメリカで生まれた社内SNSツールです。
画像共有やリマインダー、チャット機能などさまざまな機能を兼ね備えています。
中でも、インテグレーション機能はSlackならではの機能といえるでしょう。SkypeやGoogleカレンダーなど他のサービスとの連携が可能です。
Googleカレンダーに記載しているスケジュールの期限が近づくと、Slackに通知がくるシステムです。また、他者との共有チャンネルが一覧で見られたり、未参加のプロジェクトでもチャンネル内のやり取りを遡って確認したりすることができます。
プロセスや、状況が可視化できるツールとして人気があります。
4-2.Microsoft Teams (マイクロソフト チームズ)
Microsoft Teamsには、225の国と地域で使える電話会議機能が備わっており、国内外でのコミュニケーションを頻繁にとる会社に適しているツールです。
ExcelやWordといったMicrosoft製品の活用も効果的に行いながら、Web会議のサポートをしてくれます。
4-3.Unipos(ユニポス)
Uniposの特徴は、社員同士が激励や賞賛、感謝を送り合えること（ピアボーナス）で、大手企業にも導入実績があります。
さらに、組織課題の解決まで導く戦略的支援やアナリティクス機能、セキュリティ機能など、さまざまなサービスが充実しています。
ポイントは、カスタムリワードかインセンティブ、SDGsから選択して配当可能です。
5.特におすすめのツールは「Unipos」
数多くのコミュニケーションツールの中から特におすすめしたいのが、「Unipos」です。
社員同士が日頃のよい行動や仕事の成果を評価し、経済的報酬を送り合う「ピアボーナス」の仕組みづくりを助けてくれるコミュニケーションツールです。
組織の活性化や変革のために、日本でも多くの企業が採用しています。
5-1ピアボーナスを無理なく日常化してくれるツール
Uniposでは、毎週400ポイントが全社員に支給され、その400ポイントを社員同士で送り合うことができます。
ポイントを送る際には、感謝の言葉を添えることができ、チャットツールやスマホから簡単に投稿できるため続けやすいのがメリットです。
誰に何ポイントを送るのかは、社員一人ひとりが自分で決めることができ、誰が誰に何ポイント送ったのかはタイムラインでいつでも公開されています。
このタイムラインを見てポイントを送るときに、やり取りを素敵だと思った際には「拍手」ボタンを押してポイントを送った人と送られた人の両方にポイントを送ることができます。
使い切れなかったポイントは翌週に失効することもあり、ピアボーナスを利用したくなるような仕掛けが随所に散りばめられています。
ちなみに、1ポイントを何円にするかという設定も、会社側で自由に決めることができます。
また、Uniposは社員にとって業務のヒントになることもあります。
部門や支店を超えてメッセージを送り合うやり取りがタイムラインで見えるため、どの部門が連携し、どう機能しているのか、社内でどのように仕事が流れているのかということがわかってくるからです。
その結果、新しいアクションを起こしたいときにUniposで見かけたあの部署同士のつながりを頼ってみようなど、アイデアを得るきっかけになることもあります。
5-2導入事例：医療法人社団新潮会
もともと盛んだったコミュニケーションを、さらに活性化する目的でUniposを導入しました。
その結果、組織状態の可視化や採用活動への好影響といった効果も得られるようになったのです。
導入においては、キャンペーンを実施することで強制的ではなく自発的な利用を促す工夫を行いました。
職員同士で評価し合い、その評価をタイムラインで公開することで、これまでは見えにくかった縁の下の力持ち的な職員の存在を周囲が知ることとなり、モチベーションアップにつながっています。
また、新入職員の活躍を院内全体で共有できるようになったのも、導入による効果といえるでしょう。
採用説明会でもUniposで社内コミュニケーションの活性化に取り組んでいることを紹介することで、興味をもってくれる人が増えたというメリットもありました。
6.コミュニケーションツールを活用して働きたくなる環境を作ろう！
働き方が多様化する中で、キーポイントとなるのは社員同士のコミュニケーションをいかにスムーズに的確に行うかという点です。
これまでの方法ではカバーしきれなかった部分を、コミュニケーションツールはしっかりカバーしてくれます。
同じツールでも、自社にぴったりの活用方法を考えることで、さまざまなアレンジが可能です。
他社の導入事例も参考にしながら、コミュニケーションツールを導入してみませんか。