500社超の導入から見えたタイプ別社内SNSおすすめ5選と定着の為の6ポイント

テレワーク長期化で社内連携が弱まる前に取り組むべきこととは?ー無料webセミナー開催中

 

社内SNSを「本当に」定着させるためには、押さえるべきポイントがある。

そのことに気がついたのは、お客様に自社のサービスを導入していただく過程からでした。

私の勤める会社では、社内コミュニケーションや組織課題を解決するHRテックを提供しています。

これまでに、500以上の会社にご導入いただいてきました。

そのサービ自体は、社内SNSとは異なるものなのですが、

社内SNSと同様、全社を巻き込み、より多くの従業員の方に使い続けてもらうことで、真価を発揮できるサービスです。

導入・定着の過程で抑えるべきポイントが社内SNSとかなり似通っているため、

そうした数々の組織への導入から得た知見が皆さまのお役に立つのではないかと思い、今回この記事を執筆しました。

この記事では、

社内SNS導入を「本当に成功させるための」6つのポイント

をお伝えします。

また併せて

・社内SNSオススメ5選
・社内SNSの詳細な導入事例

についても紹介しています。

社内SNSに興味のない方もいらっしゃるかもしれませんが、

社内SNS導入を成功させるポイントや考え方は「社内を巻き込んで組織を変える」上でも、参考になる点が多くあるのではないかと思っています。

本記事が、微力ながら、あなたの組織を一歩前へ進めるお役に立てることを願っています。

1.社内SNSとは何か

社内SNSとは「公開範囲を社内に限定したSNS」、もう少し詳しく言うと「SNSの機能や特徴を活かして、組織課題解決や業務支援を図るツール」のことです。

2004年にGREEmixiが誕生し、日本でもSNSが爆発的な広がりを見せて以来、FaceBookTwitterInstagramと、私達の生活はSNS抜きでは考えられないものになりました。

こうしたプライベートでのSNSの広がりを背景に、SNSのもつオープンで気軽、フラットなコミュニケーションをビジネスにも取り入れ、組織課題解決や業務効率化に活かそうという試みが、少しずつ広まっていきました。

2006年にはNTTデータ、2007年には東京海上日動システムズが導入開始したのを皮切りに、今日に至るまで様々な社内SNSツールが登場し、多くの企業で導入されています。

「社内情報共有ツールの利用状況に関する調査」

 

 

実施者:キーマンズネット

実施期間:2019627日~718

答者数;303

キーマンズネット「社内情報共有ツールの利用状況 2019

https://www.keyman.or.jp/kn/articles/1908/01/news012.html

キーマンズネットが昨年実施した調査によれば、「社内SNS」もしくは「ビジネスチャットツール」、もしくはその両方を利用していると答えた企業は実に62.7%にも上っています。

※上記の調査では「社内SNS」と「ビジネスチャット」が分けられています。ビジネスチャットと社内SNSは機能・効果に共通する部分が多いため、どちらも「社内SNS」として扱う場合もあります。本記事では、ビジネスチャットも社内SNSとして扱っています。

社内SNSの基本的な機能

様々なツールが存在する「社内SNS」ですが、その基本的な機能は大きく分類すると以下の4つです。

  1. グループ機能
  2. リアルタイムな情報発信
  3. カジュアルで気軽なコミュニケーション
  4. 検索機能

ここではビジネスチャットの「Chatwork」を例にとって、各機能について解説します。

1.グループ機能

※画像出典:Chatwork

⇒プロジェクトごとや部署ごと、はたまた社内サークルごとなど、様々な種類・用途でグループを作成できます。そのグループメンバー内なら誰でもメッセージの投稿、閲覧が可能です。

2.リアルタイムな情報発信

※画像出典:Chatwork

⇒メッセージの投稿はリアルタイムにアップされ、時系列でタイムライン上に並んで表示されます。その時にオンライン中のメンバーならば、送られてきたメッセージをすぐに確認することができます ※画像はChatworkの公式ホームページより

3.カジュアルで気軽なコミュニケーション

※画像出典:Chatwork

⇒メールをする時のようなかしこまった表現は必要ないので、会話をしている感覚で、スピーディにコミュニケーションが取れます。

4.検索機能

⇒検索キーワードを打ち込むと、過去のやりとりの中から、キーワードに該当する会話が表示されます。過去にどんなやりとりをしたか思い出したい時や、何か知りたいこと・得たい情報がある時には非常に便利です。

社内コミュニケーションの活性化し組織を強くするUniposとは?|詳細はこちら

2.社内SNSの効果

こうした社内SNSには、どのような効果があるのでしょうか。

大きく挙げられるのは、以下の4つです。

  1. 社内コミュニケーション活性化
  2. ナレッジマネジメント
  3. 情報伝達の効率化
  4. イノベーションの促進

1つずつ、その詳細を見ていきましょう。

1.社内コミュニケーション活性化

様々な社員が見ているオープンな場で、年次・役職・部署を問わず発言・交流が行われることで、現実のコミュニケーションも活性化します。

顔は見たことがあるけど名前や、どんな仕事をしているのかわからない他部署の人。あまりコミュニケーションを取ることのない部長など、ふだん関わる機会のない社員同士がSNSを通じて、互いをよりよく知ることができるからです。

例えば効果があった営業トークを全社でシェアする人がいたり、時流を分析して自社サービスをどう改善するべきか意見を述べる人がいたり、はたまた趣味のコミュニティでふだん仕事で見かけることのない、同僚の意外な一面を発見したり。

たとえ実際には話したことがなくても、社内SNS上での様々なやりとりを見ているだけで、社内の一人一人のことが、おぼろげながら以前よりもよく分かってきます。

そうして社員同士の相互理解がゆるやかに進行すると、現実のコミュニケーションを取るハードルが下がり、社内コミュニケーションの活性化につながります。

実際社内SNS導入をキッカケとして組織の壁を越えたコミュニケーションが活性化し、部署間の連携が強化された企業の例もあります。

2.ナレッジマネジメント

社員11人が所有する「知識」や「知見」を社内で共有し、みんなが使えるようにする。社内SNSはナレッジマネジメントにも非常に有効です。

●過去の会話から知りたい情報を検索できる

社内SNSの基本機能に、過去の膨大な会話の中から必要な情報を探せる、検索機能があります。

例えばあなたがマーケティングの担当者で、現在手元にない、しかもどうやって抽出すればいいのかわからないデータが急遽必要になったとき、社内SNSで「〇〇 データ」といったように検索をかけると、それに関連する会話が出てきます。

そこでどんぴしゃな回答が得られる場合もありますし、そうでなかったとしても、そうした会話を誰がしていたかがわかるので、誰に聞けばいいのかの目星がつきます。

そのまま社内SNSで目星をつけた社員に連絡を取れば、データ入手のヒントを得られる可能性が高いでしょう。

●組織全体で問題を解決できる

社内SNSならばなにか困ったこと、解決したいことがあったとき、全体に助けを求めることができます。

社員相互に課題を解決し合うQAグループをつくってやりとりしてもらう方法もありますし、最初から「QA」を機能として備えている社内SNSもあります。

yahoo!知恵袋」のように「〇〇で困っています」という問いを投げかけると、直接面識はなくとも、誰かしらその答えを知っている社員が回答してくれるのです。

これにより、同様の課題で悩む人は同様のQAを見ることで、自力でスピーディに課題を解決できますし、社内全体にさまざまな知識・知見が溜まっていきます。回答内容から、こうした話題に強いのは〇〇さん、〇〇チーム、といったことも共有されるようになっていくので、困ったことがあっても「誰に聞けばいいかわからない」という状況を生み出しにくくしてくれます。

カリフォルニア大学のポール・レオナルディ教授がある大手金融サービス会社で行った実験では、社員を以下の2つのグループに分けて、6か月間の観察を行いました。

A:社内SNSを使用するグループ

B:社内SNSを使用しないグループ

するとAグループとBグループの間には、以下のように明確な差が出ました。

▼Aグループ

  • 自分の職務遂行に必要な専門知識を持つ同僚にたどり着く可能性⇒33%アップ
  • その有識者に連絡を取ってくれる人物を的確に見極める可能性⇒88%アップ

▼Bグループ

  • 自分の職務遂行に必要な専門知識を持つ同僚にたどり着く可能性⇒改善見られず
  • その有識者に連絡を取ってくれる人物を的確に見極める可能性⇒改善見られず

    社内SNSの活用がナレッジマネジメントを強力にサポートしてくれることを、実験結果が物語っています。

    3.情報伝達の効率化

    社内SNSでのコミュニケーションは情報伝達にかかる手間を大幅に省き、スピードをアップさせます。

    ●口頭で話す感覚でやりとりができる

    社内SNSでは、メールのようにかしこまった表現を用いる必要はありません。その場で同僚・上司と話しているかのような感覚で、やりとりが可能です。

    メールとなると、社内とはいえマナーを気にして前置をする必要があったり、表現が固くなったりと、作成に時間がかかってしまいがちです。

    社内SNSならばそうしたことを気にせずカジュアルなやりとりができるので、メールに比べてずっと短時間でのコミュニケーションが可能になります。

     

    ●リアルタイムに複数人への情報共有が可能

    グルーブチャット内で共有された情報は、そのグループ内にいるメンバーなら、誰もが閲覧可能です。メールのように関係する人全員にccをつけたり、メーリスに流したりする必要はありません。そのグループに投稿するだけで、リアルタイムに、関係するメンバー全員に見てもらうことができます。

    4.イノベーションの促進

    社内SNSは、イノベーションを促進させます。

    社員が自分以外のアイディアや解決策を参考にして、それらを新たな方法で組み合わせ、新しい商品やプロセスを生み出せる場合があるからです。

    たとえばある金融サービスを提供する会社では、消費者金融部門で働く社員が、新たな融資プログラムの実現方法を見いだせず、悩んでいました。

    そんなとき彼はふと、社内SNS上でのやりとりを思い出します。価格決定部門の社員が「リスクファクターに応じた利率変動」について何か書いていて、それが新融資プログラム実現のヒントになりそうだ、と。

    彼はその価格決定部門の社員の過去のやりとりに目を通し、本人に直接連絡を取り、詳しい話を聞きました。その結果、融資商品は予算内に、スケジュール通り開発され、競合多数の市場の中で新たなニッチの開拓に成功したのです。

    直接的には関わることのないメンバーの知識・知見から、新たなイノベーションを生み出すアイディアを得られる、これも社内SNSの素晴らしい点といえるでしょう。

    参考:『ハーバードビジネスレビュー 20183月号』

    次ページ「社内SNSを選ぶ際のポイント」

    組織に関する悩みを解消しませんか?改善するためのヒントや実践方法をご紹介!

    テスト