人材育成を主な目的として、多くの企業では上司から部下への「フィードバック」が行われています。
ただ、フィードバックのやり方が合っているのかわからない、より効果的なやり方を知りたいという人もいるのではないでしょうか。
そこで、この記事では人材の成長につなげるための効果的なフィードバックのやり方や、注意点について紹介します。
そもそもフィードバックとは？
そもそも、ビジネスシーンにおけるフィードバックとはどのようなものなのか、詳しく見ていきましょう。
フィードバックとは、相手の行動における評価や改善点を伝えることをいいます。主に修正軌道や成長促進を目的として行われるケースが多くみられます。
フィードバックが行われるタイミングとしては、評価面談や1on1、プロジェクトの振り返りなどが一般的です。
このときに上司から部下に対し、問題を解決するためのアドバイスとしてフィードバックが行われることが多いでしょう。
部下はフィードバックを受けることで自身が抱える課題を認識でき、次回からのミスを防ぐことができます。これにより、成長やパフォーマンスの向上につなげることができるのです。
フィードバックが注目されている背景
なぜビジネスシーンでフィードバックが注目されるようになったのかというと、その背景にはさまざまな要因があります。
たとえば、コミュニケーション不足も要因のひとつです。
経営を効率化させるため、管理層の業務の幅は広がりつつあります。それにともない、上司と部下のコミュニケーションが減少しつつある企業が増えているのです。部下と上司が交流し、お互いをより理解し合うための機会としてフィードバックが活用されています。
また、価値観の多様化も要因のひとつといえるでしょう。
企業を取り巻く環境は目まぐるしく変化しており、働き方や従業員の価値観も多様化しています。
従業員個々の価値観を正確に把握し、それぞれの掲げる目標を達成できるよう、企業側が促す必要性が高まっているのです。
このように企業変革が求められるなか、フィードバックは従業員への理解や新たな企業風土を醸成するための手段として注目されています。
フィードバックによって期待できる効果4つ
フィードバックを行うことで期待できる効果には、以下のようなものがあります。
①「生産性の向上」
たとえば、部下が目標を掲げそれに向かって努力をしているとしましょう。しかし、その努力が必ずしも正しいやり方とは限りません。部下が誤った判断や行動をしている場合、上司はその認識のずれを修正する必要があります。
部下を正しい方向に導けるよう適宜指導し、軌道修正を行うことで生産性を高めていくことができるでしょう。
②「モチベーションアップ」
頑張って業務に取り組んでいても、その姿勢を認めてくれる人がいなければ従業員のやる気を維持することは難しいでしょう。それどころか、「こんなに頑張っても放置されている」と感じ、やる気が低下してしまう原因につながります。
きちんと「頑張りを見ている」と伝えるためにも、定期的な評価およびフィードバックが必要です。フィードバックで相手を褒めることで、モチベーションアップ効果を期待できます。
③「スキルアップ」
従業員が自分だけで必要な能力を身につけることは難しいものです。先輩からのアドバイスがあれば、知見が広がり効率的にスキルを身につけられます。
フィードバックでノウハウを教えたりアドバイスをしたりすることで、部下のスキルアップをサポートできます。
④「信頼関係や愛社精神の向上」
定期的なフィードバックを行うことで上司と部下の信頼関係が深まります。上司への信頼が高まることで、企業や組織に対するエンゲージメントも自然に育まれていくでしょう。
フィードバックでよく使われるフレームワーク3つ
フィードバックで使われるフレームワークにはさまざまなものがあります。
なかでも、多く用いられるものには以下の3つが挙げられます。
①「SBI型」
「Situation（相手の状況）」「Behavior（相手の行動）」「Impact（生じた影響）」の頭文字を取ったもので、順にフィードバックを行う手法となっています。
SBI型は物事の原因から結果までの流れを簡潔に説明でき、相手を納得させたいときに有効です。
②「FEED型」
基本的に「Fact（相手の行動）」「Example（行動への指摘とその理由）」、「Effect（行動によって生じた影響）」「Different（次回への改善案）」の順にフィードバックを行います。
相手の行動から改善案までをまとめて伝えられることが特徴です。相手の行動を変化させたい、変化を促したいときに多く用いられます。
③「KPT型」
「Keep（継続すること）」「Problem（現状の課題）」「Try（改善すること）」の順で伝える手法になっています。上司と部下が交流しながら行われるケースが多くみられます。コミュニケーションを通じ、部下が自発的に改善策を見つけ出せるよう促すことが可能です。
ポジティブフィードバックの伝え方と具体例
フィードバックにはさまざまな種類があり、そのひとつに「ポジティブフィードバック」というものがあります。
ポジティブフィードバックの概要や具体例、伝え方のポイントについて見ていきましょう。
ポジティブフィードバックとは
ポジティブフィードバックは相手の行動の良い部分を評価し、肯定的なメッセージを送ることで成長を促すものです。
部下を評価したい、自信を付けさせたいという場合などにポジティブフィードバックが行われます。
ポジティブフィードバックは前向きな取り組みであるため、相手の自己肯定感やモチベーションの向上につなげられます。
具体例
ポジティブフィードバックのおおまかな流れを、具体例を交えて確認していきましょう。
まず、ポジティブフィードバックでは「相手の良かった部分」を伝えます。このとき、なるべく事実に基づいた内容を意識することがポイントです。
「この間の企画はとても良かったね。どこが良かったと思う？」というように、上司が初めから回答を示すのではなく、部下が自ら成功要因を発見できるよう促すと良いでしょう。
次に、「良い部分がもたらした結果を明らかにする」ことが求められます。行動と結果の関係性をわかりやすくするため、具体性を示す必要があるのです。
「前回の企画案件は○○社に高く評価され、追加受注があったよ。前年比で○○社の売上は○○％上がった」というように、貢献がはっきりとわかるようにするとモチベーションアップにつながります。
その後、「今後の行動を具体的にする」ステップに移ります。「顧客の課題に沿った企画だったからこそ、結果につなげられた。付け加えるなら、企画書の○○の部分について書き方を工夫すると良いと思う。今後の活躍も期待しているね」というように、成功ポイントを繰り返すと効果的です。
最後に要点を振り返ることで情報を整理できます。
伝え方のポイント
ポジティブフィードバックを行う場合は、褒めすぎに注意が必要です。
特に若手社員のうちは、少しのねぎらいでも十分な励みになります。大げさに褒めてしまうと、要点を把握しにくくなる可能性があります。
過度に褒めることは避け、きちんと評価するポイントを伝えて働く意欲の向上につなげましょう。
ネガティブフィードバックの伝え方と具体例
ネガティブフィードバックの概要や伝え方のポイントには、以下のようなものが挙げられます。
ネガティブフィードバックとは
ネガティブフィードバックは、相手の行動に対する改善点を指摘し、成長を促すものです。
部下のパフォーマンスを向上させたい、課題を洗い出すスキルを磨いてほしい場合などに行われます。ネガティブフィードバックは否定的な取り組みであるため、相手によっては精神的なダメージを与えてしまう場合があります。
したがって、ネガティブフィードバック実施時は言葉選びや伝え方に細心の注意を払う必要があるでしょう。
具体例
ネガティブフィードバックの基本的な流れとして、まず「良くなかった部分」を明らかにします。
このとき、客観的な事実をベースにすることが重要です。主観からの批判や叱責とならないように気を付けましょう。
「企画案の内容は良かったけど、予定に間に合わなかったね。スケジュールが詰まっていたみたいだけど、周りに相談はした？ 早く周りに相談できれば、結果が違ったかもしれないね」というように、行動の問題点を明らかにしたうえで、今後のフィードバックを行います。
続けて、「良くなかった部分によって生じた影響」を具体的に伝えましょう。
「企画案が遅れたことで、受注が取り消しとなった。期待に応えられなかった営業の○○さんは残念に感じていると思う」というように、誰にどのような影響を与えたのか認識させます。
これは周囲への影響を理解し、責任感を育むうえで非常に重要な要素です。
その後、「次回の行動を示す」流れになります。
「仕事の重要性は理解できていたと思うけれど、周りに遠慮してしまったね。今後同じようなことが起きたときは問題を解決できそう？」など、相手が改善点を理解できるように促しましょう。
伝え方のポイント
ネガティブフィードバックでは、言葉選びや伝え方を間違えると、相手のモチベーションが下がってしまうおそれがあります。
自分で課題を把握していても、それを指摘されるとなかなか受け入れにくいものです。
上司は相手に配慮し、やる気を損ねないような言い方を心がける必要があります。相手の成長のために指摘していると伝わるように努めましょう。
人事考課におけるフィードバックの書き方と具体例
人事考課におけるフィードバックの書き方とポイントについて見ていきましょう。
人事考課におけるフィードバック
人事考課におけるフィードバックでは、上司と部下の話し合いによって課題や解決策を共有することを目的としています。
評価結果をもとに部下の能力を正確に把握し、成長を促すことで個々の成果を高めることができます。
人事考課は伝え方によって、お互いの理解度や納得度に差が生じてしまうことも少なくありません。
認識のずれが生じないよう、フィードバックの書き方は簡潔かつわかりやすくする必要があるでしょう。
具体例
フィードバックの書き方の具体例には、以下のようなものが挙げられます。
まず、営業職の場合は「営業成績が前年比○○％となったことや、チーム内でリーダーシップを発揮し結束を固めたことなどは大いに評価する。ただし、クレーム件数の増加がみられる。今後は顧客対応の見直しや改善が課題となるだろう」というようなものです。
事務職の場合は、「販促活動において根拠となるデータを多く集め、結果ユーザーが○○％増加した。情報収集や資料作りなどでプロジェクトを支えている」などが挙げられます。
書き方のポイント
人事考課におけるフィードバックでは、主観的な指摘を避けることが重要です。
評価には客観性が求められます。主観によるえこひいきなどがないよう、平等な基準のもとフィードバックを行うようにしましょう。
また、あいまいな内容ではなく、数字などを盛り込みなるべく具体性を持たせると良いでしょう。書き方を間違うと、評価そのものに不信感を与えてしまうおそれがあります。なるべく論理的かつ丁寧に、順を追って評価の理由を説明しましょう。
日報におけるフィードバックの書き方と具体例
日報におけるフィードバックの書き方や具体例について確認していきましょう。
日報におけるフィードバック
日報におけるフィードバックは、部下のモチベーションやスキルの向上を主な目的として行われます。
日報でのフィードバックは上司と部下の相互理解を深め、良好な関係を構築するうえでも欠かせないものです。
日報に一言フィードバックを書き込むだけでも、部下は自分をきちんと見てくれていると満足できます。
また、自分が会社の一員として貢献できていることを認識できるでしょう。
具体例
日報の具体例には、以下のようなものが挙げられます。
たとえば、サービス職の場合は「いつも笑顔で気持ちの良い対応をしてくれている○○さんは、お客様との関係づくりに大きく貢献しています」などがあります。
営業職の場合は「今月は初週から受注できて良いスタートを切れましたね。次回の○○社訪問に向けて下準備をきちんとしておきましょう」など、今後の予定に触れるのも良いでしょう。
書き方のポイント
日報へのフィードバックは、基本的にポジティブな内容にすることがポイントとなります。
前向きな内容は部下の承認欲求を満たし、モチベーションの向上につなげられます。また、否定よりも共感するような内容を意識すると良いでしょう。
ひんぱんなダメ出しは部下の意欲を低下させてしまいます。「この部分を直すとより良い」というように、ダメ出しではなく前向きなアドバイスを伝えましょう。
フィードバックに関する注意点
フィードバックを行う際は、いくつか注意点があります。具体的にどのようなところを意識すれば良いのか、ポイントをチェックしていきましょう。
フィードバックをする際の注意点
フィードバックをする際は「大勢の前で指摘しない」ことが大切です。
人がたくさんいるところでフィードバックを行うと、相手が必要以上に萎縮したり傷ついたりする可能性があります。
相手の立場をよく考え、フィードバックを行う環境にも配慮しましょう。加えて、「相手を追い詰めない」ようにすることもポイントとなります。
よかれと思ってフィードバックをしているつもりでも、伝え方によっては単なるダメ出しになっていることもあります。
そのようなフィードバックでは、相手に心理的な負担をかけてしまうおそれがあるため注意が必要です。
相手は必要以上に自責の念を抱えてしまい、最悪の場合精神的なバランスが崩れてしまう可能性もあります。フィードバックはあくまでも事実ベースで、なおかつ客観的な視点から行うことを心がけましょう。
避けるべきフィードバックの例文
フィードバックは内容によっては、かえって相手のやる気を削ぐなど逆効果になってしまう可能性があります。
特に、ほかの人と比べるような内容は避けることが大切です。
たとえば、「同期の○○さんはあなたの倍以上の契約をとっている」「○○さんと比べると仕事の進みが悪い」など、ほかの従業員を引き合いに出すようなフィードバックが挙げられます。
こうした他者と比較した指摘は、相手のモチベーションが大きく低下する原因になることが多いです。
フィードバックはより良い結果につながるよう、部下自身が考えて行動を明確にするプロセスが非常に重要なので、フィードバックを行う人の視点で比較や判断を行わないように気を付けましょう。
まとめ：ポイントを押さえて効果的なフィードバックを実現させよう
フィードバックは従業員自身の気付きを促し、より良い結果にするために必要なものです。
フィードバックを行う際は上司が「どうすればより成長できるのか」という視点を持つことが重要になります。
部下の努力を認め、客観的な事実から意見を述べることが求められます。相手の立場を考慮し、良き理解者として接することがフィードバックの効果を高めるための鍵となるでしょう。
