社内コミュニケーションは会社の成長のために大切ですが、課題を抱えている会社は少なくありません。コミュニケーション不足は組織風土や社風、従業員同士がお互いを知る機会が少ないといった原因が考えられます。
本記事では社内コミュニケーションの重要性や、具体的にどのような課題があるのかを解説します。課題を解決した事例も紹介しますので、参考にしてください。
社内コミュニケーションの重要性
近年は働き方の多様化や人材の流動化などを背景に、多くの会社が社内コミュニケーションの不足という課題を抱えています。
社内コミュニケーションは、組織の円滑な運営のために欠かせません。仕事の多くは1人で完結せず、従業員同士の連携によって進められます。情報共有や進捗の報告、指導など、あらゆる場面でコミュニケーションが必要です。
社内コミュニケーションが円滑に行われない場合、業務が滞り生産性は下がる可能性があります。また、社内コミュニケーションがうまく行われない場合、従業員のモチベーションが下がるでしょう。社内コミュニケーションの活性化は、生産性の向上と会社の成長のためにも重要です。
社内コミュニケーションが不足する原因
社内コミュニケーションが不足する原因はさまざまです。リモートワークの普及やお互いを知る機会がないこと、他部署との交流がないことなどが挙げられます。従業員同士が交流しにくい組織風土・社風も大きな原因となっています。
社内コミュニケーションが不足する原因をみていきましょう。
リモートワークの普及
働き方改革の推進やコロナ禍の影響でリモートワークが普及していることは、社内コミュニケーションが不足する原因のひとつです。リモートワークの導入で従業員がオフィスで顔を合わせる機会は激減しており、上司は部下の勤務状況を管理しにくく、業務の進捗も把握しにくいという事情があります。
チャットツールやビデオ会議システムを導入したり、出社日にコミュニケーションがとれる機会を設定したりといった対策が求められています。
従業員同士がお互いをよく知らない
仕事以外で従業員がお互いを知る機会が少なく、交流のきっかけがないことも社内コミュニケーションが不足する原因です。
社内イベントや懇親会など、従業員同士が仕事を離れて会話する場が設けられないと、一緒に働いていても個人的なことは知らないという状況になりやすいでしょう。
相手の「人となり」がわからなければ、信頼関係を築くことも難しくなります。
経営層や他部署との交流がない
経営層や他部署と交流の機会がないことも、社内コミュニケーションが不足する原因です。仕事で関わらない経営層や他部署の従業員とは、普段顔を合わせることはないという会社も少なくありません。
経営層と従業員のコミュニケーション不足は、経営層のコミュニケーション力も大きく関係しています。特に経営層と従業員の距離が近い中小企業では経営層の影響が大きくなり、コミュニケーション不足は従業員のモチベーションや仕事への意欲に影響を与えるでしょう。
経営層とのコミュニケーションが不足すると、従業員が会社理念や方向性を共有する機会も減少します。そのため、従業員エンゲージメントを育めません。
また、他部署との交流がないと、いざというときの業務連携をスムーズに進めにくくなるでしょう。規模の大きな企業ほど、部署間のコミュニケーションが不足しがちです。
気軽に話ができない組織風土・社風
社内コミュニケーションの不足は、組織風土・社風に原因があるケースも少なくありません。次のような状況が考えられます。
- 管理職が部下との対話の必要性を感じていない
- 業務効率を重視しすぎるあまり、職場での雑談が減り仕事以外の交流がない
- 従業員同士が気軽に雑談できない雰囲気がある
自由に意見を発言できない組織風土は、従業員の心理的安定性（自分の考えや気持ちを誰に対してでも安心して発言できる状態）が低く、社内コミュニケーションが不足しがちです。
組織風土・社風を変えていくのは簡単なことではなく、トップ自らが率先して風土改革に乗り出す必要があります。
コミュニケーションをとれる場所が少ない
オフィス内にコミュニケーションをとれる場所が少ないことも社内コミュニケーション不足の原因です。休憩室など仕事を離れてコミュニケーションがとれる場所がなければ、従業員は仕事以外の雑談などを交わす機会が少なくなり、会社は働きに行くだけの場所にもなりかねません。オフィス内に従業員が気軽に会話できない雰囲気がある場合は、休憩室やミーティングスペースなど、自然な会話が生まれやすい場所を設けることも必要といえるでしょう。
社内コミュニケーション不足で発生する11の課題
社内コミュニケーションが不足すると、業務が円滑に進まないなどさまざまな課題が発生します。ミスやトラブルも起こりやすくなるでしょう。
ここでは、社内コミュニケーション不足で発生する11の課題を解説します。
業務が円滑に進まない
社内コミュニケーションが不足していると、業務が円滑に進まないという弊害があります。業務中に気軽な相談や質問ができず、誰にも協力を依頼できないために業務が滞ることもあるでしょう。
自分一人で仕事をしていても、スキルを磨くことはできません。他者と交流しながら技術やノウハウを承継していくことで、仕事の幅が広がります。
チームや部署を越えたコミュニケーションが活性化すれば、横のつながりでスキルアップを図れます。業務の連携もスムーズになり、組織力の強化につながるでしょう。
ミスやトラブルが起こりやすい
コミュニケーションが不足すると報告や連絡が十分に行われず、情報が十分に共有されません。大事な情報が漏れて、ミスやトラブルが起きやすくなります。コミュニケーションがない職場は気軽に質問や確認、相談ができない雰囲気になり、問題が起きたときに報告が遅れて大きなトラブルに発展する可能性もあるでしょう。
ミスが起きたあとのフォローもうまく行われないため、再発も起こりやすい状況です。
ミスやトラブルの多い職場は業務を停滞させ、生産性の低下を招くでしょう。
従業員の精神的なストレスが増える
社内コミュニケーションが不足する職場では、従業員の精神的なストレスも溜まりやすくなります。コミュニケーションが足りないために情報の共有がうまくいかず、誤解や不満も起こりやすいでしょう。
特に満足なコミュニケーションがとれないリモートワークでは、「同僚の業務が把握できない」「上司の指示がよくわからない」などの問題が起こりやすく、ストレスにつながります。
従業員のモチベーションが下がる
同僚同士や上司と部下の間などで適切なコミュニケーションが生まれなければ、従業員のモチベーションが下がります。会社への帰属意識が下がり、パフォーマンスに影響してくるでしょう。誰かの協力が必要な場面でも十分な協力を仰げず、業務の質が下がることにもつながります。その結果、生産性も下がるでしょう。
従業員同士の意見交換が行われなければ新しいアイデアも生まず、企業の成長も期待できません。
チームワークを強化できない
社内コミュニケーションが不足する職場は、チームワークを発揮できません。チームワークとは、共通の目標を達成するため、お互いをサポートしあうことです。相互に補いながら同じ目標に向かって力を出すため、1人で行う以上の成果を出すことも可能です。
従業員一人ひとりのスキルは高くても、社内コミュニケーションが不足する職場はチームワークを十分に発揮できず、思うような成果を出せない可能性があります。
企業理念が浸透しない
経営層と従業員のコミュニケーションがうまくとれていない場合、従業員に企業理念や方針が十分に浸透せず、企業の方向性を統一できない可能性があります。企業理念がいくら素晴らしくても、現場で働く従業員がそれを意識せず業務に反映できなければ、組織の目標達成は難しいでしょう。企業の成長も期待できなくなります。
企業にノウハウが蓄積しない
社内コミュニケーションが不足する職場は、社内にノウハウが蓄積しないという課題があります。従業員の成功・失敗体験が共有されないため、仕事の進め方が属人化するためです。
属人化とは、特定の人だけが業務の内容やプロセスを把握している状況です。業務に関わるすべての作業を1人が行っており、他の人は仕事の手順や進捗などがわかりません。ノウハウが蓄積されない組織は企業価値を高められず、市場競争力を失うでしょう。
人材育成が進まない
社内コミュニケーションが足りないことで、先輩社員が後輩社員に技術やスキルをうまく伝えられず、人材育成が進まないという課題があります。コミュニケーションがとれている職場は、日々の仕事の中でちょっとした業務の知識やコツなどを気軽に共有できます。その積み重ねで新入社員・中途社員は業務に慣れ、スキルを磨いていくでしょう。コミュニケーション不足ではスキルの習得にも時間がかかり、人が育たないことで企業運営にも影響を与えます。
離職率が増える
社内コミュニケーションが不足すると、仕事の悩みや質問を気軽に相談できず、1人で悩みを抱え込むことにもなります。悩みを解消できず、離職に至るケースもあるでしょう。社内コミュニケーションが十分にとれていれば、上司や周囲の同僚が離職の兆候を早い段階で見つけることも可能で、悩みの解決に働きかけられます。
しかし、従業員の交流がない職場では離職するまで周囲は気づかず、突然離職するケースも起こりがちです。
不正やコンプライアンス違反が起こりやすい
社内のコミュニケーションが不足している職場は、従業員間のつながりが希薄になりがちです。誰が何をやっているのかわからず、報告や連絡も十分に行われないため情報の共有もできません。不正やコンプライアンス違反が起きても気づかれず、横行してしまう可能性があるでしょう。
不正やコンプライアンス違反が当然のように行われるようになると、やがて重大な問題に発展する恐れもあります。
新しいアイデアやイノベーションが発生しにくい
社内コミュニケーションが不足すると従業員同士の意見交換も少なくなり、新しいアイデアが生まれません。アイデアやイノベーションは、何気ない従業員同士の雑談や自由な発言から生まれることが多々あります。
社内コミュニケーションの活性化は、新たな発想でビジネスを拡大するためにも必要です。気軽に会話できない職場は創造的なアイデアを生み出せず、企業が成長する機会を失うでしょう。
顧客との信頼関係に影響する
社内コミュニケーションの不足は、顧客との信頼関係にも影響します。従業員は誰がどういった仕事をしているかを把握できないため、顧客からの問い合わせに対し迅速・適切に対応できません。信頼を失うことにもなるでしょう。従業員間の連携不足で納期が遅れるリスクもあり、大きな契約につながる顧客を逃すなど、営業機会の損失にもつながります。顧客から入ったクレームが共有されず、重大なトラブルに発展する可能性もあるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化する方法
社内コミュニケーションに課題がある場合、コミュニケーションにおける物理的・心理的な障害をなくすための施策が求められます。従業員同士が交流しやすい環境をつくる施策に、全社あげて取り組まなければなりません。
ここでは、コミュニケーションの活性化につながる施策を紹介します。自社の課題に合う施策があれば、ぜひ取り組みを検討してみてください。
社内イベントを開催する
飲み会やスポーツ大会、バーベキューなどの社内イベントは、従業員同士が業務を離れて交流できる場所です。イベントで会話が弾めばお互いの理解が深まり、距離を縮められるでしょう。仕事でも気軽に声をかけやすくなり、困ったときの相談もできます。人間関係のストレスも減るでしょう。全社規模での社内イベントにすることで、他部署の従業員とも交流できます。交流を深めることで部署間の連携が良くなり、業務を円滑に進めることもできるでしょう。他部署の従業員とコミュニケーションすることで視野が広がり、異なる視点からのアイデアを交換することもできます。
社内イベントで従業員同士の交流が深まると、従業員はそのような場を設けた会社に対し信頼や愛着を持つようになるでしょう。従業員エンゲージメントが高まることは、離職率の低下にもつながります。
コミュニケーションがとれる場所を提供する
リフレッシュスペースなど、社内にコミュニケーションをとりやすい場所を作るのも効果的です。社員食堂や休憩室であれば仕事から離れた雑談をしやすく、交流が深まります。雑談は気分転換になり、お互いの人となりを知るきっかけにもなります。さまざまな部署の従業員が集まるため、異なる部署の従業員と知り合えるのもメリットです。
オフィス内に開放的なミーティングスペースを設けるという方法もあります。オープンスペースであるため気軽に打ち合わせができ、コミュニケーションの機会を増やせるでしょう。
マグネットスペースをつくるのもおすすめです。マグネットスペースとは、名称のとおり磁石に吸い寄せられるように人々が集まるスペースのことです。コピー機や給湯室など、あらゆる部署の従業員が集まる場所を指します。
異なる部署の従業員が集まる場所を交流の場として有効活用し、カフェコーナーなどを設置してコミュニケーションがとれるように設計します。マグネットスペースにやってきた従業員には自然な会話が生まれ、コミュニケーションが活性化するでしょう。
オフィスのレイアウトを変える
オフィスのレイアウトを変え、コミュニケーションを促す方法もあります。従来のオフィスは、部署ごとに机を向かい合わせにしたレイアウトが一般的です。近くに座っている従業員とはコミュニケーションを取りやすいものの、離れている従業員や他部署とはまったく交流がないことも珍しくありません。このようなレイアウトを変える方法として、机をジグザグに並べたり放射状に配置したりすることもおすすめです。従業員が移動しやすくなり、会話も生まれやすくなります。
ほかにも、空間や視界を遮るパーテーションを撤去する方法があります。パーテーションがあると従業員同士が顔を合わせる機会が減り、交流が少なくなりがちです。パーテーションを撤去して顔を合わせる機会が増えれば、自然に会話しやすくなるでしょう。
また、管理職の席にパーテーションを置いているオフィスがあるかもしれません。パーテーションを取り去ることで従業員との距離感をなくし、コミュニケーションを活性化できます。
フリーアドレスを採用して社内コミュニケーションを促す方法もあります。フリーアドレスとは、固定席を設けず、誰でも自由に席を決める方法です。ノートパソコンを活用し、書類や資料などは専用のロッカーに保管します。フリーアドレスにすれば毎日違う従業員と顔を合わせるため、固定席では関われなかった他部署の人ととも交流しやすくなります。
フリーアドレスを取り入れる際は、毎日同じ席に同じ人が座るといったことのないよう、運用ルールを決めることが大切です。
コミュニケーションツールを導入する
チャットや社内SNS、グループウェアなど、気軽にコミュニケーションできるツールを導入してコミュニケーションを促す方法もあります。
メールよりも迅速にコミュニケーションができ、従業員間で手軽に情報を共有できます。コミュニケーションツールは、特にリモートワークの導入でコミュニケーションに課題のある会社に欠かせません。
このほか、コミュニケーションの活性化に役立つツールにピアボーナスのUniposがあげられます。ピアボーナスとは、従業員同士がお互いの貢献に対して称賛や感謝とともに少額の報酬を贈りあう仕組みです。従業員の隠れた貢献などを称賛することで、円滑なコミュニケーションを促します。
Uniposでの称賛や感謝のやり取りはオープンな場で行われ、職場の同僚や他部署がどのような業務をしているかが可視化されます。良い行動を称賛されることで積極的に行動する従業員が増え、心理的安全性の向上にも効果的です。
Uniposの利用率が高い部署はそうでない部署よりも、「コミュニケーションが取りやすくなった」という回答が大幅にアップしています。
社内コミュニケーションの課題を解決するポイント
社内コミュニケーションの課題を解決するには、手順を踏むことが大切です。
- 現状を把握して課題を抽出する
- 目標を具体的に定める
- 従業員に周知する
- 課題を解決した事例を参考にする
ここでは、社内コミュニケーションの課題を解決するための4つのポイントを解説します。
現状を把握して課題を抽出する
社内コミュニケーションが不足する原因はさまざまで、まずは自社が抱える課題はなにかを明らかにする必要があります。現状を分析して課題を抽出し、整理することから始めましょう。
課題の一例として、次のような内容があげられます。
- 部署間の迅速な情報共有ができず、顧客対応がスムーズにできていない。クレームも発生している
- 従業員同士の会話が少なく、業務の知識やスキルが共有されていない。そのため、仕事が属人化している
- 従業員が交流できる機会が少なく、経営陣と現場とのコミュニケーションが不足している。会社理念が浸透しておらず、従業員にモチベーションが感じられない
現状分析や課題整理の際は、必ず現場の意見を取り入れるようにしてください。経営層や人事部など一部で進めると見方が偏る可能性があり、正しい分析・課題の抽出が難しくなります。
全社員に聞き取り調査を行うなどしてさまざまな意見を確認し、多角的な視点から企業の現状を把握しましょう。
目標を具体的に定める
課題を明確にしたら、課題を解決するための目標を具体的に定めます。ただ「社内コミュニケーションを活性化させる」だけの目標では抽象的で、効果的な施策を決められません。
目標を明確にすることで、取るべき施策を設定しやすくなり、方向性が定まります。社内での共有もスムーズになるでしょう。
目標は、「誰が」「いつまでに」「どのような手段と評価基準で」「どのような状態にするのか」を明確にします。
抽出した課題が複数ある場合、すべてを解決しようとすると焦点が定まらず、成果を得られなくなります。一度に解決しようとするのではなく、優先順位を決めましょう
社内コミュニケーションの課題は、短期間で解決できるものばかりではありません。むしろ、組織風土・社風に根差すものなど、長期的な取り組みが必要なものは多いでしょう。
複数の指標を設けて効果検証しながら、中長期的な視野で取り組む必要があります。
従業員に周知する
社内コミュニケーションの課題解決は、従業員の協力なしには成し遂げられません。全従業員に繰り返し周知して、理解と協力を得ることが必要です。
施策の内容だけでなく、取り組むことでどのような利益があるか、社内コミュニケーションが不足するとどのような問題が発生するかを伝え、取り組むことの意義を理解してもらえるようにしてください。
ただし、施策を強制することは避けましょう。イベントの参加やツールの利用などを強制しても、効果は期待できません。
社内コミュニケーションの活性化には、できるだけ多くの従業員を巻き込むことが必要ですが、強制力が伴うと本来の目的を達成できなくなります。
社内コミュニケーションの活性化はただ情報を共有するだけではなく、従業員エンゲージメントを高めることも目的のひとつです。あくまでも従業員が自発的にコミュニケーションを行うことで、課題の根本的な解決につながります。
課題を解決した事例を参考にする
社内コミュニケーション活性化を成功させるには、実際に取り組んで成功させた事例を参考にすることをおすすめします。自社と似た課題を持つ企業の事例を見つけ、どのように解決したかを見ることは、自社の施策を成功させるために何らかのヒントになるでしょう。
ここでは、Uniposを導入して社内コミュニケーション不足の課題を解決した2社の事例を紹介します。
コミュニケーションの希薄化を解消【アナグラム株式会社】
リスティング広告やFacebook広告などの運用型広告を手がけるアナグラム株式会社では、社員増によるコミュニケーションの希薄化という課題を解決するため、Uniposを導入しました。
導入後は目に見えてコミュニケーションが活性化し、社内がポジティブな雰囲気に変わるという成果を得ています。
Uniposを使うことで他部署の雰囲気や社員の人となりが見え、ポイントや拍手を通して気軽にコミュニケーションを始めることができました。Unipos上でのコミュニケーションをきっかけに、リアルでも話しかけやすくなったということです。
ぎくしゃくした関係を改善【ProFuture株式会社】
人事ポータルサイト「HRプロ」を運営するProFuture株式会社は、横のつながりが希薄化し、誰が何をやっているのかわかりにくい状況でした。しかし、Uniposの導入により、それまでぎくしゃくしていた社員の関係が改善するなど劇的な効果を得ています。
導入時は若いメンバーが盛り上がり、上層部もそれに引きずられて使うようになったということです。
誰が何をしているのか、新しく入ってきた社員はどのような人なのかといった部分がUniposで可視化され、コミュニケーションの希薄化という課題も解決されました。
まとめ
社内コミュニケーションの課題を抱えている企業は多く、リモートワークの普及により課題はさらに深刻化しています。コミュニケーション不足は業務が円滑に進まない原因になり、ミスやトラブルも起こりやすくなります。離職が増える原因にもなるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化にはさまざまな施策がありますが、まずは現状分析で自社の課題を明確にし目標を具体的に定めることが成功のポイントです。
成功事例も参考に、社内コミュニケーションの課題を解決しましょう。