テレワークを迅速に導入するための7ステップ

多様な働き方が求められつつある中で、在宅で勤務するテレワークが注目を集めています。
働き方改革の一貫でもあるテレワークについて、導入を進める企業が増えているのです。

「自社でもテレワークを導入したいけど、具体的な進め方がわからない」
「社員に在宅勤務をしてもらうには、どのような整備が必要なのか?」

テレワークを導入しようにも、企業の組織体制や業務の進め方によっては、難しいと感じるケースが多くあるでしょう。

テレワークの導入には企業側にも、社員側にも多くのメリットがあります。
今回は、テレワークの詳細と導入によるメリット・デメリットを解説。

導入へ向けた流れを7つのステップで紹介します。

1. テレワークとは

テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない、柔軟な働き方のことです。

その語源は、「tele(離れた所)」と「work(働く)」という2つの言葉を掛け合わせた造語となります。

テレワークでは、インターネットなどを活用し、自宅にいながら業務に対応することが可能です。
近年注目されている働き方改革の実現へ向けても、テレワークが持つ意味は非常に大きいといえます。

なお、テレワークの作業場所は自宅だけではありません
本社とは別の場所にあるサテライトオフィスでの勤務や、コワーキングスペースで働くモバイル勤務などの形態があります。

総務省が行った「平成 30 年通信利用動向調査の結果」によると、平成30年の時点で、テレワークを導入している企業が全体の19.1%であることがわかります。今後、導入予定のある企業を含めると26.3%でした。

このように、まだ多くの企業ではテレワークの導入が進んでいない現状がわかります。

出典:総務省・平成 30 年通信利用動向調査の結果

1−1. テレワークの実施によるメリット

テレワークの導入には、以下のようなメリットがあるとされています。
企業側、社員側の2つの側面から確認しましょう。

企業が得られるテレワーク実施によるメリット

  • 育児や介護と仕事を両立している社員の離職率の低下
  • 適性のある遠方の人材を採用できる
  • 会議数の削減による生産性の向上
  • 交通費の負担や消耗品費用の削減
  • 非常時などにも事業を継続できる

社員が得られるテレワーク実施によるメリット

  • 育児や介護と仕事の両立がしやすくなる
  • 通勤時間の削減による、プライベートな時間の創出
  • 時間外労働の削減
  • 自分の裁量で業務に取り組める

社員の働き方に多様性が生まれる、時間の効率的な活用による生産性の向上など、テレワークの導入には、企業・社員ともに多くのメリットがあることがわかります。

特に、育児や家族の介護などの問題は、少子高齢化が進むこれからにおいては、避けては通れない問題です。

企業として家庭の事情による人材の離職を回避するためにも、テレワークを中心とした働き方の多様性を重視することが大切です。

また、自然災害などで社員の通勤が困難な状況でも、各自が自宅で業務に取り組むことで、オフィスを閉鎖した状態でも事業を継続できるようになります。

1−2. テレワークの実施によるデメリット

テレワークの導入にはデメリットがまったくないわけではありません。

企業側のテレワーク実施によるデメリット

  • テレワークを推進するための制度を整える必要がある
  • 情報通信技術(ICT)の整備
  • 通信時のセキュリティの安全性の問題
  • 取引先の都合でテレワークを実施できない
  • 接客業なのでテレワークを導入できない
  • 規定の労働時間による管理が難しい場合がある

社員側のテレワーク実施によるデメリット

  • 仕事時間とプライベートな時間の線引きが難しい
  • メリハリがなく長時間労働になる可能性がある
  • 社員間のコミュニケーション手段が限られるため、疎遠になる
  • 自宅には家族がいるため業務に集中できない
  • 光熱費や通信費がかかる

企業や社員にとってメリットの多いテレワークですが、複数のデメリットがあるのも事実です。
企業側は技術的、制度的な問題が主で、企業を挙げて取り組まねばならない課題が多くあります。

社員側は常に自宅で業務を行うため、次第にメリハリが失われしまうのではないかという懸念点があります。

上司や同僚との会話も電話やメール、チャットが主体となり、直接顔をあわせる機会が減るため、コミュニケーション面の不安もあります。

1−3. 多くの企業がテレワークを導入できていない理由

株式会社パーソル総合研究所が行った、2020年3月9日~15日に全国の正社員2万人規模の緊急調査、「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によると、正社員の13.2%(推計360万人)がテレワークを実施していることがわかりました。

全体の13.2%という割合は、まだまだ少ないといえそうです。
また、その内で初めてテレワークを経験した人の割合は半数近い47.8%でした。

テレワークを希望しているのに実施できていない割合は33.7%で、社員側が望んでも迅速に実施されるとは限らない現状がわかります。

企業側がテレワークを導入できていない理由は、以下の3つの理由が多くの割合を占めています。

・テレワーク制度が整備されていない:41.1%

これまで会社に出勤して業務を行うスタイルが馴染んでいる企業では、テレワーク導入へ向けた制度が整っていないケースが多くあります。
書類ベースの業務や、承認に印鑑が必要になる場合などが含まれます。

・テレワークを行える業務ではない:39.5%

接客を伴うサービス業や、現場での施工を行う業態の場合、どうしても出勤して業務に当たらなくてはなりません。

・テレワークのためのICT環境が整備されていない:17.5%

テレワークを行うためには、情報通信技術(ICT)の整備が欠かせません。
社員の使用するパソコンは会社の備品なのか、私物なのかによっても、セキュリティ対策の方針が変わってきます。

出典:株式会社パーソル総合研究所・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

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2. テレワーク導入へ向けた7ステップ

次の3章からは、実際にテレワークを実施するにあたり、導入へ向けての流れを解説します。
本章では、導入へ向けた7つのステップを確認しておきましょう。

ステップ1:導入の目的を明確にする
ステップ2:テレワークの対象範囲を決める
ステップ3:企業内の現状を把握する
ステップ4:導入へ向けた計画の立案
ステップ5:環境や設備を整える
ステップ6:社員への説明会の実施
ステップ7:テレワークの実施とフィードバック

3. ステップ1:導入の目的を明確にする

テレワークを導入するにあたっては、最初に目的を明確にしておく必要があります。
テレワークの導入により、企業や社員がどんな恩恵を受けられるのかをはっきりとさせることで、実施後のビジョンが鮮明になるでしょう。

また、導入の前に全社員で意識の共有を行っておかなければ、実施の直前になってトラブルに発展する恐れがあります。

経営層の意向だけでは、全社員から不満なくテレワークの導入をめざすのは非常に難しいといえるのです。

特殊な業務形態や取引先とのやりとりなど、「オフィスに出勤しなければ仕事にならない」と考える社員がいるかもしれないからです。

また、管理職ほど、「テレワークでは部下がきちんと仕事をしないのではないか……」と疑心を抱き、部署単位での実施の妨げになるかもしれません。

そのため、テレワーク導入の理由と目的を全社員に説明するようにしましょう。
テレワーク導入を推進する背景や、社員が自宅やコワーキングスペースで作業する意義について、企業と社員の双方にとってメリットがあることをきちんと説明し、理解してもらうのです。

社員の健康維持や通勤時間の削減など、メリットとなる部分をわかりやすく説明し、理解が深まるように訴えかけていくのが効果的といえます。

ポイント1.テレワークの導入に難色を示す社員への対応

「業務内容がテレワーク向きではない」「自分の目がないところで部下が仕事を進めているか不安」といった意見が生まれる可能性がある場合。

  • テレワークの導入における定量的な数値的なデータを示すことで、納得してもらう。
  • 管理職の社員にテレワークを試してもらい、内容を理解してもらう。

ポイント2.テレワークを利用できる社員とできない社員の不公平感を和らげる

現場での業務やサービス業を行う社員と、すでにテレワークを導入している社員との間に不公平感が生まれる可能性がある場合。

  • 家庭の事情などを踏まえ、一部のメンバーに利用時間と回数を制限したテレワークの実施を導入する。
  • テレワークができない現場に対し、業務効率化や補助的な技術の積極的な導入を行う。

4. ステップ2:テレワークの対象範囲を決める

一般的な事務的業務の場合、テレワークへの移行は比較的容易といえます。
しかし、一度に部署の全社員を対象にするのは問題となる場合があります

特殊な業務を担当する社員や、経験年数が浅くスキルが未熟な新入社員などに対しては、すぐにテレワークに切り替えることが適当とはいえません。

また、家庭の事情や仕事の進め方を踏まえた上で、テレワークを希望しない社員もいるでしょう。
彼らに対してテレワークを強制することは、不満を抱かれてしまい、業務上のトラブルにつながりかねません。

そのため、テレワークの導入にあたり、すぐに全社員を対象とするのは非常に難しいものがあります。
そこで、最初に導入すべき範囲を設定することが大切です。

4−1. テレワークの対象者を選ぶ

テレワークの対象となる社員の選定を行います。
年齢や性別を意識せず無作為に選ぶのではなく、明確なルールを決めておきましょう。

この場合は、テレワークの導入によるメリットを多く受けられる社員です。

ポイントとしては、以下の社員が対象になります。

  • 育児や介護と両立している社員
  • 怪我や持病などにより通勤が難しい社員
  • 高齢の社員

上記に加えて、日頃の勤怠や勤務態度が真面目で、在宅業務でもきちんとセルフマネジメントができる社員を選ぶ必要があるでしょう。

合わせて、テレワークの対象に選ばれた社員が、実行の意思を持っているかも確認しておきましょう。
本人の意思が固まっていないまま実施した場合、高いパフォーマンスが発揮できない可能性があります。

4−2. テレワークの対象となる業務を選定する

テレワークの対象になる社員の選定は、働き方や勤務態度と合わせて、業務内容をベースに考えることができます。

テレワークとの相性がよい業務の担当社員を候補にします。
具体的な業務内容は、以下の通りです。

  • 事務職(経理、総務、人事、営業事務など)
  • サポート職(チャットなどを用いるオペレータなど)
  • 営業職
  • エンジニア職(SE、プログラマーなど)
  • クリエイティブ職(デザイナー、ライターなど)

ポイントとなるのは、職種ではなく業務の単位で選定することです。
同じ部署内でも、テレワークの導入が向いている社員とそうでない社員が存在します。
日常業務をテレワークにどれだけ置き換えられるかを意識しながら、対象者の範囲を増やしていきましょう。

テレワークの対象者が決まったら、次は実施の頻度を決めます。
まずは試験的にテレワークの導入を行うことで、効果検証を行いながら対応する部署や職種を増やしていくのが効果的といえます。

4−3. テレワークを実施する頻度を決める

テレワーク実施の対象者を選定したら、実施の頻度を決定します。
いきなり毎日がテレワークになると、多くの社員が戸惑ってしまうからです。

そこで、試験的な導入を含めて、まずは週に1日といった具合で、少ない頻度で実施していきましょう。

企業側としては、テレワーク導入のための制度や規則の変更をすぐに行う必要がなく、社員からのフィードバックを受けながら、少しずつ形にできます。

社員側からすると、テレワークの導入初期では上司や同僚とのコミュニケーションが口頭で取れず、不便に感じることがあるでしょう。

1日の実施で生じた問題点を抽出することで、本格的な実施へ向けての対策と心構えができます。

試験的なテレワークの実施により課題点を抽出できれば、改善へ向けての取り組みを行いながら、対象社員を増やしていけるでしょう。

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