「社内で細かいミスやトラブルが絶えない」「社員のモチベーションやスキルが向上しない」などといった状況は、社内のコミュニケーション不足が原因かもしれません。
すでに社内コミュニケーションに課題があると感じているなら、早急に改善に取り組む必要があるでしょう。
本記事では、社内のコミュニケーション不足の原因やリスク、コミュニケーションの活性化で得られるメリットなどを解説します。また、記事の後半では、社内のコミュニケーション不足を解消する方法や具体的なツールなどもご紹介するので、併せて参考にしてください。
1.あなたの会社は大丈夫？意外と怖いコミュニケーション不足
あなたの会社では、コミュニケーション不足の状態が蔓延していないでしょうか？コミュニケーション不足の状態を放置すると、さまざまなリスクが起こり得ます。
以下では、そのリスクなどについて解説します。
1ｰ1.コミュニケーション不足の状態を放置すると起こり得るリスク
まずは、コミュニケーション不足を放置すると起こり得るリスクを、大きく分けて3つご紹介します。
1−1−1.ミスやトラブルの増加
コミュニケーションが不足している職場では、報告・連絡・相談などが十分になされないため、情報共有に何らかの漏れが生じます。
その結果、ミスが頻発したりトラブルの原因となったりするでしょう。初めは軽微な情報共有不足でも、いずれ重大な問題につながりかねません。部署や拠点を越えた広範囲の業務に支障をきたす恐れもあるため注意が必要です。
1ｰ1ｰ2.顧客からの信頼喪失
コミュニケーション不足により職場内での情報共有などが遅れると、顧客からの問い合わせや発注に対応できなくなります。単にビジネスチャンスを逃してしまうだけでなく、「あの会社／担当者の対応はなっていない」と悪いイメージをもたれてしまう可能性があります。
悪い評判はすぐに広まるため、企業全体のイメージにも直結し、顧客からの信頼を失ってしまうでしょう。
1ｰ1ｰ3.モチベーションやスキルの低下
気軽に質問や相談ができない環境下では、良好な人間関係・信頼関係が築きにくいため、モチベーションの低下につながります。
また、他者から学んで新しい業務に挑戦したり、他者と協力して難しい業務を進めたりするのも難しいことから、一人ひとりのスキルアップは望めないでしょう。
1ｰ2.コミュニケーション不足を今すぐに解決した方がいい理由
コミュニケーション不足によって起こる「ミスやトラブルの増加・顧客からの信頼喪失・モチベーションやスキルの低下」の3つのリスクは、そのままの状態が続くと、企業にさらに大きなダメージをもたらします。
1ｰ2ｰ1.離職率の増加につながる可能性がある
コミュニケーション不足によりミスやトラブルが多い職場では、業務に対するストレスが溜まりやすくなります。加えて、他者を疑ったり非難したりしてばかりの人間関係に対する精神的な負担も大きくなるでしょう。働きやすい環境が構築されないため、離職率の増加につながる可能性が危惧されます。
1ｰ2ｰ2.生産性の低下により事業を続けられなくなる恐れも
コミュニケーションが円滑な職場と比べ、コミュニケーションが不足している職場は、保守的で無難な考え方をするようになります。なぜなら、他者と相談して新しいことに挑戦するといったことができず、仮に改善点などを提案しても「話し合い」ではなく「否定」で終わってしまうからです。
さらに、ノウハウの蓄積や継承もしにくいため生産性が低下してしまい、最悪の場合、事業を継続できなくなる恐れもあります。
2.そもそもコミュニケーション不足の原因とは？
では、そもそもなぜコミュニケーション不足の状態が生じるのでしょうか。以下では、職場でのコミュニケーション不足の原因を3つに分けて解説します。
2ｰ1.会話する機会の減少
直接会話する機会が少ないことが、コミュニケーション不足の第一の原因として挙げられます。コミュニケーションには、上司・部下間、経営層・社員間などの「縦のコミュニケーション」と、同僚間、拠点間などの「横のコミュニケーション」があります。
例えば、全社集会などの機会があっても、あくまで社長や役員だけが一方通行で発信するため会話は生まれません。また、他部署や他拠点の同僚とは直接関わる機会がなく、会話するきっかけすらない状況であることも想定されるでしょう。
さらに近年では、テレワークなどの多様な働き方が拡大し、これまではコミュニケーションがとれていた人とも会話する機会が減りやすくなっています。
2ｰ2.自由にコミュニケーションをとりづらい雰囲気の蔓延
職場での雑談は、コミュニケーションを円滑にするための大切な手段の一つです。しかし、仕事の効率だけをひたすらに求め、業務以外の会話は自由にできない雰囲気があると、コミュニケーションが発生するきっかけを妨げてしまいます。
また、上司や仲間に対して業務に関する質問や相談を持ちかけやすい環境でなければ、コミュニケーションは不足し、悩みや不安、不満を抱えやすくなってしまうでしょう。
普段から何気ない会話でも積極的に行い、質問や相談も気軽に打ち明けて良いと思える関係を築いておくことが欠かせません。
2ｰ3.部署間・拠点間での情報共有不足
会社の規模が大きくなってくると、他部署や他拠点のメンバーと情報共有し、協力して取り組むことでより良い成果につながる場面も出てくるでしょう。
しかし、「自分は業務で関わらないし、他部署や他拠点のメンバーと理解を深める必要はない」と多くの社員が考えてしまい、直接的な用事があるときにだけ・一部の人だけしか連絡を取り合わない状況に陥りやすいものです。
このような状況は、社内のコミュニケーション不足につながるだけでなく、会社としての一体感も損なわれてしまいます。
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3.コミュニケーション活性化で得られるメリット
社内のコミュニケーションを活性化することで、会社側は多くのメリットを得られます。
以下では、コミュニケーション活性化で得られるメリットを解説します。
3ｰ1.社員のエンゲージメントが向上し離職などを防ぐ
コミュニケーションが円滑な職場では、いつでも周りの人に質問や相談ができるため、社員は働きやすさを感じられます。たとえ仕事や人間関係のトラブルが生じても、速やかに対策を講じることができ、社員はトラブルなどに長期的に悩まされることがありません。
したがって、業務に集中できてやりがいも感じられる環境と、その環境を整えてくれている会社に対しての満足度が高くなるでしょう。
満足度を高く保てれば、社員一人ひとりのモチベーションやエンゲージメント（会社への愛着や貢献意欲）が向上し、離職などの防止につながります。
社員が定着しやすい会社として、会社の信頼度も高まるメリットがあるでしょう。
3-2.仕事の作業効率・生産性がアップする
コミュニケーションが活性化され、細やかな情報伝達がスピーディーに行われるようになれれば、自らミスやトラブルを未然に防いだり、お互いが素早くフォローアップし合えたりします。
また、円滑なコミュニケーションによって他者と協力して業務を進めたり、他者から知識やノウハウを得たりできるため、社員一人ひとりの知識量・スキルの向上にもつながるでしょう。一人ひとりの作業効率が高まれば、組織として大幅な生産性アップが期待できます。
3ｰ3.アイデアやイノベーションの創出
縦と横の両方のコミュニケーションが円滑になれば、誰でも自由に意見交換のしやすい組織風土が醸成されます。前向きで活発な意見が飛び交うようになり、互いにさまざまな立場からの意見を知り、考える機会が増えるでしょう。
その結果、業務改善や新たなアイデア・イノベーションの創出が十分に期待できます。
4.コミュニケーション不足を解消する3つの方法
コミュニケーション不足を解消する方法として、1on1ミーティング・社内やチームでのイベント・情報共有ツールの3つをご紹介します。
4−1.1on1ミーティングを行う
1on1ミーティングとは、部下の成長をサポートするため、上司と部下が1対1で対話する機会を指します。頻度は会社によって異なりますが、週1回から月1回ほどのペースで実施するケースが一般的です。
部下を指導する評価面談とは異なり、1on1ミーティングでは、プライベートの悩みから今後のキャリアまで幅広いテーマについて対話します。
定期的な1on1ミーティングによって、縦のコミュニケーションが活性化されるとともに、上司と部下の間の信頼関係も構築しやすくなります。
また、業務や職場に対する部下の不満・悩みなども把握しやすいため、すぐに対策を講じて職場全体の風通しを良くする効果も期待できるでしょう。
4ｰ2.定期的に社内やチームでイベントを実施する
普段の業務のなかで、いきなりコミュニケーションを活性化させようと思っても難しい面があります。特に、業務以外の会話はしにくい雰囲気になっているのなら尚更です。
そこでおすすめなのが、社内やチームでのイベントを定期的に実施する方法です。定番のイベントとして、新入社員の歓迎会やスポーツ大会、ファミリーデー、ゲーム大会などが挙げられるでしょう。時には社員の家族なども交えながら交流を深めることで、お互いを深く知り、コミュニケーションの活性化につなげやすくなります。
現在は、新型コロナウイルス感染症の影響で大人数で集まることは難しいため、オンラインでできるイベントを検討するのもよいでしょう。
4ｰ3.話の種になるように社内SNSなどの情報共有ツールを導入する
コミュニケーションの活性化には、社内で活用するためにカスタマイズされた「社内SNS」など、社員同士のコミュニケーションを生む情報共有ツールを導入する方法も効果的です。
情報共有ツールは、メールや電話よりも気軽に送れる点や、グループチャットなどチーム内での情報共有もスムーズに行える点などがメリットです。業務の報告・連絡・相談を効率的に行うことができるため、ミスやトラブルの予防にもつながります。
また、ノウハウの共有や悩みの相談、ちょっとした雑談まで、幅広いテーマで話の種がたくさん生まれます。離れた部署や拠点のメンバーともコミュニケーションを深めることができるでしょう。
5.コミュニケーション不足を解消するなら「Unipos」
テレワークが進んでいる今、オフラインのコミュニケーション活性化のための取り組みを実施するのは難しくなっています。そこで注目されているのが「ピアボーナス（peer bonus）」です。
以下では、ピアボーナスの概要と、おすすめのピアボーナスツール「Unipos（ユニポス）」についてご紹介します。
5ｰ1.ピアボーナスとは
ピアボーナスとは、peer（仲間）とbonus（報酬）を組み合わせた言葉です。
仲間（＝社員）同士が「貢献に対する称賛のメッセージ」や「少額の報酬（＝インセンティブ）」を送り合う仕組みのことを指します。
「第三の給与」と言われることもあるピアボーナスですが、重要なのはインセンティブの額ではありません。
社員同士が称賛の気持ちとともにお互いを評価することで、ポジティブな感謝・称賛のサイクルを習慣化し、社員のモチベーション向上や社内のコミュニケーション活性化につなげることが、ピアボーナスのおもな目的です。
参考：特徴・活用シーン（ピアボーナスとは）｜従業員が挑戦できる風土をつくる。 Unipos
5ｰ2.Uniposでコミュニケーションの活性化が可能に
Unipos（ユニポス）とは、ピアボーナス制度を簡単に実現できるツールです。日本におけるピアボーナスツールの老舗といえるでしょう。
Uniposでは、テレワーク下でも、部署や拠点が離れていても、全社員でピアボーナスを介した交流が可能です。社員はいつでもリアルタイムに感謝や称賛、激励のメッセージを送ることができ、ほかの社員はそのメッセージをリアルタイムに確認することができます。
とはいえこのようなツールは、導入しても多くの社員に使ってもらえなければ意味がありません。Uniposでは、社員が負担なくカジュアルにやりとりができ、かつ積極的に使いたくなるよう設計されています。
テレワークなどの環境下で薄れがちなコミュニケーションも、Uniposなら効果的に活性化させられます。この機会に、Uniposの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
参考：機能｜従業員が挑戦できる風土をつくる。 Unipos