「テレワークを導入してみたがなかなか期待できる成果が上がらない」

「テレワークの生産性を向上させたいが具体的な方法がわからない」

コロナの影響で多くの企業がテレワークを実施しています。今後テレワークは私たちの生活と切り離せないものとなるでしょう。

しかし、テレワークを導入することで「コミュニケーションの質が低下する」「オフィス勤務と比べて社員の管理が大変そう」といった印象を抱いている方もいると思います。

今回の記事の前半ではテレワークを導入することで生産性が低下する原因や改善策を紹介します。後半ではテレワーク時に生産性を高めるためのツールや生産性の向上に成功した企業事例をまとめました。

本記事はテレワークを導入することを検討していたり、望んでいる成果をテレワークで得られていない方などテレワークで悩んでいる方向けの内容です。

1.テレワークで生産性は上がる?下がる? 

コロナ禍以降テレワークは急速に普及しました。東京都が2021年5月に行った調査によると、4月時点の都内企業のテレワーク実施状況は56.6%でした。去年3月には24%だったので倍以上テレワークの数が増えたことがわかります。

一方で、テレワークは普及しましたが今でも賛否両論があります。出社しなくても良くなったという点はテレワークの良いところですが、一方で「生産性に関しては低下しているのではないか」という声があります。

テレワークで生産性が上がったというデータや、事例

まずはテレワークで生産性が上がったというデータについてご説明します。公益財団法人日本生産性本部は2021年7月に「テレワークの生産性に関する意識調査」を行いました。

この調査の中で「テレワークによって効率が上がった」「やや上がった」と回答した人は 50.2%。調査を行なって以来最少の数値ではありますが、それでも依然として半数がテレワークによる生産性の向上を感じています。

テレワークによる生産性の向上があらわれた事例としてガイアックスがあります。ガイアックスでは、2015年というコロナ禍に突入するよりも前からテレワークを試験的に導入していました。

社員からの意見も聞きながら改良したことで離職率0%という数字を達成しています。離職率0%ということは、それだけ社員にとって働きやすい職場であるという証明です。

「リモートワーク費」という形で別途経費を支給しており、社員がオフィス以外で働くことに対してどれだけ注力しているかがわかるでしょう。

テレワークで生産性が下がったというデータや、事例

成功した会社がある一方で、テレワークで生産性が下がったというデータもあります。先程の調査で「効率が下がった」「やや下がった」と回答した方は49.7%。同年4月の調査では40.9%だったため、少し数値が増えていることがわかります。

こうしたことを感じる背景には以下のような事例が原因であることが多いです。

・社員とのやり取りが減ったことでストレスを感じている 

・部下の進捗状況が見えにくい

・業務を終了するタイミングが掴めない

アメリカ、フランスなど、他国の状況はどうか 

アメリカやフランスなど諸外国におけるテレワークの状況はどうなのでしょうか?

アメリカはテレワーク先進国と言われており、2015年の時点ですでに85%の会社がテレワークを導入しています。アメリカではジョブ型雇用によって成果がより厳しく求められる傾向にあります。

そのため普段の時間の使い方が重要となりテレワークが広まっているのでしょう。2010年に制定された「テレワーク強化法」もテレワークの普及の一因です。

一方欧州諸国では、アメリカより導入率は低いものの日本よりはテレワークが定着しています。

例えばフランスでは、2010年度の調査では導入率が14%という状況です。ただ元々フランスにはワークライフバランスを考慮した働き方が広まっており、長時間労働の抑制が実施されています。そのため改めてテレワークによって生産性を上げる必要がないのかもしれません。

テレワークでは生産性が下がってしまう原因をどう改善していくかが大事 

テレワークでは生産性が上がったり下がったり色んな意見があるものです。これは

職種や業態にもよるのでなんとも難しい問題です。

大切なのはこれらを放置することなく「どうすればテレワークの生産性を改善できるのか」ということを考えること。多くの会社の事例を参考にしながら自社のテレワークの生産性を上げていきましょう。

2.テレワークで生産性が下がる原因 

テレワーク時の生産性が低下する原因としてコミュニケーションの課題が挙げられます。

テレワークではお互いの仕事を見れないので今何をしているのかが把握できません。そのため、必要な指示を出すタイミングも難しくコミュニケーションコストがかかります。部下からの報告、連絡、相談もスムーズに行われないため仕事に支障が出ます。

仕事をする環境の問題もあります。家族と一緒に住んでいる方では、子供の声などで集中力が途切れてしまうかもしれません。上司からの監視も無いため、ついつい仕事をサボってしまい生産性が落ちることもあります。オフィス以外で仕事をするならこうした自制をしっかりとできないと厳しいです。

また、労働時間の管理の難しさも原因です。テレワークでは出退勤時間をきちんと管理しておかないと、システム上は定時出社で定時退勤にしていても実際は違うこともあり得ます。もしかしたら本来の就業時間よりも短くしているかもしれません。決められた時間内に仕事をしていないのですから生産性は下がります。

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3.テレワークで生産性を上げる方法・ポイント

テレワークで生産性を上げるためには、上記の原因を解消することが大切です。

コミュニケーションの問題は、各種ツールを活用することで解決できます。例えば、 ChatWorkやSlackなどのビジネスチャットツールが代表的です。こうしたビジネスチャッ トツールは、必要に応じてグループを作ったり一対一でのやり取りなど色んなシーンで応用できます。

対象の社員と社内情報やファイルの共有を手軽することができます。こうしたツールを活用してテレワーク下でもコミュニケーションを取る意識を持つことが大切です。必要なやり取りができれば部下や上司とのコミュニケーションもスムーズになり仕事の生産性も上がります。

仕事環境の改善は家族と一緒に住んでいるのであれば、家族の手助けも必要です。例えば、仕事中は別室に籠るので静かにしてくれるようお願いをするのが効果的です。子供のお世話は配偶者に感謝の気持ちを示した上で取り組んでもらいましょう。

また、自宅に仕事の邪魔になりそうなものがあればそれも排除しておきます。例えばマンガやゲームなどです。こうしたものがあると、少し休憩をするつもりで遊び始めてしまう危険性があります。これでは生産性は上がりません。

どうしても自宅で仕事ができなければ、コワーキングスペースやカフェ、カラオケのテレ ワークプランなども活用してみましょう。

労働時間の管理に関する問題は、業務上のルールを今一度見直す必要があります。労働時間の管理について勤怠管理ツールの導入を検討しましょう。

例えば、株式会社Donutsが提供するジョブカンや、株式会社マネーフォワードのMoney Forward クラウド勤怠、株式会社ソウルウェアのkinconeなどがあります。

こうしたシステムを活用すればどこにいても勤怠管理ができるため社員の労働時間を正確に把握できます。テレワーク下で生産性を高めるためには、このような形での勤怠管理が必須です。

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4.テレワークの生産性向上させるツール 

企業がツールを活用することでテレワークの生産性を改善することができます。

テレワーク時では円滑なコミュニケーションができる環境や社員のモチベーションを維持する仕組みづくりが大切です。そのため、企業はツールを導入することでテレワーク時の社員との関係構築や情報の共有が期待できます。

具体的にはビジネスチャットツールや勤怠管理ツールなどの導入によって、テレワークの生産性の向上につながるでしょう。

これらは企業側が制度として整備していくべきもの。以下のツールを駆使して、テレワークの生産性向上を目指しましょう。

【ビジネスチャット系】 

ビジネスチャットはビジネス利用に特化されたコミュニケーションツールのことです。

・ファイルを送信する

・一対一でトークをする

・業務ごとにグループを作成する

のように業務上必要なコミュニケーションを行いやすくしているのが特徴です。代表的なものとしては「Slack」があります。

◎ツールの機能 

Slackには次のような機能が備わっています。 

・チャット機能

・メッセージ通知機能 

・全グループのタイムライン確認機能 

・スタンプ機能

・ファイル共有機能

・社外人物の招待機能

・豊富な検索機能

◎特徴、効果 

Slackにはスムーズなコミュニケーションを促すための仕組みが機能として備わっているのが大きな特徴です。チャット機能は他のツールでも備わっていますが、Slackでは自分が参加しているグループへの投稿内容の確認が容易です。

画面に自分が参加しているグループが一覧で表示されます。そこをクリックするだけで簡単にタイムラインの投稿を確認できます。投稿は時系列でそのまま表示され、キーワード検索・ハッシュタグ検索・ユーザー検索などで自分が求めている情報を簡単に探せます。

リモートワークでは、情報のやり取りをチャットに頼らなくてはいけません。そのためいつ送ったのかがごちゃごちゃになることもあり得ます。積み重なるとい生産性の低下につながるため、そうした面で便利です。

また、Slackには気軽なスタンプ機能もあります。確認したかどうかをワンクリックで示せるのでそこに手を煩わされることもありません。

◎導入企業の声

直感的に使いやすい。少なくとも使いにくいということはなかった。LINEなどのチャットツールをプライベートで利用してれば、まず使いこなせるし、すくなくとも、Gmailや Outlookなどのメールのシステムより、使いやすい。また、メールと違い、投稿後の編集機能もあるので、送付後、気になった箇所を直すこともできる。また気軽に返信するようにクイックレスポンスが広がる効果が感じられた。

課や部を跨いで色々議案等について情報共有、伝達が出来るようになり、資料共有などもスムーズに行うことが出来るようになります。色々な人の意見や情報を素早く把握するのに役立ちます。

個別会話とグループチャットの区別が明確で、UIの特性上、グループチャットを10以上増やしても見やすいまま。コミュニケーションが活性化してくると、オリジナルスタンプなど簡単に登録して仲間で楽しめるという成長性もある。

上記引用すべて:https://www.itreview.jp/products/slack/reviews#scroll

【社内報系】 

社内報といえば、これまでは紙媒体のものがメインでした。現在ではアプリ上で社内報を発信することで、気軽に社員に重要事項などを共有できます。

代表的なものとしてはNotePMがあります。

◎ツールの機能 

主な機能としては以下があります。 

・社内wiki

・検索機能

・タイムライン機能 

・コメント機能

・閲覧履歴が残る

◎特徴、効果 

NotePMではWeb上で社内に関する情報共有をまとめて管理できます。例えば、業務上必要なマニュアルや規定の変更があったときに社内wikiを通じてすぐに確認できます。わざわざ探す手間もないですし、紙媒体のように「会社に行かないと見れない」ということもありません。

強力な検索機能も特徴です。NotePMでは、アップしてあるファイルの中身まで丁寧に検索してくれます。探している資料のタイトルに必ずしも自分が入れた文言が入ってはいないためそこで時間をロスしてしまし生産性に悪影響を与えます。テレワークなので気軽に人に聞くこともできません。

こうした細かい煩わしさを排除し、テレワークの生産性向上に役立っています。

◎導入企業の声 

これまで社内での技術共有はメールや共有フォルダを活用していたが、共有時点でその場にいない人に共有されない(特にメールだと受信者にしか共有されない)ことや共有フォルダのルールが形骸化してうまく技術共有されずに技術が埋もれてしまう問題があったが、本ツールを使って社内WIKIのように投稿する仕組みにしたことでいつでも、だれでも 社内技術の共有が可能となった。

使い方とか全く調べてませんが、直感的でとても使いやすいです。主に、システムの仕様書や技術共有で使っていますが、テンプレートもあったり、Markdownでサクサクページを作成できる。また、作成したページをPDF化できるので社外の人に共有する際にもかなり楽できています。その点についてはとても満足です。

上記すべて引用:https://www.itreview.jp/products/notepm/reviews?page=2

【ピアボーナス系】

ピアボーナスとは主に海外では導入されているサービスのことで、日頃の感謝の気持ちや 仕事の成果に対する褒賞などを社員同士でも送り合える制度のことです。

Slackなどのツールでは仕事自体の生産性を上げることでテレワークをスムーズに進めて いました。ピアボーナスでは社員のモチベーションを上げることによってテレワークの生産性を高めていきます。

代表的なものとしてはUnipos(ユニポス)があります。

◎ツールの機能 

Uniposのメイン機能は、社員に対してメッセージとポイントを送れる点です。何か仕事で助けてもらったときや良い行いをした社員に、手軽にメッセージで感謝の気持ちを送れます。このときにメッセージだけでなくオリジナルのポイントも送れます。

◎特徴、効果 

Uniposで送られたポイントは金銭への交換や、寄付、グッズとの交換のように色んなことに変換できます。変換は会社ごとに自由な設定ができます。そのため、社風や会社文化に合わせた設定ができるのです。

こうした色んな形での褒賞があることで、一人一人の仕事への貢献が見えるようになり、 意欲も湧き生産性の向上につながります。しかもメッセージもあることで自分の仕事をきちんと見てもらえているという実感が湧きやすいです。

テレワークでは他の人に自分の仕事の過程まで評価してもらえることが減るため、その点 での意欲は減ります。テレワークという人目につかない環境で仕事をする上で、こうした定期的な評価を行う仕組みは大切です。

◎導入企業の声 

普段何気なくかわされる「ありがとう」のことばを活字で受け取ることができる最高のツールだと思います。過去にもらった投稿をまとめてみることができるので、仕事のモチベーションアップにもつながりますし、何より落ち込んだ時に見返すととても元気がでます。会社がこのシステムを導入していてくれてよかったと心から思います。

気軽に感謝を投稿できるので、お礼や感謝を伝える文化醸成に役立っています。返信機能を意図的に省いてるところも、やりとりがめんどくさくなくてありがたいです。ダッシュボードで自分の投稿頻度や受け取ったポイントが見れるのも楽しく、ログインするといい言葉しか並んでないというのも素敵に思います。

社内のメンバーが何かいいことをした時に気軽にピアボーナスをもらえるため、社内で感謝の気持ちを伝える文化が自然と形成される。

上記引用すべて:https://www.itreview.jp/products/unipos/reviews

【日報アプリ系】

日報をシェアできるのが日報アプリです。これまで紙ベースやエクセルなどで共有することもあった日報をSNSのような形で気軽に投稿できます。

代表的なものとしてはgambaがあります。 

◎ツールの機能

gambaでは以下のステップで日報を共有できます。

投稿したい内容に合わせてテンプレートを選択
↓
項目に合わせて日報を記入する
↓
グループに投稿する

こうした内容をスマホで気軽に書けるため、社内に戻らなくても出先で隙間時間に日報を作れます。

 ◎特徴、効果 

Gambaはどこに何を書けば良いのかがテンプレート化されています。そのため記入もしやすくそこまで時間を割きません。このことが社員の日報提出率100%につながっている事例もあります。

確認する側もいちいちエクセルを開く手間などが無いため、他の業務を圧迫することなくテレワークの生産性が落ちません。

また、gambaの日報はグループへの投稿が気軽にできます。日報へのコメントも Facebookのような感覚で書けますし、いいね機能もあるので投稿者のモチベーション管理にも役立ちます。

投稿者はテンプレートに沿って気軽に投稿でき、確認者はスマホで簡単に確認できるので、双方の生産性アップにつながるでしょう。

◎導入企業の声

ユーザーはスマホから日報を送信することができるので、通勤時間を有効活用して日報報告することが可能な点。日報のテンプレートを登録することができるため、必要な部分だけ編集しながらすばやく報告できる点。報告された日報に対してコメントなどコミュニ ケーションを取ることができる点です。

このサービスの優れたポイントはスマホから日々アクセスしながら、帰宅時など、片手間でレポートが作成出来、更にKPIを設定しつつ、その日々の活動が積み重なることで、 ターゲットが達成可能な仕組みが構築出来てしまう事です。

上記すべて引用:https://www.itreview.jp/products/gamba/reviews

5.テレワークでの生産性向上に取り組む企業事例 

いち早くテレワークを導入し高い成果を出してきた企業もあります。ここでは代表的な事例を3社ご紹介します。

日立

まず一社目は日立です、実は約20年前からテレワークを推進していました。1999年から 「在宅勤務・サテライトオフィス制度」が導入されており、当時から徐々に制度自体は広まっていたのです。

これが一気に浸透したのが2016年のこと。「日立ワーク・ライフ・イノベーション」という働き方改革を掲げる中でテレワークを広めていきました。

このテレワークは全ての社員が対象となっており、在宅をする際の制限もありません。上司の許可さえ取れれば適宜テレワークが可能という状況です。

これが、コロナ禍によってさらに加速します。コロナ禍以前はテレワークを週一回以上行なっている社員は6%程度。しかしコロナ禍に入ってからはこの数値が91%にまで上がりました。日立ではこのテレワークをコロナ禍以降も推進していく予定です。

テレワークでは、コミュニケーション不足だけでなく自宅における仕事環境整備の差が問題として挙がりやすいです。日立はこうした問題にも対応するため、リモートワークで必要な機器の支給や経費としての補助も行なっています。

富士通

二社目は富士通です。富士通では2015年からテレワークを推進してきました。本格的に導入が進んだのは2017年に社内で施工した「テレワーク勤務制度」です。

これは人事や総務など社内のあらゆる部門が連携して導入した制度です。各職場ごとで働き方は違うため、それぞれの声を吸収しながら現場に合わせた制度を作り上げました。

コロナ禍を迎えてからは、常に80%の社員がテレワークを行なっています。コロナ禍以前には富士通にもテレワークの日数制限などがありましたが、コロナ禍を機にそれらを解除。出勤率コントロールも含めて新たな働き方に対応する準備を万全にしていました。

ラ・クーラ

三社目は居宅介護支援事業所のラ・クーラです。介護事業は対面でのケアが大前提です。 そのためテレワークの導入はかなり難しいという印象がありましたが、ラ・クーラでは平成29年度に「テレワーク先駆者百選」に選定されるほどテレワークの導入に成功しています。

2015年に事業所を開設した当初から代表者は試験的にテレワークを行なっていました。 その効果をもとにして2016年から週休3日制を導入し、現在ではスタッフ全員がテレワークを行なっています。

利用者宅を訪問することはもちろん欠かしていません。それ以外の移動時間に手持ちのタブレットなどを活用して入力作業を実施。事業所での作業時間を極限まで削ることで利用者宅の訪問以外は基本的にテレワークを行えるようになりました。

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6.まとめ 

今回お伝えした内容は以下の通りです。

・テレワークでは生産性が低下する原因をどう改善していくかが大事

・テレワークで生産性が下がる原因は「コミュニケーション不足」「仕事環境」「労働時間管理」である

・テレワークで生産性を上げるためには、こうした原因を中心に起こりうる問題点を解消することが大切である。テレワークの生産性を向上させるツールを活用すると効果的

・テレワークを導入して成功した事例を参考にする

コロナ禍はいつ終わるかはわかりません。そのため、新しい働き方としてこのテレワークとは長い付き合いになることを視野に入れて行動すべきです。

いきなりの導入は確かに難しいです。そのためこれまでの成功事例などを研究して自社に合う形でテレワークを導入し、生産性を上げられるようにしていきましょう。