最近よく耳にするサンクスカードを知っていますか。
サンクスカードとは職場のコミュニケーションを活性化するため、さまざまな企業が取り入れている施策の1つです。いざ実施となっても、何を書いたらよいのか、周りは何を書いているのか気になるという人も多いのではないでしょうか。
そこで、この記事ではサンクスカードを実施するメリットや内容、効果的な運用のポイントについて紹介します。
1.サンクスカードの注意点
サンクスカードは、職場内で「ありがとう」の気持ちを伝え合うために使用します。
手書きのカードで感謝の気持ちを伝えたり、すばらしい行動に対して褒めたりする制度として、各業界のリーディングカンパニーでも導入されています。
しかし、導入してみても、運用の仕方によっては、いくつかの注意点もあるのです。
しかし、注意点を知った上で運用すれば、企業にとっても従業員にとってもプラスの成果が期待できます。サンクスカードをうまく活用するためにも、まずは、注意点を知っておきましょう。
1-1.効果が出るまでの時間が長い
サンクスカードが定着するまでには時間が必要です。なぜなら、従業員がやらされていると感じることなく、自然と書くようになった状態になって初めて定着したと言えるからです。
そのためには、従業員一人ひとりがサンクスカードのメリットを実感し、書きたくなる環境づくりが欠かせません。
1-2.手間がかかる
特に紙での運用の場合、いつの間にか誰も取り組んでいないということにもなりかねません。例えば、カードの集計や離れている視点へのカード送付など新たな業務が発生するからです。
さらに、デジタル化に伴って手書きに対する苦手意識をもつ人も少なくありません。
1-3.書くこと自体が苦手という人もいる
感謝を伝えあうのは偽善的だ、苦痛だ、恥ずかしいと感じる人もいるかもしれません。
強制されているからやりたくないと考える人もいるでしょう。そう感じる人がいることも踏まえて運用を実施しましょう。
これらの注意点を知った上で、次はサンクスカードがより効果的になる運用方法をご紹介します。
2.継続的なサンクスカードの運用を成功させるためのポイント
とりあえずやってみようというスタンスでサンクスカードの運用を始めてしまうと、継続することが困難となり、かえって失敗だけが目立つ結果になってしまいます。
運用のポイントを抑えたうえで、取り組んでみましょう。
2-1.サンクスカードを導入する目的を明確にする
何のためにサンクスカードを導入するのかという目的をはっきりさせ、社内で共有することが大切です。闇雲に始めてしまうと、従業員が困惑し、最悪の場合職場の雰囲気を悪くするリスクがあります。
導入の理由や導入によってどのような課題解決が期待できるかということを社内全体で理解したうえで始めましょう。
2-2.導入したら経営陣やリーダー層が積極的に活用する
導入当初は、サンクスカードを書く習慣がありません。そのため、従業員の自発性に任せていただけでは定着が難しいです。
まずは、経営陣やリーダー層が積極的にサンクスカードを書いて送ることで、受け取ったときにどんな気持ちになるのかを実感してもらうことが大切です。
経営陣やリーダー層がどんどん活用することで、次第に従業員も使うようになるはずです。
ただし、最初の段階において、所属組織が異なるメンバーでやり取りをすると利害が対立するリスクがあるため、リーダー間での活用がよいでしょう。
リーダー同士でやり取りを続ける姿を従業員が目にすることで、サンクスカードを贈る心理的ハードルが下がったり、活用するメリットが伝わったりします。
2-3.やり取りを可視化する
感謝されたり褒められたりすると嬉しいものですが、その内容をやり取りしていた2人以外の従業員にも可視化することで、より大きな喜びに変わります。
自分の頑張りが全体に共有されることで承認欲求が満たされ、モチベーションアップにもつながります。
さらに、やり取りの様子が可視化されると、どんな内容を書こうか悩んでいる人にとっても役立つのではないでしょうか。サンクスカードの活用が当たり前という文化を創るのにも有効です。
2-4.運用のルールを決める
サンクスカードを継続的に運用するには、社内でのルールを明確に決めて提示する必要があります。例えば、締め日の設定や贈る相手、内容などが挙げられます。
どういう行為に対してカードを書くのか、いつ書くのかなど、具体的に決めておきましょう。
例えば、書く相手は社内のみなのか、取引先など外部も含めるのか、正社員のみなのか、アルバイトも対象なのかといった視点が挙げられます。
また、クラウドサービスなどのシステムを利用してサンクスカードを行う場合の利用時間制限はあるのか、カードは直接相手に渡してよいのか、それとも回収ボックスなどに投函したうえで配布されるのかなど、細部にわたってルールを明確化しておきましょう。
2-5.イベントと組み合わせる
サンクスカードを贈り合うだけでは、モチベーションが続かなくなる危険性があります。そこで、社内イベントと組み合わせるという方法も効果的です。
例えば、社内イベントのときに、サンクスカードを贈った枚数に応じて表彰するという方法が挙げられます。
ただし、数にこだわると内容ではなく枚数に執着するようになってしまうため、数字に表れないテーマを設け、サンクスカードに書いた内容によって表彰するなど変化と工夫が必要です。
2-6.常に改善の姿勢で取り組む
サンクスカードを推進するメンバーは、特に導入したあとには利用状況を定期的に確認し、利用方法をよりよくするための改善へとつなげていかなければなりません。
例えば、サンクスカードの数をカウントし、数の増減を確認すれば、コミュニケーションの機会が増えているかどうかの指標となります。サンクスカードの利用率が高い部署や従業員を分析すれば、業績や組織力との関連が見えてくることもあるでしょう。
確認と分析によって得られた傾向や課題をもとに、改善策に取り組んでいけば、一定の効果が期待できます。
2-7.デザインとフォームの精選
紙媒体を利用する場合、会社のロゴや行動指針、企業理念などをサンクスカードの中に組み込んでおくなど、カードのデザインやフォームにこだわるとよいでしょう。
企業側が求める姿が明確になることで、その視点でお互いの頑張りに目を向け、カードに書き込むことができます。クラウドサービスなどのシステムを使って運用する場合には、システムの使用方法を共通理解しておくことが大切です。
2-8.必要以上に内容にはこだわらない
どんな内容でも気にせず気軽に書いて贈ることで、サンクスカードの定着に結びつきます。特に、長文での感謝や特別な行動のみをピックアップした内容は要注意です。
「助けてくれて感謝しています」「教えてくれてありがとう」など、小さなことでも気づいたらすぐに簡潔に書くことで継続的な運用につながります。
慣れてきたら、可視化しにくい成果について書くとよいでしょう。
例えば、会社への貢献度を評価したい場合、ついつい新規顧客獲得数や売り上げといった数字に目が行きがちですが、サンクスカードは人事評価ではありません。
そのため、「こんな行動がよかった」「この言葉が響いた」など、数値化しにくいことに目を向けて書くとよいでしょう。
さらに、要点をはっきりさせて短く書くのもポイントです。あまりに長文だと書くのも大変ですし、何に対して褒めたり感謝したりしているのかが相手に伝わりにくくなってしまいます。短く書くと決めておけば、些細な言動でもサンクスカードを贈りやすくなります。
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3.サンクスカード運用はアプリやインターネットが便利！
サンクスカードは手書きでも可能ですが、ゼロから運用ルールを定めるのは工数がかかり、大変で面倒だという人も少なくありません。
アプリやインターネットなどを使い、ペーパーレスで贈り合えば手間も時間もかからず、どこからでも利用できるため大変便利です。
4-1.オンライン上でやり取りするメリット1「いつでもどこでも」
ペーパーレスでサンクスカードに取り組むと、さまざまなメリットが期待できます。手書きと大きく異なるのは、いつでもどこでも贈れるという点です。スマホやタブレット、PCなどいろいろな端末で使えるうえ、職場だけでなく自宅や電車などあらゆる場所で利用できます。
通勤時間や隙間時間などの有効活用にもなり、贈りたいと思ったときにすぐにできるという手軽さが魅力です。時間や手間がかかるというデメリットをカバーできる方法と言えます。
4-2.オンライン上でやり取りするメリット2「お互いのやり取りを可視化できる」
オンラインの場合、他人のやり取りも全て閲覧することができます。どんな内容で誰が誰を評価したかが分かるため、従業員同士の行動が見える化され、理解が深まります。
また、前向きなコミュニケーションを頻繁に行うことで、組織の結束力向上までもが期待できるのです。
4-3.オンライン上でやり取りするメリット3「記録に残しやすく集計が楽」
それぞれのやり取りはデータとして残るため、たくさんカードをもらったり贈ったりしたのは誰か、サンクスカードの活用率はどのくらいかなどを自分で集計する必要がありません。
データをもとにすれば、従業員の得意な分野や人柄などを分析することもできます。より正確に従業員の個性を把握することで、人材配置にも役立つでしょう。
5.サンクスカードアプリを選ぶ際のポイント
オンラインでサンクスカードを導入する場合、数ある中からどのアプリやサービスを選べばよいか迷ってしまいます。まずは、社内や組織内で活用されやすいかどうかに着目してみましょう。
ポイント支給など積極的に使いたくなる仕掛けがあるかというのも外せない視点です。
例えば、サンクスカードと一緒に相手にポイントを贈ることができ、ポイントは商品や現金として還元されるなど機能が挙げられます。また、他者のやり取りに対してボタンをクリックするだけでそのやり取りに便乗して自分の感謝を伝えられるという仕掛けがあれば、サンクスカードに対する心理的ハードルの課題もクリアすることができます。
さらに、利用者目線で操作性についても確認が必要です。企業によっては、タブレットやPCなどの操作に不慣れな従業員がいるかもしれません。直感的に操作できるデザインであるか、できればいくつかのアプリを試用してみて決めるのも1つの方法です。
次に、導入までにどれほどサポートがあるのかについて比較してみましょう。
前述したようにサンクスカードなどの導入~運用を行う工数を削減できるのがアプリやサービスを利用するメリットなのでこの部分が手厚いサービスを利用することが望ましいでしょう。
6.おすすめのサンクスカードアプリ「Unipos」
特におススメしたいUnipos(ユニポス)は、サンクスカードと同時にポイントも贈れるアプリです。ポイントは、企業が指定した還元率と方法で商品などに交換することができます。
やり取りはタイムラインで表示され、社内全員が閲覧できるため、便利です。
さらに、他の人の投稿には拍手ボタンを押して、間接的に感謝の気持ちを伝えポイントを贈ることもできます。言葉だけを贈るよりも、ポイント制が付随していることで、誰がどのくらい会社に貢献しているのかなどの把握にもつながるのです。
6ｰ1.ハッシュタグなど独自の機能でより効果的に
Uniposでは、ハッシュタグによって、行動指針の浸透が期待できます。メッセージを投稿する際に、「リーダーシップ」「前向きに挑戦」など行動指針と関連したハッシュタグの設定が可能です。そのため、従業員は繰り返し行動指針とそれを体現する言動を目にするため、企業が求める姿や企業理念が、社内全体に浸透しやすくなります。
コミュニケーション活性化を促しながらより社内の意識をひとつにできるのです。
6ｰ2.導入準備から定着までしっかりサポート
また、Uniposでは、500社以上の導入を支援してきたノウハウを活かし、ツールの導入準備はもちろん、社内への浸透から組織改革にいたるまでしっかりサポートする体制が整っています。
今まで社内SNSを活用した経験がない企業の方でも安心して導入を進められるでしょう。
6ｰ3.導入事例（株式会社CAMPFIRE）
国内最大のクラウドファンディング「CAMPFIRE」を運営する株式会社CAMPFIREでは、コロナ禍の影響で全社員フルリモート勤務へ移行しました。もともと、Slack（本記事4-2でご紹介したツール）を中心にオンラインでのコミュニケーションを行っていましたが、社員同士のつながりや関係性を可視化するためにUniposを導入したそうです。
Uniposを活用することでカジュアルなコミュニケーションが生まれ、さらにそのやりとりが社内でオープンに共有されるため、社員間のつながりが見えやすくなりました。
フルリモート勤務という環境下でも、コミュニケーションは不足するどころか活性化し、新入社員も含め社員にとっての「新しい居場所」となっているようです。
より詳しい導入までのストーリーは、以下の記事をご覧ください。
参考：CAMPFIREが全社員フルリモート勤務でもコミュニケーション不足にならなかったUnipos活用方法（https://blog.unipos.me/2021/04/08/campfire_2/）
働き方の多様化が進むなか、社内コミュニケーションの活性化は重要な課題の一つです。コミュニケーションを活性化させ、風通しの良い組織風土の醸成を目指したい方は、Uniposの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
