ビジネスでもプライベートでも、私たちの「時間」は有限です。特にビジネスの場面では、限られた時間をいかに有効活用するかによって、業務全体の質や生産性、成果が左右されます。

そこでこの記事では、時間をより良く活用するための「タイムマネジメント」の意味や実践方法、タイムマネジメント力を高めるコツなどについて解説します。

時間の管理が苦手な方やタイムマネジメントに興味がある方は、ぜひ参考にしてください。

1.タイムマネジメントとは

「タイムマネジメント（Time Management）」とは、直訳すると「時間の管理」という意味を持ちます。

具体的には、時間をより良く活用できるようコントロールすることで、仕事の効率や生産性を向上させる取り組みです。例えば、1時間で10こなせる仕事があるなら、タイムマネジメントで効率化することによって同じ1時間で20こなすことを目指します。

ビジネスでは、目の前にあるタスクからやみくもに取り掛かるのではなく、限られた時間を有効活用し、的確かつ高いパフォーマンスで業務を遂行することが求められます。

タイムマネジメントは、あらゆるビジネスシーンで欠かせない取り組みといえるでしょう。

2.タイムマネジメントを行う目的

タイムマネジメントの最終的な目的は「成果を上げること」です。

タイムマネジメントスキルが低い場合、仕事の優先順位をうまくつけられず期限内に終えられなかったり、常に仕事に追われる状況になったりという状況に陥ります。

一方で、タイムマネジメントスキルが高い場合、今処理すべきことが明確になっており、効率よく業務を進められたり、余裕を持ちながらも確実に成果を上げられたりという状況が実現できるでしょう。

また、働き方改革が進むなかで、短い時間でいかに生産性を高められるかという点は、ますます重要視されています。そのため、生産性向上により成果を上げることを目的としたタイムマネジメントの取り組みは、今後も注目されていくでしょう。

3.タイムマネジメントとスケジュール管理の違い

タイムマネジメントと聞くと、スケジュール管理をイメージする方もいるでしょう。しかし両者はイコールではありません。

スケジュール管理とは、予定通りに動けるよう時間配分を考えたり、準備を整えたりすることです。あくまで「スケジュール通りに行動すること」がメインとなります。

一方のタイムマネジメントは、スケジュール通りに行動するだけでなく、優先順位付けや目標設定、振り返りなどパフォーマンスの質にも注目します。

スケジュール管理だけでなく、タイムマネジメントにより質の高い時間の使い方を計画・実行することで、はじめて生産性を向上させられるのです。

4.【個人/企業】タイムマネジメントのメリット・デメリット

タイムマネジメントの取り組みは、個人と企業の双方にとってメリットがあります。ここでは、それぞれのメリット・デメリットについて見ていきましょう。

4ｰ1.個人としてのメリット

まずは、個人としてのタイムマネジメントのメリットについてご紹介します。

4-1-1.処理能力の向上

タイムマネジメントにより、タスクを可視化し優先順位を決めることで、優先度の高い業務に注力することが可能になります。すると、一つひとつの業務を効率的に進められるようになり、仕事全体の処理能力が向上するでしょう。

4-1-2.新たな時間の捻出

仕事の処理能力が向上すると、これまで業務に充てていた時間に余裕が生まれます。

その時間は、自身のキャリアアップやスキルアップに充てることもできますし、家族や趣味などプライベートに充てることもできるでしょう。

新たな時間が捻出され、その時間をまた別の目的で活用することにより、精神的な余裕や日々の充実感にもつながります。

4ｰ2.企業としてのメリット

続いて、企業としてのタイムマネジメントのメリットを確認しましょう。

4-2-1.企業全体の生産性向上

タイムマネジメントにより従業員一人ひとりの処理能力が向上すれば、企業全体の生産性も向上します。

ただし、企業全体の生産性向上というメリットを得るためには、新入社員からベテラン社員まですべての社員がタイムマネジメントの意識を持つ必要があるでしょう。

特に新入社員は、仕事の全体像が見えにくく、与えられた仕事をひたすらこなすだけという状況に陥りやすくもあります。生産性を向上させるためには、新入社員のタイムマネジメントスキルを高めることが欠かせません。

4-2-2.残業時間の削減

業務が効率化し残業時間が減ることで、人件費や水道光熱費などのコストが削減できます。

また、残業時間が減ると社員の満足度が高まり離職率の低下が期待できるため、長い目で見れば、採用や新人研修などのコストカットも見込めるでしょう。

タイムマネジメントの導入は、業務だけでなく経営の効率化にもつながるのです。

4-3.タイムマネジメントのデメリットはある？

現状、タイムマネジメントを行うことによる大きなデメリットと考えられるものはないようです。

あえて挙げるならば、人によってはタイムマネジメントにストレスを感じるという点でしょう。業務の優先順位を考えること自体が苦手な方もいれば、予定通りに進まなかったときに精神的な負担を抱く方もいると考えられます。

タイムマネジメントのデメリットを発生させないためには、「こだわりすぎない」という意識も必要かもしれません。

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5.タイムマネジメントの実践方法

ここからは、タイムマネジメントの実践方法について解説します。以下の5つの手順に沿って進めていきましょう。

5ｰ1.タスクを細分化して洗い出す

まずは、必要だと考えられるタスクを一通り洗い出します。

どのようなタスクがあり、どれくらいの時間を使っているのか・使うべきなのかを見える化する目的があります。そのため、洗い出す際にはタスクの内容だけでなくフローも書き出すなどなるべく細分化するよう意識しましょう。

最初に1週間分のタスクからとりかかり、その後1か月分のタスクに広げていきます。

5ｰ2.期限・目標を設定する

続いて、それぞれのタスクの期限と目標を明確にしましょう。これは、次のステップにおいて、洗い出したタスクの優先順位を適切に決めるうえでヒントとなります。

5ｰ3.優先順位を明確にする

ここまでのステップで洗い出しと期限・目標を確認したタスクについて、優先順位を定めていきます。

用いるのは「緊急度と重要度のマトリクス」と呼ばれるタスク管理法です。「緊急度」と「重要度」の2つの軸をベースに、タスクを以下の4つに分類します。

A 緊急かつ重要なタスク（例：締め切り直前のタスク、システムトラブルへの対応など）

B 重要だが緊急度は低いタスク（例：スキルアップのための勉強など）

C 緊急だが重要度は低いタスク（例：突然の来客・問い合わせ対応など）

D 緊急度と重要度がともに低いタスク（例：数年に1度しか使わない資料のアップデートなど）

もちろん最優先のタスクは「A」です。

一方「C」と「D」のタスクは、成果につながらない可能性が高いといえるでしょう。

そのため、この2種類のタスクに関しては「そもそも不要ではないか」「誰か（もしくはシステム）に任せられないか・本当に自分がすべきか」を一度見直してください。ただし、タスクの分類は時期によって変動することも考えられるため、慎重に検討しましょう。

5ｰ4.スケジュールを組む

タスクの優先順位が決まったら、余裕を持ったスケジュールに落とし込んでいきましょう。

実際にタスクを開始すると、追加作業や想定外のトラブルが生じる可能性があるため、まったく隙間のないスケジュールは望ましくありません。また、ある程度余裕があるほうが一つひとつのタスクを丁寧にこなせるため、創造性も高まります。

5ｰ5.定期的に改善・軌道修正する

スケジュールに沿ってタスクを開始したら、定期的な見直しを忘れずに行いましょう。

先ほどのステップで余裕を持ったスケジュールにしておけば、改善や軌道修正はしやすいはずです。タイムマネジメントの最終目的は「成果を上げる」点にあることを忘れずに、生産性を高めるための調整をしましょう。