ウェルカムランチの効果やメリットと開催する場合のポイント

 「ウェルカムランチを開催してみたいがどんな効果があるんだろうか?」 「ウェルカムランチはどうやって開催すればいいか、やり方を教えて欲しい」

ウェルカムランチとは、大学新卒の社員や中途入社の社員を迎えた時に行われるランチ会のことですが、厳密な決まりはありません。 自由に開催できるぶん、どんな効果があるのかわからないし、開催してみたいと思っていてもどう始めればいいかわからない、といったケースがあります。

そこで、この記事では、ウェルカムランチとはどういうものなのか、から

・ウェルカムランチの3つの効果

・ウェルカムランチのメリット・デメリット

・ウェルカムランチを成功させるための開催の5つのポイント

まで、ご紹介します。 1日でも早く会社になじんでもらえるように、会社のことや仕事のことなど気軽に話せる場として上手に開催しましょう。     

1.ウェルカムランチ(制度)とは

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新しいメンバーが入社した時に、歓迎の気持ちを込めて開くランチ会のことです。参加する人数や役職などはフリーに設定することができるとても自由な会です。

開催場所も制限はないので、会社の近所のお店を借り切ってもいいですし、社内にスペースがあれば、ケータリングやお弁当のデリバリーを頼んだりして、社内の人間だけで行うこともできます。

ウェルカムランチを社内の福利厚生制度として取り入れている会社もあります。たとえば、JAPAN Taxi株式会社では、入社日から1週間は新旧スタッフどちらに対しても、会社がランチ代を負担するウェルカムランチ制度を導入しています。

2.ウェルカムランチの3つの効果

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ウェルカムランチの3つの効果をご紹介します。

1.コミュニケーションの促進

2.従業員同士の相互理解が深まる

3.早期の離職防止になる

ウェルカムランチを開催することで、自然な形で、新旧社員の間のコミュニケーションが早い段階で促進されるので、業務上のコミュニケーションにも良い影響を及ぼします。

2-1.コミュニケーションの促進

大学新卒であれ中途入社の社員であれ、新たに加わるスタッフは、新しい環境になじむためにかなり気を使うものです。

ウェルカムランチを開催すれば、新旧の社員同士が和やかな雰囲気の中で食事をしながらコミュニケーションを取ることができるため、業務上のコミュニケーションも促進されることになります。  

2-2.従業員同士の相互理解が深まる

会社や職種によっては業務時間中に会話をすることがむずかしい場合もあり、新しく入社した人は、歓迎会などが行われるまでは、社員とあまり会話ができず孤独感を感じてしまうといったこともあります。

ウェルカムランチは基本的に入社日当日、もしくは入社日からあまり日が経たない1〜2週間程度のうちに行うことが多いので、新旧の社員が早いタイミングでコミュニケーションを取ることができ、従業員同士の相互の理解も深めることができます。  

2-3.早期の離職防止になる

ウェルカムランチを行うことで早期の離職を防止することができます。

なぜなら、ウェルカムランチを行うことで、早いタイミングでコミュニケーションがたくさん取れ、従業員同士の理解も深めることができるからです。 新しく入社したばかり社員は、ちゃんと働き続けることができるか、新しい環境や周りの人たちとなじめるのか、と内心不安に思いながら働いています。

ウェルカムランチを行うことで、そういった不安感を払拭することができ、会社になじむスピードが早められるので離職を防止することができるのです。  

3.ウェルカムランチの2つのメリット

welcome_lunch_4コミュニケーション活性化の施策は多くありますが、その中でもウェルカムランチが優れている点は以下の2つです

手軽でリーズナブル

・プライベートな時間が潰されない/ランチの時間内で終わる(二次会・三次会がない)

ウェルカムランチは、基本的にアルコール抜きで行われるため、金銭的にも時間的にも負担が軽く済むのがメリットです。  

3-1.手軽でリーズナブル

ウェルカムランチは、飲み会などアルコールが入る歓送迎会に比べて手軽で予算もあまりかからないのがメリットです。

通常利用するのには敷居の高い高級店でも、ランチタイムはリーズナブルなランチメニューを提供しているお店もありますし、カジュアルなレストランを貸切で利用するといったこともできます。

社内に飲食スペースがあるようであれば、デリバリーでお弁当を配達してもらうといった手も使えます。  

3-2.プライベートな時間が潰されない/ランチの時間内で終わる(二次会・三次会がない)

ウェルカムランチの最大のメリットは、ランチの時間内で終わるため、プライベートな時間が潰されないということです。

業務終了後にスタートする歓送迎会の場合は、残業等で遅れて参加する人も出るので、ついつい二次会・三次会と終了の時間が延びてしまう傾向があります。新たに入ったスタッフは最後まで残るように促されてしまうこともあります。

特に最近の若い人たちはこういった強引な飲み会参加を嫌がる傾向があり、逆にウェルカムランチはプライベートな時間を侵食しないので喜ばれる傾向があります。  

4.ウェルカムランチのデメリット

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ウェルカムランチのデメリットは以下のようになります。

・社交的でない人の場合、苦痛を感じることもある

・ウェルカムランチ後にフォローがないと単なる儀式で終わってしまう

ウェルカムランチは、あくまでもコミュニケーション促進のひとつのきっかけですから、その後もしっかりとフォローを行うようにしましょう。  

4-1.社交的でない人の場合、苦痛を感じることもある

内向的なタイプやあまりコミュニケーションが得意ではない人の場合は、ウェルカムランチを苦痛に感じてしまうこともあります。

とはいえ、どんなに内向的なタイプであっても、新しい組織に加わるタイミングでは心細く不安に感じることがほとんどです。 新しく加わる人が社交的でなく、口下手なタイプかもしれないとわかったら、強引に自己紹介をさせるようなことは避けるようにして、不安感を和らげるような温かい雰囲気で迎え入れるようにしましょう。  

4-2.ウェルカムランチ後にフォローがないと単なる儀式で終わってしまう

メリットや効果がたくさんあるウェルカムランチですが、ウェルカムランチ1回きりで終わってしまうとただの儀式になってしまい、一般的に行われる歓迎会とあまり大差がなくなってしまいます。

ウェルカムランチで新旧が交流するきっかけを作ったら、その後も、親交を深める親睦会やイベントを定期的に行うなどして、新しく仲間に入った人と既存のスタッフとのギャップを埋めていくようにしましょう。  

5.ウェルカムランチの導入事例

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ここでは、ウェルカムランチを導入している2つの企業の事例をご紹介します。

メルカリ

フリマサイトで有名な株式会社メルカリでは、新入社員が入社日から1週間、社内の人とランチに行く「メンターランチ」や、新入社員と役員でおこなう「ウェルカムランチ」を実施しています。

メルカリでは新入社員に必ずメンターが付き、メンターは新入社員研修にも一緒に参加してペアになってワークショップを行います。「メンターランチ」は、新入社員が1週間メンターと一緒に、あらゆる部署の既存社員とともにランチを食べ、コミュニケーションを取ることで職場に馴染めるようにサポートしています。

費用は会社が負担(金額上限あり)し、許可が取れたお店に限ってツケ払いができるようになっています。

社員からの評価は高く、月に300件以上の利用があるそうです。

実際に参加した人からの評価も上々のようです。

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サニーサイドアップ

PR・広報事業を行うサニーサイドアップでは、「エイプリルランチフリー」制度(新入社員懇親支援制度)を導入しています。

新卒新入社員は「会社の偉い人」を指名してランチをごちそうしてもらえる権利が与えられ、いち早く会社の雰囲気に慣れることを狙いとして行われています。

通常、若手から主体的に動くことは難しい《タテのコミュニケーション》を、若手側から自発的に取ってもらうことを目的として行われています。

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6.ウェルカムランチを成功させるための開催の5つのポイント

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ウェルカムランチの開催にこれといった決まりはないので、自由に開催していただいて構わないのですが、初めて開催する場合には何らかの指針があったほうがやりやすいでしょう。

そこで、ウェルカムランチ開催のポイントを5つに絞ってご紹介します。

1.入社日当日がベスト/無理なら間をおかず数日中に行う

2.少人数開催がベスト/部署が大きい場合は人数調整を行う

3.役員クラスにも声をかけて参加をお願いする

4.簡単なアイスブレイクの準備をしておく

5.写真撮影などを行う準備も忘れずに

ウェルカムランチ導入までの流れですが、きちんとした社内制度にする場合は時間がかかります。 まずは何度かご紹介した事例などを参考にして試験的に開催をしてみて、社内的にも良い影響が出ることがわかったら、開催の詳細な条件や食事代の補助の金額などを決めて制度化を進めましょう。

◉ウェルカムランチ導入までの流れ

①数回は、トライアルで開催してみる

②効果がわかり、社員からも好評を得ているようであれば制度化する *5W1Hを意識して制度化を行う/ Who(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)

③制度化の後は、制度に従って定期的に開催する ウェルカムランチは、普通に新旧のスタッフ同士でランチを食べに行くだけでも十分なものですが、制度にする場合は、開催趣旨がボヤけたものにならないように、「どんな目的で行うか」をしっかりと決めておくようにすることが大切です  

5-1.入社日当日がベスト/無理なら間をおかず数日中に行う

ウェルカムランチ開催のタイミングは、入社日の当日がベストです。無理であれば、あまり間をおかずに、できれば1週間〜2週間程度の間で行いましょう。

「私たちは、あなたが新しい仲間として加わることを歓迎しますよ!」という意思表示のために開催するものですから、入社からあまり日が経ってしまうと、通常行われる歓迎会などと変わりがなくなってしまうので注意が必要です。  

5-2.少人数開催がベスト/部署が大きい場合は人数調整を行う

開催にあたって人数を考えることは重要です。あまりにも参加者が多すぎてしまうと、新しく入った人も緊張してしまいますし、後で誰と会話をしたのか、わからなくなってしまうこともあり得るからです。

会社や部署の規模などさまざまだと思いますので、全社で10〜20人程度の規模であれば、全員参加でも構いませんが、100人を超えてしまうような部署の場合は、新人スタッフが一番頻繁に接することになるチームメンバーなど、最小人数に絞りましょう。  

5-3.役員クラスにも声をかけて参加をお願いする

役員クラスは多忙でほとんど社内にいないという会社もあるかもしれませんが、できれば役員クラスに声をかけて、短時間でもいいので参加してもらえるようスケジュールを組んでもらいましょう。

ウェルカムランチの場で滅多にお目にかかれない役員スタッフとコミュニケーションを取ることができれば、新人スタッフは「自分は本当に歓迎されているのだ」という喜びも強く感じます。会社に対する印象もさらによくなり、早期の離職を防げるでしょう。  

5-4.簡単なアイスブレイクの準備をしておく

特に初めてウェルカムランチを開催するといった場合には、既存のスタッフたちも緊張してしまうこともあるので、簡単にできるアイスブレイクの準備もしておくようにしましょう。

楽しくランチを食べつつできるものがいいので、事前にアンケートを行なって集計しておいたものを発表したり(好きな俳優、好きなマンガなど気軽なテーマのアンケート)、名前を早く覚えてもらえるようにネームプレートにニックネームを入れたり等、いろいろ工夫ができるはずです。

お互いの趣味や嗜好がわかり、会話が弾むような軽いテーマで場を和ませてから、新人スタッフに、仕事に対する意欲などを語ってもらいましょう。  

5-5.写真撮影などを行う準備も忘れずに

新しく入ってきたスタッフにとって、入社日は当日その日限りです。

せっかく開催するウェルカムランチですから、記念撮影などの準備も忘れないようにしましょう。

今はスマートフォンで手軽に撮影できますが、集合写真などを撮影する場合は、スタッフの誰か一人がカメラを操作することになってしまうことを避けるために、三脚を用意したり、お店のスタッフに撮影担当してもらえるように依頼しておくことをおすすめします。  

6.まとめ

ウェルカムランチは、新しいメンバーが入社した時に、歓迎の気持ちを込めて開くランチ会のことです。

参加する人数や役職などはフリーに設定することができるとても自由な会です。

ウェルカムランチ導入の流れとウェルカムランチを成功させる開催の5つのポイントを復習しておきましょう。

ウェルカムランチ導入までの流れ

①数回は、トライアルで開催してみる

②効果がわかり、社員からも好評を得ているようであれば制度化する *5W1Hを意識して制度化を行う Who(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)

③制度化の後は、制度に従って定期的に開催する

ウェルカムランチを成功させるための開催の5つのポイント

1.入社日当日がベスト/無理なら間をおかず数日中に行う

2.少人数開催がベスト/部署が大きい場合は人数調整を行う

3.役員クラスにも声をかけて参加をお願いする

4.簡単なアイスブレイクの準備をしておく

5.写真撮影などを行う準備も忘れずに

ウェルカムランチを開催して、新しいスタッフを早い段階で会社に定着させて、社内活性化を図りましょう。