近年、質の高い社内コミュニケーションを実現するための施策として「1on1ミーティング」が注目を集めています。
1on1ミーティングを行うことで、さまざまな効果が期待できますが、導入につまずくと失敗に終わってしまう可能性もあります。
そこで今回は、実際に1on1ミーティングを導入した企業の成功事例をご紹介するとともに、事前に認識しておくべき課題や失敗しないためのポイントを分かりやすく解説します。
既に1on1ミーティングを導入しており、より質を向上させるための改善策やヒントを探している方はもちろん、導入の検討段階で事前の情報収集を行っている方にも参考になる内容になっています。
ぜひ最後までご覧ください！
1on1ミーティングとは
本題に入る前に、まず1on1ミーティングとは何か、概要を整理しておきましょう。
1on1ミーティングはアメリカのシリコンバレー企業から始まり、日本ではヤフーが本格的に導入したことから広く認知されるようになりました。
1on1ミーティングの手法はさまざまですが、一般的には上司と部下が定期的な面談を行い、部下の育成やエンゲージメント・モチベーションの向上を目指します。
上司と部下の面談というと、従来より多くの企業が導入している「目標管理面談」をイメージされる方も多いかもしれませんね。では、1on1ミーティングとは何が違うのでしょうか？
主な違いは、以下の3点が挙げられます。
①面談内容を人事評価に直接紐付けない
②部下が主役の面談である
③話題は業務内容以外のものも含まれる
従来の面談と比較すると、1on1ミーティングで重要になるのは、上司と部下の信頼関係の構築です。
そのためには、あくまでも主役は部下であることを忘れずに、部下の悩みや課題に対し、上司が真摯にフィードバックを行う風土を醸成していくことが求められます。
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1on1ミーティングの成功事例
1on1ミーティングを導入する際に参考にしたい成功事例をご紹介します。
成功事例①：ヤフー株式会社
最初にご紹介するのは、国内における1on1ミーティングの第一人者、ヤフーでの事例です。
ヤフーでは組織運営の向上や社員の潜在能力を最大限に引き出すことを目的に、2012年から1on1ミーティングを導入しています。
意外にも、導入当初はマネージャー層からの反対の声もあったそう。そんな状態から、現在は社員6000名規模で1on1ミーティングを実施するまでに社内浸透が成功した理由は何だったのでしょうか。
主な要因として、ヤフーは以下の点を挙げています。
・実行目的を明確にすること
・組織全体のマネジメント強化を効率化できるメリットを社員に伝えること
・経営層にもコミットしてもらうこと
・個々に実施している1on1について、客観的にフィードバックし続けること
導入後は外部の専門家も入れながら、ヤフーオリジナルのカリキュラムに整えたり、マネージャー層の1on1スキルを磨いたりと、さまざまな改善を尽くし今に至ります。
ヤフーの事例からは、1on1ミーティングを導入して終わりではなく、会社として社員が主体的に運用していけるようなサポートを行う重要性を感じられますね。
出典：『「1on1ミーティング」で強い組織をつくる 人材育成のための部下とのコミュニケーション』（https://about.yahoo.co.jp/info/blog/20181011/1on1.html?_fsi=i2yyrROr）
成功事例②：グリー株式会社
グリーでは、2014年から1on1ミーティング導入の検討を開始し、現在では全社員の7割が「1on1に満足している」と述べるほどの高い満足度を得ています。
同社では、元々1on1ミーティングを導入することが目的ではありませんでした。
1on1ミーティングは、あくまでも当時抱えていた組織課題を解決するための最適な手段の1つに過ぎなかったのです。
実際に1on1ミーティングを導入してからは、社内浸透に力を入れており、具体的には以下のような取り組みを行なっています。
・マニュアルや手引きを作成する
・サーベイの振り返り記事を制作する
・フェーズごとにテーマを変えながら定期的にトレーニングをする
・他の人事施策と連動させ、1on1ミーティング実施の必然性を高める
目的が明確にあった上で1on1ミーティングという手段を選んでいる点や、導入後も丁寧に社内浸透を図り、社員の満足度向上につなげている点が参考になりますね。
出典：「グリーグループにおける1on1について（グリー株式会社/株式会社3ミニッツ）」https://speakerdeck.com/masakatsunagata/zhu-shi-hui-she-3minitutu?slide=24
成功事例③：株式会社Gunosy
Gunosyでは、2017年から1on1ミーティングを導入しており、社員だけではなくアルバイトメンバーとも実施しています。
最初はテーマなどを特に決めず緩やかに運用を始めたそうですが、話題がタスク管理に偏ってしまい、キャリアなど中長期的な話がしにくいことが課題になったそう。
そこで内容を見直し、タスクの進捗管理とメンタリングの2軸を据え、それぞれを目的とした1on1を別々に実施する改善を行なったことで、以前よりも深い話ができるようになりました。
Gunosyの事例からは、一度導入してからも状況に合わせて柔軟に改善を加えていくことの大切さを学ぶことができますね。
出典：「事業目標は「ストーリー」で伝える。目的別の1on1を実践する、チームマネジメント術」
成功事例④：きらぼし銀行
きらぼし銀行では、2019年から1ヶ月に1回程度の1on1ミーティングを導入しています。
部下の人数が10名を超える上司には、自身の代わりにミーティングを実施するサポートメンバーを任命することができるなど、上司の負荷軽減への配慮がされている点が特徴的です。
また、「コミュニケーションサーベイ」と称するアンケートも実施しており、PDCAを回しながら、より良い運営のために改善を重ねています。
コミュニケーションサーベイでは、91.4%の社員が「1on1が役立っている」と回答しており、高い満足度を実現。「心理的な安心感がある」「意思疎通が図れるようになった」「今まで見えていなかったチームの課題が見えてきた」などの前向きな意見が多く寄せられています。
1on1ミーティングを導入して終わりではなく、事後のサーベイを用いて運営の改善を行っている点は、成功要因の1つと言えるでしょう。
出典：『パナソニック、きらぼし銀行が取り組む「1on1」～企業事例』
https://hrd.php.co.jp/management/articles/1on1-1.php
成功事例⑤：サイボウズ株式会社
サイボウズでは、週1回〜月1回のペースで、「ザツダン」と称する1on1ミーティングを実施しています。
内容はその名の通り、雑談でOK。決まった制度やルールはありません。部下の人材育成のために、多くの上司が自然発生的に行なっています。
通常の1on1ミーティングは、ティーチングとコーチングの中間に位置づいているようなイメージですが、「ザツダン」はよりカジュアルな雰囲気であることが特徴です。必ずしも部下の成長を促そうとしなくても良いとしています。
また、同社では、従来型の上司と部下の1on1ではなく、同僚どうしで自由に相手を探して1on1を実施するケースも増えているそうです。
「コミュニケーション量を増やす」という目的を達成するためには、細かい制度設計や形式に拘らず、柔軟な運用ができている点が参考になりますね。
出典：『サイボウズ流1on1ミーティング「ザツダン」とは？』
https://teamwork.cybozu.co.jp/blog/1on1-meeting.html
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1on1ミーティング導入で注意すべきポイント
ここまででご紹介した企業事例を踏まえ、導入が成功するためのポイントや失敗しないよう注意すべきポイントをそれぞれ解説します。
これらを事前に把握しておけば、より効果的で円滑な運営につなげることができますよ。
ポイント①：目的を明確にし、社員の理解を得る
1on1ミーティングを導入する際には、賛否両論さまざまな意見が挙がるでしょう。全社員が最初から肯定的に受け止めてくれるとは限りません。
特に、多くの部下を抱える上司にとっては、自身の業務時間の多くを1on1に割くことになります。「なぜ1on1ミーティングをやるのか」という目的に納得できなければ、せっかく導入しても早々に形骸化してしまうかもしれません。
よって、導入時には必ずその目的や意義を明確にし、社内に浸透させることが必要です。
また、これと同時に1on1をどのようにして行えば良いのか、最低限のレクチャーも行いましょう。現場に丸投げになってしまうと、やり方がよく分からないまま時間を無駄にしてしまい、期待する効果が得られない可能性があります。
ポイント②：いきなり全社導入しない
1on1ミーティングは一度導入すると継続的に実施する必要が生じるため、やってみたけど上手くいかなかったからといって運用を止めることは難しくなります。
そこで、組織が大きい場合や、運用に自信がない際は、特定の部署に限定して試験的に導入してみると良いでしょう。試験運用してみて気づいた点を改善し、軌道に乗ったタイミングで全社的に導入する方法もあります。
段階的に導入することによって、後から始める部署は先行事例を参考にできるというメリットもあります。運用のイメージが得られるため、効率よく全社展開していけるでしょう。
もちろん、全ての会社が必ず試験運用を行なっているわけではありませんが、必要に応じて実施してみてはいかがでしょうか。
ポイント③：時間配分や話すテーマを決めておく
特に1on1ミーティングを導入し始めたばかりで慣れていないうちは、上司も部下も「何を話したら良いのか分からない」という悩みがつきもの。
せっかくの1on1も会話が弾まなければ時間が無駄になってしまいますし、会話が弾んだとしても雑談に終始してしまい、本来話すべき内容に到達できないということもあるでしょう。
こうしたケースでは、事前に時間配分や話すテーマなどを決めておくのがオススメ。準備をして1on1に挑めるため、「何を話したら良いか分からない」という事態を避けることができます。
また、社員の負荷をなるべく軽減したいという場合には、予め全社共通のガイドラインを作成し、時間配分やテーマを指定しておくのもオススメです。
ポイント④：最初から完璧を求めない
現在1on1ミーティングを成功させている会社も、最初から完璧な運用ができていたわけではありません。
目的や意義を理解してもらうことに苦戦したり、実施してみたら社員満足度が低かったりと、いろいろな課題に直面しながらも、一つ一つ改善を繰り返しています。
そもそも、1on1ミーティングに限らず、新しい人事制度を導入するに当たっては、社員の受け止め方はさまざまです。不満やクレームが人事宛に寄せられることも珍しくありません。
だからこそ、最初から完璧を目指すのではなく、定期的にサーベイなどを実施しながら社員の意見を反映していくことが大切です。
また、他社で上手く行っている事例が必ず自社でも成功するとは限らないので、独自にPDCAを回しながら、自社に適応するスタイルを見つけましょう。
ポイント⑤：前回話した内容を忘れないための仕組みを作る
1on1ミーティングでは、上司と部下の信頼関係の構築が非常に重要になってきます。
そのため、部下が前回話した内容を上司が覚えていないという事態は可能な限り避けたいところ。
とは言え、上司が複数の部下を抱えていたり、1on1ミーティングの実施頻度が低かったりする場合は、全員が話した内容を覚えていられないということもあるかもしれません。
そうならないために、1on1ミーティングを行う際は、専用のミーティングシート（フォーマット）を使用し、終了後は上司が管理を行うといった仕組みを作ると良いでしょう。
↓↓詳しくはこちらの記事も参考にしてみてください
前回の話を踏まえた内容で議論ができれば、限られたミーティングの時間を有効に活用することができるという運営上のメリットもあります。
1on1ミーティングの課題
全国の上場企業に勤務する20代〜60代の管理職325人と、一般社員324人を対象に行われた「1on1ミーティングに関する実態調査」（※）によると、1on1ミーティングに期待する要素全てにおいて、上司より部下の期待値が低いことが分かりました。
当調査で明らかになった課題として、以下の3点が挙げられます。
①部下の1on1の優先度が低い
→「1on1ミーティングの優先度が高い」と回答したのは、管理職が65%だった一方で、一般社員が46.9%に留まった。
②部下の1on1の期待値が低い
→1on1の目的として考えられる要素を12項目に分割して数値化したところ、全ての項目において、上司よりも部下の方が期待値が低かった。
③部下の1on1への満足度が期待値を下回っている
→1on1に対して「満たされていること」と「期待していること」を比較すると、上司・部下ともにほぼ全ての項目で「満たされていること」が「期待していること」を下回った。
以上の3点を踏まえると、1on1ミーティングの満足度を向上させるためには、部下が期待する項目を重視した対話が必要であることが分かります。
具体的には、部下の期待値が高い「自分自身の挑戦・キャリア」についての話題に積極的に触れ、上司が部下の成長を支援するアプローチが求められているのです。
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まとめ
上司と部下の定期的なコミュニケーションを通じて、さまざまな効果が期待できる1on1ミーティング。
今回は、先進企業の事例などを参考にしながら、成功するためのポイントや失敗しないための注意点、現状の課題などをご紹介しました。
ここまでの内容をおさらいしましょう。
・1on1ミーティングとは、部下の育成やモチベーション・エンゲージメントの向上を目的とした面談のこと。人事評価には関係しないなどの特徴がある。
・1on1ミーティングを成功させている企業は、面談後のフィードバックやサーベイなどを実施し、PDCAを回している共通点がある。
・導入時には、目的や意義を明確にすること、段階的に導入してみることなどがポイントであり、最初から完璧を目指すことなく改善を重ねていくと良い。
・1on1ミーティングの課題としては、部下の期待値を満たせていないことが挙げられ、上司は部下の育成を視野に入れたアプローチが求められている。
いかがでしたか？
1on1ミーティングを成功させるためのポイントについて、理解は深まりましたでしょうか。今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ社員満足度の高い1on1ミーティングを実践してみてくださいね！
