フィードバック面談の重要性と実施の方法|気をつけたいポイントまで

フィードバック面談にメリットはあるのか?デメリットはないのか?
フィードバック面談の効果や注意するポイントを知りたい

フィードバック面談は、部下のモチベーションをアップさせたり、人材育成の場にもなるので、ぜひ実施すべきです。とはいえ、事前の準備が必要で、どう実施したらいいかわからないという方も多いようです。

そこで、フィードバック面談について

・フィードバック面談の必要性
・フィードバック面談のメリット・デメリット
・フィードバック面談の流れ
・フィードバック面談で気をつけたい4つのポイント

をご紹介します。

フィードバック面談は単なる面談とは違うので、よくポイントを押さえたうえで行わないと逆効果になってしまうこともあります。しっかりと面談の流れを学んで、効果の高いフィードバック面談を行ってください。

目次

1.フィードバック面談の必要性

まず、なぜフィードバック面談をすることが必要なのかその理由を3つご紹介します。

・評価結果の共有を行うことができる 
・課題の認識と解決策の共有ができる
・部下のモチベーションを上げることができる

「フィードバック」とは、もともと工学やITの世界で使われていた言葉ですが、人事の場では、業務上の行動等を評価した結果について、その行動をした人に対して伝え返すことをフィードバックと呼んでいます。

フィードバック面談は、一方的に上司が評価結果と通知書類を部下に渡すだけの簡単なものではありません。フィードバック面談には現状と今後の課題を共有し、課題の解決方法を考えさせ、モチベーションまでアップさせるという育成目的があるから必要になるのです。

1-1.評価結果の共有を行うことができる

フィードバック面談を実施することで、部下(被評価者とも呼ぶ)に評価結果を伝えて、結果を共有しすることができます。高い評価となった過去の事例なども紹介し、自己評価とのギャップが出た部分の根拠等を示すことによって、評価結果の理解・納得度を高めます。

1-2.課題の認識と解決策の共有ができる

評価結果から見えてきた課題を明確にさせ、さらに課題をクリアするための具体的なアクションを自発的に考えさせるなどして、解決策の共有をすることができます。

1-3.部下のモチベーションを上げることができる

前向きなアドバイスや激励を行うことで、部下のモチベーションを上げます。 面談の中で、中長期のキャリア目標にも触れ、目標達成のための具体的な施策などを話し合うことで、さらなるモチベーションアップを図ることができます。

2.フィードバック面談のメリット・デメリット

フィードバック面談にはメリット・デメリットの両面がありますのでご紹介します。デメリットには、デメリット解消のための対応策もつけましたので参考にしてください。

2-1.フィードバック面談の4つのメリット

フィードバック面談には、主に4つのメリットがあります。

・部下のモチベーションアップができる
・人材育成、成長サポートができる
・各スタッフそれぞれのスキルや問題点を把握することができる
・コミュニケーションの促進になる

自分の給与や待遇がどういう基準で決まっているのかが明らかになる場でもあり、今期の結果から来期の評価アップのためにどう行動すればいいのか、目標設定はどうするかまで話し合う場にできるので、人材の成長が期待できます。

2-1-1.部下のモチベーションアップができる

フィードバック面談を導入することで、部下のモチベーションがアップし、成果向上が期待できます。なぜなら、自分のこれまでの成果が給与や待遇にしっかりと反映されていることを知ることは、新たに仕事へのモチベーションを高めるからです。評価結果を知ることで、給与・待遇を上げようという気持ちが高まり、労働意欲もアップします。

2-1-2.人材育成、成長サポートができる

フィードバック面談を行うことで、問題点を指摘したり、各スタッフのレベルに合った目標・研修を提示することで、人材育成に取り組むことまで可能になります。

人事評価を通して客観的に明らかになった課題を、来期はどのように教育、研修、勉強、実践をして、成長していくかを上司と部下で話し合うことで、部下本人の成長のサポートも行うことができます。

2-1-3.各スタッフそれぞれのスキルや問題点を把握することができる

フィードバック面談を行うことで、ひとりひとりのスキルや問題点を認識することができます。フィードバック面談を行う主な目的はスタッフの現状を評価し、給与・待遇に還元していることを伝えることですが、それだけで終わらせず、各個人の現状を上司が把握することで、スタッフの成長を手助けすることができます。

2-1-4.コミュニケーションの促進になる

フィードバック面談を行うことで、上司・部下間のコミュニケーションの活性化も期待できます。自分の残した成果について会社や上司からフィードバックがあることで、スタッフのモチベーションアップにもつながり、スタッフ側からの相談や提案もしやすくなります。

2-2.フィードバック面談のデメリットと対策

フィードバック面談には多くのメリットがある反面、デメリットもあります。

・手間がかかる・人事評価のスキルが必要とされる
・評価が低い人にとっては不満要素となる恐れがある
・部下が評価につながる仕事しかしなくなる恐れ

とはいえ、デメリットを避ける対応策はありますから、デメリットの内容を確認した後は、対策をしっかりと実施をしてください。

2-2-1.手間がかかる・人事評価のスキルが必要とされる

フィードバック面談を行う前段階として、まず人事評価制度を導入しなければいけないため、その導入や実施に手間がかかります。

人事評価を行うためには、人事評価の明確な基準づくりから始めなければなりませんし、人事評価を行うためには一定のスキルが必要とされるため、現状、全ての上司が的確に人事評価することができる状態なのか、といった問題も生まれます。

対策
フィードバック面談に成功している他社の成功事例を調べてみる、特に人事担当者はフィードバック面談実施のためのセミナーに参加してみるなどして、フィードバック面談実施のための下準備を念入りに行うことをお勧めします。

2-2-2.評価が低い人にとっては不満要素となる恐れがある

人事評価制度を導入するということは、一定の評価基準を作ることになり、どんなに公平に評価したとしても、社内や部署内に「高い評価の人」「低い評価の人」といった序列を生み出します。

普段から素行や勤怠の悪い悪質な社員でない限り、各スタッフは成果を出すために皆自分なりに努力しているものです。それなのに低い評価を受けてしまったら、自分の努力は報われなかったと感じ、どんなに評価が適切であったとしても不満を抱くことになります。

対策
フィードバック面談の場において、評価の根拠についてよく説明することや、低い評価になってしまった原因究明と来期に高い評価を得るためにどうしたらいいかを具体的に話し合うことが必要です。

低い評価を発奮材料に変えてもらえるように、「コーチング」の手法を取り入れるなどして、部下のモチベーションを下げない対応を行うようにしましょう。

*コーチング=社員のやる気を引き出したり目標を達成するために、主に「質問形式」で会話を行うビジネスマン向けの人材育成の手法

2-2-3.部下が評価につながる仕事しかしなくなる恐れ

フィードバック面談を行うことにより、人事評価制度の評価基準が明確になることで、部下は評価の向上だけに囚われて、評価されやすい業務や行動ばかりしようとするようになってしまう恐れがあります。

また、自分の評価を高くするために、他のスタッフの足を引っ張ろうとしてしまうタイプの人も稀にいます。フィードバック面談を行うことで、社内の雰囲気が悪くなったり、チームワークが乱れ、モチベーションが低下して生産性まで下がってしまったら本末転倒です。

対策
人事評価制度を策定する際に、評価しやすい、目立つ業務だけで評価が決まる制度を作らないことが重要になります。できるだけ、広範囲の業務まで評価する制度を作るようにしてください。人事評価制度の種類には「360度評価」というものがありますので、取り入れてみることをお勧めします。

360度評価」は、上司のみの判断で評価を決めるのではなく、複数の同僚やチームメンバーの評価まで総合し、「360度の方向から」評価を決定する仕組みです。「評価する者によって評価が変わる」という属人化を避けることにより、個人の納得感を得ることができる評価方法です。

加えて、社内スタッフ同士で成果給を贈り合える「ピアボーナス制度」の仕組みを取り入れると、さらに効果的です。

3.フィードバック面談の流れ

実際にフィードバック面談を行う際の流れを紹介します。基本のステップは以下のようになります。

1.準備を行う(面談の流れの確認、スケジュール・面談場所の確保等)
2.場を温める(簡単にアイスブレイク)
3.部下に自己評価の報告をさせる
4.評価結果の報告を行う
5.課題の共有を行い、課題解決に向けた打ち合わせを行う
6.面談のまとめを行い終了する

事前の準備をせず、いきなり評価結果の内容だけ機械的に受け渡す場にしてしまうと、フィードバック面談のメリットが享受できなくなってしまいます。準備はしっかりと行いましょう。

3-1.準備を行う(面談の流れの確認、スケジュール・面談場所の確保等)

効果的なフィードバック面談を行うためには、事前の準備が欠かせません。もともとスケジュールが埋まっていることが多い上司が、限られた時間内で面談を成功させるためにもしっかりと準備を行うようにしてください。事前準備の大まかな流れは2つのステップになります。

3-1-1.面談の流れを確認しておく

まず最初にすることは、面談の流れを確認しておくことです。

具体的には

1)簡単なアイスブレイク
2)自己評価を報告してもらう
3)評価結果の報告をする
4)課題解決の方法を考え、来期の目標設定をする
5)最終的なまとめをして終了

となります。

各ステップの具体的なやり方についてはこの後の章でご紹介しますので、ぜひお読みください。ステップの中で事前の準備が必要になるのは、(3)と(4)です。

●評価結果を報告する準備3)の準備

部下の自己評価や評価結果についての質問を想定し、それについて適切な回答やアドバイスができるように準備をします。特に、自己評価とのギャップが激しい評価結果については、部下が十分に理解・納得ができるよう、その根拠を簡潔に説明できるようにしておくことを忘れないでください。

伝える際の言葉の選び方についても慎重に考えておくべきです。言い方ひとつで部下のモチベーションが下がってしまうことも考えられますので、厳しい言い方をしやすいと自覚している上司の方は、伝え方をよく考えておきましょう。

●部下から回答を引き出し、目標設定できるように準備4)の準備

課題解決の方法や目標設定については、上司が上から自分の考えを押し付けてはいけません。部下が自ら答えを導き出すことができるように、回答を引き出すための効果的な質問などを事前に考えておきましょう。

自分で回答を出すのが苦手なタイプの人もいますから、上司が上手に助け舟を出せるように準備をしておくことで、部下が安心して自分のアイデアや意見を述べることができるオープンな雰囲気の面談が可能になります。 

3-1-2.早めに面談時間と場所の確保をする

面談時間と面談の場所の確保は早めにしましょう。特に、年度末など同時期に一斉にフィードバック面談が行われるような場合には、会議室の予約が困難になってしまうこともあります。社外業務が中心の営業職などの場合は、顧客とのアポイントメントが優先され、面談時間の確保は後回しにされることもあるので、面談の時期が近づいてきたら、早めにフィードバックを受けるスタッフ(部下)ともスケジュール確認を行いましょう。

また、上司が多忙だからといって、面談の時間を定時以降に設定したり、深夜の時間帯に面談を行うなどすると、上司の印象を悪くすることになり、部下のモチベーションも下げることに繋がるので避けるようにしてください。

3-2.場を温める(簡単にアイスブレイク)

フィードバック面談がスタートしたら、いきなり評価結果の話を始めず、ちょっとした場を和ませるためのアイスブレイクを行います。フィードバックを受ける側は、言い渡される結果について不安に思い、緊張していることもあるので、趣味の話、ペットの話(好きな動物)、好きな食べ物など、回答に詰まることがないような気楽な話題で場を温めてください。

3-3.部下に自己評価の報告をさせる

場が温まったら、まず最初に部下の自己評価の報告を受けます。 評価結果を先に伝えてしまうと、その内容に影響されて、本心を話してくれなくなったり、言い訳を言うなど自己弁護を始めてしまうタイプの人もいるので、まず先に自己評価について聞くようにしましょう。

聞き方は、部下の顔をときどき見ながら適度に相槌を打つなどして、できるだけ話しやすい雰囲気を心がけましょう。書類に目を落としたまま黙々と聞くような態度では、充分に話をしてもらえません。途中で口を挟みたくなったらいったんメモをとるなどして対処し、報告を遮らないように気をつけてください。

3-4.評価結果の報告を行う

自己評価の報告が一通り終わったら、最終的な人事評価結果を伝えます。部下のモチベーションを下げないためには、伝える順番に気を配りましょう。

①まず褒めるべき点、プラス評価だったところを具体的に伝える
②自己評価と一致していたマイナス評価を伝える
③自己評価とギャップがあったマイナス評価を伝える

部下が受け入れやすい評価からスタートし、最後に部下が受け入れづらい評価を報告します。

①はできるだけ具体的に、厚みを持たせて報告することで、マイナス評価を受け入れやすくします。
②は自分ですでに気づいているマイナス評価なので、さらっとした報告でかまいません。の報告が一番慎重に行う部分です。

どこがマイナスに傾いてしまった要因なのか、部下が理解・納得できるよう、その根拠を具体的事実や事例を使って、くわしく説明するようにしましょう。なぜ低評価なのか納得がいかず、部下から質問があった場合にも、客観的な評価だったことを理解してもらえるように、具体的な事実や数値なども出して回答できればベストです。また、プラスの評価とマイナスの評価を伝える際に、急に口調や態度が変わることがないように気をつけてください。

3-5.課題の共有を行い、課題解決に向けた打ち合わせを行う

部下がプラスの評価もマイナスの評価もある程度納得したところで、今期の評価結果から浮かび上がった課題を明らかにし、課題の解決方法や来期の目標設定について話し合いを行います。

ここで重要になるのは、上司が部下の課題の解決方法を考えて、それを実行するように押し付けたり、勝手に目標を設定しないようにするということです。あくまでも、部下が自発的に課題の解決方法を考えるように促し、目標設定についても部下本人の意思を尊重するようにしてください。

フィードバック面談は、上司が部下にお説教をする場ではありません。部下の成長を見守りながら、部下の望みを理解し、部下に対して気づきを与えるようなアドバイスをすることを心がけてください。

3-6.面談のまとめを行い終了する

課題の具体的な解決方法や目標設定が決まり、来期に向けたポジティブな雰囲気になったところで、今回の面談の結果を上司・部下共にまとめて終了となります。

くれぐれも、部下が評価結果に納得できない状態のままで終了することがないよう、最後に上司から部下に対してきちんと納得できたかどうか確認するなどして、必ず双方が円満な状態で終了するようにしてください。

4.フィードバック面談で気をつけたい4つのポイント

最後にフィードバック面談で気をつけたい4つのポイントをご紹介します。

・日頃からコミュニケーションを取って信頼関係を築いておく
・評価の根拠をしっかりと話す
・部下のモチベーションを下げない伝え方をする
・高圧的な態度は厳禁

フィードバック面談は部下と上司が11で顔を突き合わせて行うものですから、いい意味で緊張感を保ちながら、場の雰囲気はできるだけ温かくなるように気をつけてください。

4-1.日頃からコミュニケーションを取って信頼関係を築いておく

常日頃から部下とコミュニケーションをよく取るようにして、信頼関係を築いておくことは、フィードバック面接を成功させる大切なポイントになります。

普段コミュニケーションを取っていないとフィードバック面談の席で双方が緊張してしまったり、なかなか打ち解けることができず、せっかくの人材育成のチャンスが潰れてしまうことにもなります。日頃から部下の職務行動を観察しながら、軽い世間話をするくらいの間柄になっているほうがフィードバック面談もスムーズに行えます。

4-2.評価の根拠をしっかりと話す

フィードバック面談では、評価結果の内容について部下(被評価者)が納得できるよう、必ず評価の根拠を示して伝えるようにしましょう。根拠のない評価結果だったとしたら、部下は不安になりますし、来期のために具体的にどんな行動をすればいいのかがわかりません。

しっかりと評価の根拠を示せば、会社側の評価と自己評価にズレがあった場合、なぜズレてしまったのか、本人が納得しやすくなり、次の目標設定にも活かすことができます。

4-3.部下のモチベーションを下げない伝え方をする

フィードバック面談で気をつけたいのは、伝え方によって部下のモチベーションを下げてしまうことがあるということです。前章の「評価の根拠」について伝えることはもちろん、よい評価結果だった部分はしっかりと褒め称えるようにし、よくなかった部分に対して叱責するようなことは避けましょう。よくなかった部分に関しては、来期どう改善していくかを話し合うようにすることで、モチベーションの低下を防ぎます。

4-4.高圧的な態度は厳禁

非常に当たり前のことですが、高圧的な態度でフィードバック面談に臨むことは避けましょう。フィードバック面談は、課題解決の道筋を上司と部下が共に考える場であり、上司と部下の信頼関係を強める場でもあります。部下は評価結果を聞くという状況に不安感を抱いたり緊張もしているはずです。できるだけ、やわらかい雰囲気の場を作るように準備をしておきましょう。

5.まとめ

フィードバック面談は、部下のモチベーションを高め人材育成の場としても使えるので、的確に行うことができれば、最終的に業績アップまで見込めます。

ここで、フィードバック面談の流れについて復習しておきましょう。

1.準備を行う(面談の流れの確認、スケジュール・面談場所の確保等)
2.場を温める(簡単にアイスブレイク)
3.部下に自己評価の報告をさせる
4.評価結果の報告を行う
5.課題の共有を行い、課題解決に向けた打ち合わせを行う
6.面談のまとめを行い終了する

フィードバック面談をうまく行うには、事前の準備をしっかりすることが非常に重要です。単なる評価結果を伝えるだけの場で終わらせず、来期に向かってしっかりと課題解決の方法を考えたり、目標設定を行う場として有効に活用してください。