フィードバック面談の重要性と実施の方法|気をつけたいポイントまで

「フィードバック面談のメリット・デメリットが知りたい」
「フィードバック面談をしているけれど、正しくできているのだろうか?効果的な方法や注意点を知りたい」

人材の成長にとって、大切な役割を果たすフィードバック面談。

しかし実際にどう進めたらいいのか、どうしたら効果的なのかを理解し実践できている人は少ないのではないでしょうか。

自分の仕事がどう評価され、どんなところが良く、どんなところが改善点なのか、真摯なフィードバックを受けることで、人は大きく成長します。

これから初めて部下にフィードバック面談をするという方、これまで何度もフィードバック面談をしてきたという方も、この機会に一度「フィードバック面談」の基礎知識を確認しておきませんか?

本記事では、以下の4点を詳しく解説します。

・フィードバック面談の必要性
・フィードバック面談のメリット・デメリット
・フィードバック面談の流れ
・フィードバック面談で気をつけたい4つのポイント

通常の面談とは異なる点も多いフィードバック面談、ポイントをしっかり掴み、人材育成に役立ててくださいね!

1.フィードバック面談の必要性

まず、なぜフィードバック面談が必要なのか、その理由を3つご紹介します。

・評価結果の共有を行うことができる 
・課題の認識と解決策の共有ができる
・部下のモチベーションを上げることができる

「フィードバック」とは、もともと工学やITの世界で使われていた言葉です。

人事の世界においては、業務上の成果・行動などの評価を、その当人に伝えることをフィードバックと呼んでいます。

フィードバック面談は、上司が一方的に評価結果と通知書類を部下に渡すだけのものではありません。

ある決まった期間の仕事がどうだったのか、どんな点が良く、どんな点をもっと改善すべきかについて、評価者と被評価者の間で確認し、次になる成長ステップを共に考えていく時間です。

1-1.評価結果の共有を行うことができる

フィードバック面談を実施することで、部下(被評価者とも呼ぶ)に評価を伝えて、結果を共有することができます。

高い評価となった過去の事例なども紹介し、自己評価とのギャップが出た部分の根拠等を示すことで、評価結果の理解・納得度を高めます。

1-2.課題の認識と解決策の共有ができる

評価結果から見えてきた課題を明確にさせ、さらに課題をクリアするための具体的なアクションを自発的に考えさせるなどして、解決策の共有をすることができます。

1-3.部下のモチベーションを上げることができる

前向きなアドバイスや激励を行うことで、部下のモチベーションを上げます。

面談の中で、中長期のキャリア目標にも触れ、目標達成のための具体的な施策などを話し合うことで、さらなるモチベーションアップを図ることができます。

2.フィードバック面談のメリット・デメリット

フィードバック面談にはメリット・デメリットの両面があります

デメリットには、デメリットを改善するための対応策も合わせてご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

2-1.フィードバック面談の4つのメリット

フィードバック面談には、主に4つのメリットがあります。

・部下のモチベーションアップができる
・人材育成、成長サポートができる
・各スタッフそれぞれのスキルや問題点を把握することができる
・コミュニケーションの促進になる

自分がどのような評価基準で評価されたのかが明確になるので、評価者・被評価者の間の相互理解が深まります。

また「では来期はどうしたらいいだろうか?」と、被評価者の行動やキャリアについて建設的な話し合いができるようになります。

2-1-1.部下のモチベーションアップができる

フィードバック面談を導入することで、部下のモチベーションがアップが期待できます。

自分の出した成果や良かった行動などがきちんと認められ、それを上司から直接伝えてもらえることは、仕事に対するモチベーションを高めるからです。

さらにそうした成果や行動が給与や待遇に反映されていけば、仕事への取り組みはますますポジティブなものになるでしょう。

2-1-2.人材育成、成長サポートができる

人事評価を通して明らかになった、当人の成長を阻む課題について、上司部下で認識をすり合わせながら改善策を考えていくことができます。

自分の成長点はどこなのか?何を改善すればより良い仕事ができるのか?

被評価者が自分の評価に納得がいかない場合など、スムーズにいかないケースも考えられますが、ここはじっくり時間をかける価値があります。

評価側が一方的に決め、通達しただけでは引き出せない、当人の強いコミットメントを引き出すことができます。

2-1-3.各スタッフそれぞれのスキルや問題点を把握することができる

フィードバック面談を行うことで、1人ひとりのスキルや問題点を認識することができます。

フィードバック面談の主な目的は、現状の成果・行動を評価し、給与・待遇への反映を伝えることですが、こうして1人ひとりと向き合うことで、

各個人の現状を上司がより良く把握でき、メンバーそれぞれの課題やスキル、希望などを踏まえながら、成長を支援するマネジメントを行えるようになるのです。

2-1-4.コミュニケーションの促進になる

フィードバック面談を行うことで、上司・部下間のコミュニケーションの活性化も期待できます。

自分の残した成果について会社や上司からフィードバックがあることで、スタッフのモチベーションアップにもつながり、スタッフ側からの相談や提案もしやすくなります。

2-2.フィードバック面談のデメリットと対策

フィードバック面談には多くのメリットがある反面、デメリットもあります。

・手間がかかる・人事評価のスキルが必要とされる
・評価が低い人にとっては不満要素となる恐れがある
・部下が評価につながる仕事しかしなくなる恐れがある

とはいえ、デメリットを避ける対応策はありますので、デメリットを把握した後は、そうしたデメリットを発生させずに済むよう、きちんと対策を取っておきましょう。

2-2-1.手間がかかる・人事評価のスキルが必要とされる

フィードバック面談を行う前段階として、まず人事評価制度を導入しなければいけないため、その導入や実施に手間がかかります。

人事評価の明確な基準づくりは時間がかかりますし、人事評価を行うには一定の経験やスキルが必要とされるため、全ての上司が的確に人事評価することができる状態なのかというと、そうではない場合も多いでしょう。

◎対策

残念ながら、人事評価制の基準づくりにかかる手間や時間を、劇的に省く近道はありません。

フィードバック面談を人材育成の場として効果的に活用でてきる会社の事例、または人材コンサル会社など行われるフィードバック面談のセミナーに参加してみるなどしてもいいでしょう。

フィードバック面談の導入・実施のためには、下準備を念入りに行うことから逃げないことが重要です。

2-2-2.評価が低い人にとっては不満要素となる恐れがある

人事評価制度を導入するということは、一定の評価基準を作ることになり、どんなに公平に評価したとしても、社内や部署内に「高い評価の人」「低い評価の人」を生み出します。

普段から素行の悪い悪質な従業員でない限り、皆成果を出すため、自分なりに努力しているものです。

自己評価と人事評価が食い違い、本人が「低く評価された」と感じた場合、不満要素として蓄積してしまう可能性があります。

◎対策
フィードバック面談の場において、評価の根拠、低い評価になってしまった原因をしっかり説明することや、来期により良い評価を得るためにどうしたらいいかを、具体的に話し合いましょう。

低い評価を発奮材料に変えてもらえるように、「コーチング」の手法を取り入れるなどして、部下のモチベーションを下げない対応も必要です。

*コーチング=社員のやる気を引き出したり目標を達成するために、主に「質問形式」で会話を行うビジネスマン向けの人材育成の手法

2-2-3.部下が評価につながる仕事しかしなくなる恐れ

人事評価の基準が明確になることで、部下は評価の向上だけに囚われて、評価されやすい業務や行動ばかりしようとする恐れがあります。

また、自分の評価を高くするために、他のスタッフの足を引っ張ろうとしてしまうタイプの人も稀にいます。

フィードバック面談を行うことで、社内の雰囲気が悪くなったり、チームワークが乱れ生産性まで下がってしまったら本末転倒です。

◎対策
人事評価制度を策定する際、評価しやすい目立つ業務だけが評価対象にならないよう、注意しましょう。

人事評価制度には「360度評価」という種類もあります。これは上司のみが評価をするのではなく、複数の同僚やチームメンバーが互いに評価をし合い「360度の方向から」評価を決定する仕組みです。

1人の評価者のみの評価ではない、複数人からの評価を得ることで、被評価者の納得感を高めることができます。

加えて、従業員同士が互いの日々の仕事に対して、感謝の言葉と共に少額のインセンティブを送り合えるピアボーナスⓇ制度の仕組みを取り入れることもおすすめです。

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