「コミュニケーション不足」に効く、おすすめテレワークツールを紹介！

「会社に行かなくなってから従業員同士の連携が弱くなってきてしまった。」

「顔を合わせずはたらく期間が長くなるにつれて、誰かに何かを頼んだり、相談をしにくくなってきた。」

新型コロナウイルスの終息が見えずテレワークが長期化する中、こうした悩みを抱える企業が増加しています。

このような課題はズバリ「従業員同士のコミュニケーション不足」から生まれるものだと考えられます。オフィスと異なり気軽なコミュニケーションが取れず、互いに何をしているのかがわかりにくいテレワークでは、放っておくと従業員同士のコミュニケーションが減り、心のつながりや組織としての一体感がどんどん希薄化していってしまいます。

本記事では、テレワーク長期化で深刻化するコミュニケーション不足に効くおすすめツールと、テレワーク下の組織づくりで心に留めておくべき、大切な考え方をご紹介します。

テレワークの導入を検討中の方、また既に導入したけれど、テレワーク下のコミュニケーションが上手くいかず悩みを抱える皆さまに、ぜひ読んでいただきたい内容になっています。

本記事が、長期戦覚悟のテレワークを乗り越える一助になれますと幸いです！

1.テレワーク長期化により深刻化する「コミュニケーション不足」

1-1.テレワークとは

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = はたらく」をあわせた造語です。
パソコンやインターネットなど情報通信技術を活用して、はたらく場所や時間にとらわれない柔軟なはたらき方のことです。「リモートワーク」や「在宅勤務」など呼称は様々ですが、基本的に同様の意味として広く認知されています。
テレワークとは｜日本テレワーク協会

テレワークについてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
テレワークとは？｜導入の効果、導入時の検討事項、問題解決策まで

1-2.新型コロナウイルス感染拡大によりテレワーク導入企業が増加

昨今の新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワーク導入企業が増加しています。

ONE TEAM Labを運営するUnipos社による「テレワーク長期化に伴う組織課題」に関する意識調査によると、全国でテレワークを実施している上場企業に勤務する従業員にテレワークの導入状況を聞いたところ、

2020年2月以降に開始と回答した人の合計割合が約49％にのぼりました。また、2020年4月上旬の緊急事態宣言以降に開始した企業の割合は14.1％となりました。

【緊急事態宣言の延長検討に伴う上場企業800名調査報告】 テレワークで社員の44%が「チームの生産性が低下」 ー管理職の半数以上が「部下の仕事ぶりが分かりづらい」ー

1-3.テレワークの「コミュニケーション不足」がもたらす課題

早くから導入開始した企業では数ヶ月が経過し、テレワークが長期化しています。

テレワークの長期化はコミュニケーション不足を招き、組織に様々な課題をもたらします。

ONE TEAM Labを運営するUnipos社の調査によると、『テレワークが長期化したら深刻化すると思う課題は何ですか』と質問したところ、「コミュニケーションの取りづらさ」が管理職と一般社員の双方で1位となっています。

例えばあなたの会社では、テレワークになってから以下のような課題が目立ってきてはいないでしょうか。

こうした課題はテレワークでなくとも、日頃から向き合うべき組織課題です。

ただ、ふだん顔を合わせて働いているとなんとなくコミュニケーションが取れている気になってしまい、そうした課題の芽は見過ごされがちです。

こうした課題を放置しておくと、個々のモチベーション・エンゲージメントの低下につながり、結果として組織全体の生産性の低下を引き起こしていまします。

「テレワークが終わるまでの辛抱」

解決を諦めるのではなく、今こそそうした組織課題に向き合うことで、

「より良い組織に変われる大きなチャンス」

このように捉えるべきではないでしょうか。

2.「なし崩しテレワーク」を防ぐには

次の３章から、これまで見てきた長期的なテレワークで起こりうるコミュニケーション課題の解決策として、webツールをご紹介していきます。

ですがその前に一つ、意識していただきたいことがあります。

それは離ればなれで働く今だからこそ、「普段以上に従業員同士のつながりを強化し、信頼関係を維持することが大切」だということです。

これは「ツール」を導入しただけでは、そうした課題全てを解決するのは難しいということです。

例えば、コミュニケーション活性化も視野に入れてチャットを導入したのに

「チャットツールを導入したが業務報告に利用するだけ」

といった使われ方になってしまったら、それは技術課題対策をしただけの「なし崩しテレワーク」と言えるのではないでしょうか？

コミュニケーションをとるだけの手段として、ツールの利用を強化しても、課題の根本解決には不十分です。​

課題の根源が「従業員同士の信頼関係の構築」であることをしっかり心に留めて、ツールを使用することが大切です。

こうした考えを元にONE TEAM Labを運営するUnipos社でも、サービスを提供しております。

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3.ツール紹介

3-1.ツール導入前に検討・再確認したいこと

ツールを検討する際に、抑えておくべき確認事項は以下2点です。

3-2.目的別！おススメツール紹介

まずは本記事のテーマである、テレワーク下でのコミュニケーションや信頼関係構築を助けてくれるツールをご紹介します。さらにその上で、勤怠管理や・ペーパーレスツールなど、その他テレワークを成功させる必須ツールについてもご紹介します。

【コミュニケーション・信頼関係構築】

ピアボーナス:感謝の言葉と少額のインセンティブで社員同士のつながりを強固にしよう

ピアボーナスとは「Peer(同僚、仲間)」と「Bounes(ボーナス)」が合わさってできた造語で、従業員同士が送り合う「感謝・称賛のメッセージ」と「少額のインセンティブ」のことです。従業員同士が送り合う最大のメリットは「インセンティブ」ではなく「日々誰かから認めてもらえるという」という「人とのつながり」を実感できるツールです。

組織の一体感を生み出すだけでなく、心理的ハードルが下がることでより仕事に対して従業員一人ひとりが前向きに積極的にはたらくことができます。

Unipos（ユニポス）

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Hey Taco!

 

チャットツール:雑談チャットの作成など、気軽な交流の場をつくろう

チャットツールには、コミュニケーションコスト（書く、読む）がメールよりも少ない、距離の離れた部門にも気軽に連絡ができる、情報格差をなくすことで意思決定速度があがる、などのメリットがあります。

メッセージを送り合うといった点では、広く国内で認知されているチャットアプリ（LINEなど）と基本的には同じですが、チャットツールでは、情報共有できる範囲を細かく設定することなど、ビジネス向けの配慮がなされたつくりになっています。

ビジネスシーンでは業務の報告チャットとその他の交流チャットと分けて利用されている方も多いと思われます。あまり会社に馴染めていない新入社員や中途社員にとっても、分けることによって発言の心理的ハードルが下がり、些細な疑問など積みかさなると負担になってしまうことも解消される場になるでしょう。

Slack

web会議ツール:「顔が見える」をいかしたコミュニケーションをしよう

テレワーク導入企業が増加する中、特に需要が高まっているのがこのweb会議ツールです。メッセージのやり取りや・録画機能・ファイルの共有などの基本機能に加え、アカウントの背景変更などができるツールもあり、視覚的に楽しくビデオ会議を行うことができます。

最近ではweb会議ツールを用いたオンライン飲み会などもメディアにも取り上げられ話題になり、世間一般にもweb会議ツールが認知されてきました。

ONE TEAM Labを運営するUnipos社では、自宅勤務ならではの運動不足解消のために、web会議ツールを利用して、フィジカルケアの教室などを定期的に開催しています。急激な需要拡大により、他のリモートツールとの連携や、新たな機能の追加が見込めるでしょう。人数や利用目的に沿ったweb会議ツールを利用することで、テレワークにおいても効率的で生産性の高い会議になるはずです。

zoom　

Microsoft Teams

 

【その他必須ツール】

ここでは、直接的にコミュニケーション課題に効くツールではありませんが、
テレワークを上手く活かせるための、必須ツールを紹介します。

勤怠管理ツール:心の切り替え、時間にメリハリをつけよう

　勤怠管理ツールを用いることで、社員の就業状況を見える化するほか、作業の一括化により事前の休暇申請や給与計算などの手間が削減されます。また働きすぎの防止にもつながるために、社員にとっても仕事のオン・オフを切り替えるきっかけなるでしょう。

MINAGINE

 

ペーパーレスツール:資料の共有を効率化

重要な書類にはんこを押すために出社をして、非効率な状況になっていないでしょうか？

ペーパーレスツールを用いることで、紙で運用管理していたものをデータで直接やり取りを行います。契約するまでの手間や時間の短縮や人的リソースや印刷などの直接的コストの削減など、様々なメリットがあげられます。

日本の法律では基本的に契約方式は自由かつ、印紙税が不要であることも導入推進のポイントになるでしょう。

CLOUDSIGN　

4.最後に

いかがだったでしょうか。

本記事では、長期的なテレワークで起こりうる従業員同士のコミュニケーション不足を打開したい方向けにおすすめのツールを紹介させていただきました。

最後にテレワークを行う上でツール以外で気をつけておきたいポイントを紹介したいと思います。

〈ツールを利用する上で気をつけたいこと〉

以上のことも踏まえてテレワークの長期化も乗り越えましょう！
（withコロナ時代も乗り越えましょう！）