官僚主義とは|官僚主義の4つの問題点と防ぐための4つの対策

官僚主義とはどんなものなのか?
官僚主義の問題点を解決したいので具体的な方法が知りたい。

官僚主義の組織(会社を含む)に対して、不満を持っていたり、なんとか改善したいと考えている人は結構いると思います。

そこで、この記事では、官僚主義とはどういうものかくわしく解説した後に

・官僚主義の4つの問題点
・官僚主義を防ぐためにすべき4つのこと

について、くわしくご紹介します。

今の会社をもっと風通しの良い組織に作り変えたいと考えている方は、ぜひこの記事を参考にして実践していただきたいと思います。

1.官僚主義とは

官僚主義とは、官僚制的組織の中で、発生したり定着してしまうことが多い、集団的な行動様式や意識状態のことを言います。

官僚主義とほぼ同じような意味で使われる言葉に「大企業病」がありますが、主に大企業で見られる非効率的な企業体質のことで、組織が大きくなることで活気がなくなり、上からの指示に従うだけで無難な仕事しかしなくなってしまう状態のことですが、官僚主義はまさにこのような状態のことです。

集団組織であれば、政党から役所、企業、学校、学生が行うクラブ活動の組織に到るまで、官僚主義になる可能性はあります。

官僚主義の特徴

秘密主義/閉鎖的な組織である。内部情報をオープンにしない

わずらわしい手続主義/なにごとにも稟議書・上司の承認が必要となる

先例踏襲/規則・マニュアルを疑わない

画一的で形式的/アイデアやイノベーションを必要としない

創意工夫の欠如/マニュアル通りに業務を行うことが推奨されている

派閥意識/集団・組織内部の各部署が互いに協力し合うことをしない・権力争いを始める

縄張り根性/自分たちが保持する権限や利害にこだわる

地位や権利の利用/上司からの命令には絶対に従わせる

1-1.なぜ官僚主義が定着してしまうのか

官僚主義が定着してしまう原因は、官僚主義にも良い部分があるからです。

官僚制組織は実はとても優れた組織と言えます。それは、

  • 規則によって秩序付けられたとおりに物事を進めるのでムダがない
  • 上下関係がはっきりと決まっているので司令・命令系統が明確になっている
  • 口頭ではなく文章を使って物事を進めていくので正確性が高い(文書主義)
  • 専門性が高い人が職務にあたるので、業務が速く進む

このように、優れたシステムなので、官僚制は行政のみならず、大型の量販店からファストフードチェーンまでにも取り入れられて、官僚主義が定着してしまうのです。

1-2.官僚主義体質が批判されるのかなぜか

前章で解説した通り、官僚制には優れた組織ですが、なぜ、官僚主義に対して批判的・否定的な説が多いのでしょうか?

それは、官僚制には逆機能があるからです。官僚制の逆機能は、アメリカの社会学者マートンが調査によって発見しました。

本来、目標を達成するための手段であったはずの官僚制が、いつの間にか「官僚制を維持する」ことが目的になってしまうというのが逆機能です。

官僚制の逆機能、弱点

  • 規則によって秩序付けられていないことはやらないというメンタリティーが生まれる。
  • 上下関係に縛られ、上司が間違ったことを言っても指摘・訂正ができない。上司に言われたことは絶対なので、不正にも手を染めてしまう。
  • 文書を重視するあまり、手続文書が大量になり、文書に書かれていないことはやらなくてもよいことになる。文書の中身が精査されず、上手に書かれていればOKとなってしまう。
  • 専門性が高まる反面、自分が担当している以外は全く分からない。自分が担当していないものはどうでもよくなる。横のつながりが薄くなる。
  • 職務を淡々とこなしていく組織なので、突発的なアクシデントに対応できない、イノベーティブなアイデアが生まれにくい。

さらに、現代社会はスピードの時代です。これまでは、官僚主義的な時間がかかる仕事の進め方でも間に合っていた時代でしたが、誰もがデジタルツールを利用し、AIが日進月歩で発展している現代は、官僚主義は前時代的で古くさいものと捉える人が増えているのも、官僚主義が批判されている原因でしょう。

1-3.官僚主義体質の企業を変えることは可能なのか

官僚制組織には、優れている部分もあれば、デメリットとも言える逆機能もあることがわかりましたが、官僚主義体質の企業を変えることはできるのでしょうか。

これは、組織の規模やどれくらいの期間長く続いてきた組織なのか、などによって大きく回答が変わってくる質問ですが、基本的には官僚主義体質を改善していくことは可能です。

ただし、組織が非常に大きかったり、老舗企業のように強力な慣習が根付いてしまっている組織の場合は、時間がかかるとみていいでしょう。

また、組織によっては、完全に官僚主義を止めてしまうと、現場が混乱してしまうという恐れもあります。

まずは、段階的に官僚主義のデメリットである逆機能を払拭していく施策を取ることをお勧めします。

2.官僚主義の4つの問題点

官僚主義の問題点を4つご紹介します。

  • チャレンジを避ける
  • 組織の硬直化
  • アイデア・イノベーションが生まれない
  • 事なかれ主義

1章でも、官僚制組織の逆機能をご紹介しましたが、それに対応する形で官僚主義の問題点が発生しているということに気づいてください。

2-1. チャレンジを避ける

官僚主義の問題点は、リスクを避けて、チャレンジすることを避けてしまうということです。

できるだけ、怒られないように、無難に穏便に業務を終えることが目標になってしまいます。

またチャレンジは、失敗するリスクを犯してやるものですから、リスクを避ける気持ちが強い場合は、新しいことに挑戦することはなくなります

2-2.組織の硬直化

官僚主義の場合、自由活発な組織ではなくルールやマニュアルがしっかりと決められてそれに則って行動することになるので、組織の硬直化が起こります。

決裁権や意思決定の権限をもつ上層クラスは、自分たちが出してきた成果に自信があり、自分たちの行動が正解であると考えてしまうため、トップダウンで指示を押し付ける形になりやすくなります。それに伴って、部下たちは、自ら考え主体的に行動するよりも、指示された業務を完璧にこなすことだけを考えて行動するようになり、自主性や自発性を発揮することはなくなります。

集団・組織内部の各部署が互いに協力し合うことをせずに、自分たちが保持する権限や利害にこだわるセクショナリズムにも陥りやすく、外部からの干渉を排除しようとする排他的傾向も強くなります。

2-3. アイデア・イノベーションが生まれない

官僚主義の場合、新しいことに果敢にチャレンジして成果をもぎ取る人よりも、ミスを出すことがなく、上司の指示に従順に従う無難なタイプが出世できる可能性が高くなります。

そのような社内の雰囲気からは良質のアイデアが生まれることはなく、イノベーションも起こりにくくなってしまいます。

2-4.事なかれ主義

会社内で波風を立たせたくないという気持ちが強くなってしまうと、企業のあり方として「それは間違っていることではないか?」と思うような事件や事故が万が一起こっても、声を上げる人がいなくなります。

このような状態に陥った企業は不祥事など起こすことが多くなり、最悪の場合は、隠蔽工作を行ったりするようになります。

3.官僚主義を防ぐためにすべき4つのこと

自社の官僚主義を解決したいと考えているのであれば、ぜひ以下の4つのことを実施してみてください。

  • 社内の制度改革を進める
  • 会議を減らして現場に意思決定の権限を持たせる
  • 些細なことでも表彰する制度の導入
  • 組織内で褒め合う習慣づけ

硬直した組織を柔軟な組織にしていくためにも、組織内で褒めあったり、表彰する制度を導入しましょう。

 3-1.社内の制度改革を進める

まず行うことは、社内の制度改革を進めることです。

どこから手をつけていいかわからないことも多いと思いますので、一番手をつけやすい以下の3つを提案します。

・勤務時間の短縮等

官僚主義体制の企業は長時間労働になりやすい傾向があります。

官僚制からの脱するためには、まず、自主的な働き方を促すような、勤務形態を取り入れてみることをお勧めします。

たとえば、フレックスタイム制の導入や、月に何回かノー残業デーを制定する、勤続年数の長い人にはリフレッシュ休暇取得の権利を与えるなど。

従業員がワークライフバランスの実現をしていくことによって、徐々に自由な社風が醸成されていくはずです。

・給与の評価基準の見直し

官僚主義体制の企業は、公務員の給与のように給与は年功序列制度としている場合も多いでしょう。年功序列制度では、無難にそつなく業務をこなしているだけで給与は自動的に上がっていきます。個人の能力や成果は評価されません。

そこで、個人の成果も給与の評価基準に入れるようにしましょう。成果主義での評価は難しいと言われていて、いきなり歩合給制を導入するなどあまりにも無謀ですから、まずは、成果に対するインセンティブ制度を導入するところから始めましょう。

・稟議書(紙と印鑑)の廃止

ボールペン1本購入するにもいちいち稟議書を回して、上司のハンコが揃わないと決済できないといった旧態然とした企業が今も存在しているようですが、官僚主義の弊害の中でも非効率極まるもので、とても嫌われているのが稟議書です。

経営に直結するような非常に重要な事項であれば、上の立場の者が慎重に見極めて決める必要がありますが、現場の判断で決めていいものは、部長・課長・係長・主任など、それぞれに決裁権を持たせて、その人がOKするだけで実行できるようなフローに変えましょう。

また、稟議に必要な書類を減らすためにもIT化を促進し、「紙と印鑑」がなければ決められない文化を廃止しましょう。

官僚主義の特徴のひとつとして、非効率な会議が多いことが挙げられます。それに伴って会議資料を揃えたり作成したり、会議の準備に時間がかかるなど、多くのムダと言える業務が発生します。

さらにムダな会議は、時間の浪費になり長時間労働の原因にもなります。

何を決めるために会議を行うのか、会議の目的を明確にすること、複数の人間の意思決定が必要なものは社内チャットツール等を使って敏速に回答を得るなどしてムダな会議を廃止していきましょう。

また、稟議書と同じですが、上司が会議に加わらないと最終決定できないといったことがないように、現場に意思決定の権限を持たせて、上司不在でもスムーズに簡潔な会議ができるようにすることも大切です。

3-2.会議を減らして現場に意思決定の権限を持たせる

官僚主義の特徴のひとつとして、非効率な会議が多いことが挙げられます。それに伴って会議資料を揃えたり作成したり、会議の準備に時間がかかるなど、多くのムダと言える業務が発生します。

さらにムダな会議は、時間の浪費になり長時間労働の原因にもなります。

何を決めるために会議を行うのか、会議の目的を明確にすること、複数の人間の意思決定が必要なものは社内チャットツール等を使って敏速に回答を得るなどしてムダな会議を廃止していきましょう。

また、稟議書と同じですが、上司が会議に加わらないと最終決定できないといったことがないように、現場に意思決定の権限を持たせて、上司不在でもスムーズに簡潔な会議ができるようにすることも大切です。

3-3.些細なことでも表彰する制度の導入

アイデアがたくさん出るようなイノベーティブな雰囲気が組織内に流れるようにするためにも、些細なことでいいので、表彰をするような制度を導入しましょう。

人が組織の中で力を発揮する条件として「心理的安全の確保」があります。会社であれば、上司や他の同僚に対して、自分の考えや意見を素直に言うことができ、間違ったことや反対意見を述べても安全であると感じられる雰囲気のことです。

小さなことでも挑戦的な行動をとった人やアイデアをたくさん出した人などを表彰をすることで、社内に「安心して意見を出したり、挑戦してもいいんだ」という肯定的な雰囲気が広がります。

3-4.組織内で褒め合う習慣づけ

官僚主義の会社は、社内の人間関係も硬直していることが多いので、できるだけオープンで自由な社風への転換を図るためにも、組織内で褒め合う習慣をつけることも大切です。

いきなり褒め合う風土を作ろうといっても、直接褒めることが照れくさい、恥ずかしいといった場合も多いでしょう。

そいういった場合には、ユニポスのような、従業員同士が、日頃の仕事の成果や行動に感謝・賞賛するメッセージとともに、少額の成果給(ピアボーナス®)を送りあえるwebサービスなどを利用するのもひとつの手です。自然に褒め合う習慣をつけることができます。

4.まとめ

官僚主義とは、官僚制的組織の中で、発生したり定着してしまうことが多い、集団的な行動様式や意識状態のことを言います。

官僚制組織は優れた組織ではありますが、反面、人間関係などが硬直した組織になりやすくその弊害も多くあります。

現代社会のような、スピードが重視される時代には、官僚主義はムダに時間をかける厄介なものと捉える人が多くなっています。

ここで、官僚主義を防ぐ4つの方法について復習しておきましょう。

  • 社内の制度改革を進める
  • 会議を減らして現場に意思決定の権限を持たせる
  • 些細なことでも表彰する制度の導入
  • 組織内で褒め合う習慣づけ

すでに官僚主義的な組織になっている場合は、一気に変えることは難しいですが、少しずつ改革を進めることで、自由でフラットな組織へと変更していくことが可能です。ぜひご紹介した方法を実践してみてください。