社内ポータルサイトの事例と作り方、無料作成サービスを紹介!

サービ「関連するプロジェクトの情報を知りたい」「福利厚生について把握しておきたい」などなど、

企業内の情報を確認する際に、今や欠かせない存在といえるのが、社内ポータルサイトです。

社内に散らばっている情報を一元化し、管理を容易にする社内ポータルサイトは、非常に便利な存在だといえます。

当記事では、社内ポータルサイトを運営するメリットや、作成・リニューアルする際の注意点に加え、作成する際に頼りになる7つのサービスをご紹介します。

1 社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトは、ポータル(入り口)の意味する通り、企業内のさまざまな情報にアクセスできる役割を持ったサイトのことです。一般的なポータルサイトのイメージとしては、「Yahoo!」や「Google」などの検索エンジンが当てはまります。

企業規模が大きかったり、部署が多かったりすると、社内の情報管理が複雑化します。社員間の情報共有を円滑に行うためには、社内ポータルサイトの存在が欠かせません。

また、社内のネットワークからしか閲覧できないようアクセス制限をかけることもでき、社外への情報漏洩を防止します。

1−1 社内ポータルサイトの機能一覧

 社内ポータルサイトはさまざまな機能を一元化できるのが特徴です。

中でも便利な3つの機能をご紹介します。

・各種マニュアルの集約機能

業務上の資料やプロジェクトの進行管理状況、各種福利厚生の情報など、社内のさまざまなデータを社内ポータルサイト上に集約することで、迷わずに短時間で必要な情報のアクセスできます。

・ワークフローの申請機能

申請書など各種申請を行う際のワークフローも、社内ポータブルサイトに組み込むことができます。交通費の精算など、ワークフローのシステム上で一元化されるため、スムーズな決済を可能にします。

手書きの書類やメールでのやり取りを行う場合よりも迅速に申請でき、ペーパーレス化も実現可能です。

・コミュニティ機能

社内のコミュニケーションの場として、コミュニティ機能があります。

社員同士が業務や関心のあることに対して情報を共有。コメント機能を生かした積極的なコミュニケーションを実現するなど、社内SNSのような使い方が可能です。

2 社内ポータルサイトを運用する5大メリット

社内ポータルサイトの運用により、多くのメリットを享受できます。

社員にとっても日常業務にかける時間を短縮できるなど、スムーズな働き方を可能にするのです。

具体的には以下の5つのメリットが期待できます。

1.情報伝達をスムーズにできる

2.部署を超えた交流の実現

3.ペーパーレス化によるコストの削減

4.経営層の意見を社員に共有できる

5.福利厚生などの問い合わせを減らせる

2−1 情報伝達をスムーズにできる

伝達したい情報を書類にして回覧したり、社内の掲示板で告知したりする場合、社員間に情報が浸透するのに時間がかかってしまいます。その点、すぐにアクセスできる社内ポータルサイトの場合、情報の拡散がスムーズに進みます。朝礼やメールなどで閲覧するように伝達しましょう。

社員の一日の業務フローの中に、社内ポータルサイトの閲覧を加えておくと、各種情報の周知徹底がしやすくなります。

2−2 部署を超えた交流の実現

企業規模が大きく従業員数が多いほど、社員同士がどんな働き方をしているのか把握しずらくなるもの。ミーティングやイベントなどで他部署のメンバーを集めたい時には、日程の調整や声かけの仕方など、何かと気を使いますよね。

社内ポータルサイト内のSNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。

2−3 ペーパーレス化によるコストの削減

 社内ポータルサイトを中心に情報公開すれば、プリントなど印刷物の量を減らすことにつながります。印刷にかかる時間の短縮や、ペーパーレス化による予算の削減に貢献できるでしょう。業務量の見直しによって、より少ない人数で業務を回すことも可能になります。

2−4 経営層の意見を社員に共有できる

社内ポータルサイトに経営層の考え方や企業理念などを発信する、トップメッセージを設ければ、社員に対して企業の理念やビジョンが浸透しやすくなるでしょう。

社内SNSや掲示板などの機能を持たせることで、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。ミーティングで決まった内容を共有するなど、参加者以外への情報共有がスムーズに進みます。

2−5 福利厚生などの問い合わせを減らせる

 新入社員などは企業の福利厚生制度の内容について知らないことが多く、どうしても担当部署などへの問い合わせが多くなりがちです。

そこで、多く質問される内容をQ&A方式にまとめて共有しましょう。不明点がある社員は質問が格納されている場所を閲覧するだけで、多くの疑問を解消できるはずです。問い合わせの量を減らし、特定の業務への負担を減らすことができます。

次ページ「社内ポータルサイトを作成・リニューアルする際の注意点」

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