サービ「関連するプロジェクトの情報を知りたい」「福利厚生について把握しておきたい」などなど、
企業内の情報を確認する際に、今や欠かせない存在といえるのが、社内ポータルサイトです。
社内に散らばっている情報を一元化し、管理を容易にする社内ポータルサイトは、非常に便利な存在だといえます。
当記事では、社内ポータルサイトを運営するメリットや、作成・リニューアルする際の注意点に加え、作成する際に頼りになる7つのサービスをご紹介します。
1 社内ポータルサイトとは
社内ポータルサイトは、ポータル（入り口）の意味する通り、企業内のさまざまな情報にアクセスできる役割を持ったサイトのことです。一般的なポータルサイトのイメージとしては、「Yahoo!」や「Google」などの検索エンジンが当てはまります。
企業規模が大きかったり、部署が多かったりすると、社内の情報管理が複雑化します。社員間の情報共有を円滑に行うためには、社内ポータルサイトの存在が欠かせません。
また、社内のネットワークからしか閲覧できないようアクセス制限をかけることもでき、社外への情報漏洩を防止します。
1−1 社内ポータルサイトの機能一覧
社内ポータルサイトはさまざまな機能を一元化できるのが特徴です。
中でも便利な3つの機能をご紹介します。
・各種マニュアルの集約機能
業務上の資料やプロジェクトの進行管理状況、各種福利厚生の情報など、社内のさまざまなデータを社内ポータルサイト上に集約することで、迷わずに短時間で必要な情報のアクセスできます。
・ワークフローの申請機能
申請書など各種申請を行う際のワークフローも、社内ポータブルサイトに組み込むことができます。交通費の精算など、ワークフローのシステム上で一元化されるため、スムーズな決済を可能にします。
手書きの書類やメールでのやり取りを行う場合よりも迅速に申請でき、ペーパーレス化も実現可能です。
・コミュニティ機能
社内のコミュニケーションの場として、コミュニティ機能があります。
社員同士が業務や関心のあることに対して情報を共有。コメント機能を生かした積極的なコミュニケーションを実現するなど、社内SNSのような使い方が可能です。
2 社内ポータルサイトを運用する5大メリット
社内ポータルサイトの運用により、多くのメリットを享受できます。
社員にとっても日常業務にかける時間を短縮できるなど、スムーズな働き方を可能にするのです。
具体的には以下の5つのメリットが期待できます。
1.情報伝達をスムーズにできる
2.部署を超えた交流の実現
3.ペーパーレス化によるコストの削減
4.経営層の意見を社員に共有できる
5.福利厚生などの問い合わせを減らせる
2−1 情報伝達をスムーズにできる
伝達したい情報を書類にして回覧したり、社内の掲示板で告知したりする場合、社員間に情報が浸透するのに時間がかかってしまいます。その点、すぐにアクセスできる社内ポータルサイトの場合、情報の拡散がスムーズに進みます。朝礼やメールなどで閲覧するように伝達しましょう。
社員の一日の業務フローの中に、社内ポータルサイトの閲覧を加えておくと、各種情報の周知徹底がしやすくなります。
2−2 部署を超えた交流の実現
企業規模が大きく従業員数が多いほど、社員同士がどんな働き方をしているのか把握しずらくなるもの。ミーティングやイベントなどで他部署のメンバーを集めたい時には、日程の調整や声かけの仕方など、何かと気を使いますよね。
社内ポータルサイト内のSNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。
2−3 ペーパーレス化によるコストの削減
社内ポータルサイトを中心に情報公開すれば、プリントなど印刷物の量を減らすことにつながります。印刷にかかる時間の短縮や、ペーパーレス化による予算の削減に貢献できるでしょう。業務量の見直しによって、より少ない人数で業務を回すことも可能になります。
2−4 経営層の意見を社員に共有できる
社内ポータルサイトに経営層の考え方や企業理念などを発信する、トップメッセージを設ければ、社員に対して企業の理念やビジョンが浸透しやすくなるでしょう。
社内SNSや掲示板などの機能を持たせることで、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。ミーティングで決まった内容を共有するなど、参加者以外への情報共有がスムーズに進みます。
2−5 福利厚生などの問い合わせを減らせる
新入社員などは企業の福利厚生制度の内容について知らないことが多く、どうしても担当部署などへの問い合わせが多くなりがちです。
そこで、多く質問される内容をQ&A方式にまとめて共有しましょう。不明点がある社員は質問が格納されている場所を閲覧するだけで、多くの疑問を解消できるはずです。問い合わせの量を減らし、特定の業務への負担を減らすことができます。
3 社内ポータルサイトを作成・リニューアルする際の注意点
社内ポータルサイトを新規に作成する際や、すでにあるものをリニューアルする際に注意すべき点をご紹介します。
3−1 社内ポータルサイトは1つに統合する
大規模な企業は部署も多いため、社内に複数のポータルサイトが点在しているケースがあります。富士通株式会社の場合は、社内に36ものポータルサイトが存在していたため、1つに統合するために社内ポータルサイト「さびぷろ」を新設しました。UXデザインを統一するなど、社員が使いやすいように設計しているのが特徴です。
社内ポータルサイトは利便性を考え、社内に1つだけにしましょう。
富士通株式会社の事例はこちら
3−2 誰もが使いやすいデザインにする
社内ポータルサイトは直感的にアクセスできる、操作性の高さも大事です。操作性を高めるためには、サイトのデザインをわかりやすくするのが効果的です。企業イメージに合わせたものや、企業理念に沿ったものなど、企業ごとに最適なデザインは異なります。
社員が使いやすいと思えるものでなければ、社内ポータルサイトの利用頻度を高めるのは難しいといえるでしょう。
3−3 セキュリティを強化する
社内ポータルサイトには多くの貴重な情報が集まっているので、セキュリティ面が万全である必要があります。以下の3つの要素を押さえておくのがよいでしょう。
・アクセス制限
社内からしかアクセスできなくしたり、指定のIPアドレスからのアクセスのみ許可したりと、社内ポータルサイトを社員だけが閲覧できるようにします。
・添付ファイルの権限
社内ポータルサイトではデータの共有が可能ですが、ファイルごとに閲覧制限を設けることで、情報の漏洩を防ぎます。
・社員のセキュリティ意識の向上
社外で不用意に閲覧するなど、情報漏洩に関わる状況を作り出さないためにも、社員にはセキュリティの意識を持ってもらうことが大切です。定期的に啓蒙するようにしましょう。
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4 社内ポータルサイトの導入事例3社
社内ポータルサイトを導入している企業から、代表して下記の3社の事例をご紹介します。
・日清食品ホールディングス株式会社
・三菱ガス化学株式会社
・株式会社東横イン
4−1 日清食品ホールディングス株式会社
株式会社スカイアークが手がけた、日清食品ホールディングス株式会社のポータブルサイトの事例です。
社内ポータルサイトとウェブ社内報の構築により、日清食品ホールディングスとグループ企業間の情報共有が円滑になりました。
ウェブ上でのグループ報によって、グループ企業間の情報を迅速に共有できるようになっています。
▼株式会社スカイアークの導入事例：日清食品ホールディングス株式会社についてはこちら
https://www.skyarc.co.jp/case-studies/intra/nissinfoods-holdings/
4−2 三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社
パナソニック株式会社が提供する企業ポータブルサイト構築システム「Global Portal」は、多くの企業で導入されています。
今回ご紹介する三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社では、わずか2ヶ月間で社内情報共有プラットフォームを刷新しました。
社内情報やスケジュールなどを一元化し、情報共有を促進。社員一人ひとりの業務効率化を実現しています。
同社の社員は出勤後に社内ポータルサイトにアクセスし、メールの確認や社内決済などの業務に入るそうです。
▼パナソニック株式会社の導入事例：三井住友トラスト･パナソニックファイナンス株式会社についてはこちら
https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal/case_smtpfc.html
4−3 株式会社東横イン
ディスカバリーズ株式会社による、株式会社東横インの導入事例です。
東横インでは
「スタッフ全員が情報のインプット・アウトプットができる」
「社内の業務プロセスの円滑化」
「社内で運用を続けられる」
という3点を重視して社内ポータルサイトをリニューアルし、2016年から運用しています。
ワークフローの整備にも重点を置き、ペーパーレス化を促進。
毎月600件以上あったFAXでのやりとりを、すべて社内ポータルサイト上で行うようにしました。
また、動画コンテンツをDVDではなくポータルサイト上で配信するなど、さまざまなコスト削減を実現しています。
▼ディスカバリーズ株式会社の導入事例：株式会社東横インについてはこちら
http://discoveries.co.jp/case/toyoko-inn/
5 社内ポータルサイトの作り方・サービス7選
社内ポータルサイトを作成する際の、利便性の高いサービスを7つご紹介します。
5−1 Googleサイト（無料）
検索エンジンで有名なGoogleが提供している「Googleサイト」は、誰でも無料で利用できます。
HTMLの知識は必要なく、パワーポイントのようにパーツを当てはめていくなど、直感的に作り上げることが可能です。
編集権限を他の社員に譲渡できるため、数人で同時に編集することができます。
細部まで細かく作り込むのには向いていないようです。
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利用料金 |
無料 |
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このような人におすすめ |
・社内でGoogleのサービスを利用しており、連動させたい ・あまりコストをかけずに社内ポータルサイトを作成したい |
▼Googleサイトはこちら
https://sites.google.com/new?hl=ja
5−2 WordPress（無料）
コーポレートサイトや個人ブログの作成などで有名な「WordPress」は、社内ポータルサイトの作成にも向いています。
CMSという、WEBの知識がなくても操作ができるため、必要な情報の作成や更新がかんたんに行えます。
無料で使える点も大きなメリットであり、運用コストを抑えたい場合におすすめです。
デザイン性やカスタマイズ性が高いWordPressですが、ある程度のHTMLの知識がなければ社内ポータルサイトの作成は難しいかもしれません。
ポータルサイトの作成を請け負う企業に依頼し、WordPress上にサイトを構築。更新を自社で行うという方法もあります。
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利用料金 |
無料 |
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このような人におすすめ |
・自由度の高いデザインの社内ポータルサイトを構築したい ・あまりコストをかけずに社内ポータルサイトを作成したい |
▼WordPressはこちら
5−3 XOOPS Cube（無料）
「XOOPS Cube」はWordPressと同じCMSの一種です。
オープンソースのCMSであるXOOPS Cubeは高いカスタマイズ性を持ち、掲示板や記事の投稿機能など、社内ポータルサイト向きの機能を多く備えています。
拡張性が高く、社内ポータルサイトの方向性に合わせたカスタマイズが可能です。無料でダウンロードできます。
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利用料金 |
無料 |
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このような人におすすめ |
・オープンソースのアプリを使い、社内ポータルサイトを構築したい ・あまりコストをかけずに社内ポータルサイトを作成したい |
▼XOOPS Cubeはこちら
5−4 concrete5（無料）
無料でダウンロードできる「concrete5」は拡張性の高さが魅力で、各種テーマを購入することができます。
CMSなので操作性が高く直感的に扱えるため、社内ポータルサイトの作成が比較的容易に行えます。
閲覧権限やワークフローなど、社内ポータルサイトに必要な機能が揃っているのが強みです。
自作するスキルがない場合は、「社内ポータルパッケージ」を導入することで、プロに作成を依頼することができます。
企業のカラーに合わせたデザインなど、インナーブランディングの強化をめざせます。
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利用料金 |
無料 |
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このような人におすすめ |
・CMSにより社員の誰もが更新しやすい環境にしたい ・閲覧権限やワークフローなどの必要な機能を導入したい |
▼concrete5はこちら
5−5 Office 365 SharePoint Online
ワードやエクセル、パワーポイントなど、デスクワークに欠かせないソフトを供給しているMicrosoftの「Office 365」は、クラウド型の定額制サービスです。
Office 365のツールの一つ、「SharePoint Online」の活用で社内ポータルサイトの作成が可能になります。
CMSに近い操作性があり、一度枠組みを作ってしまえば社内で更新し続けられるでしょう。
社内SNSとして機能する「Yammer」など、同じOffice 365の機能を使って、充実した社内ポータルサイトを作成できます。
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利用料金 |
Plan1：年額 6,480円（税抜）/1ユーザー Plan2：年額 13,080円（税抜）/1ユーザー ▼利用料金について詳しくはこちら |
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このような人におすすめ |
・Office 365のアプリと連動させたい ・Office 365をベースに制作会社に開発を依頼したい |
Office 365はこちら
https://www.office.com/?omkt=ja-jp
5−6 kintone
サイボウズが運営する「kintone」は、カスタマイズ性の高い社内ポータルサイトの作成が可能です。
エクセルのデータやメールなどの情報を1箇所に集約でき、社員が閲覧しやすい状況を作れます。
過去のデータは全文検索機能により、スムーズに検索できるのが強みです。
データを確認しながら複数人でのコミュニケーションが取れるため、別途ミーティングの時間を設けることなく意思決定ができるようになるでしょう。
不正アクセスへの防止対策が整っているので、社外でのリモートワークなどにも対応。社員のさまざまな働き方に合わせた運用が可能です。
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利用料金 |
ライトコース：月額780円（年額9,170円）/1ユーザー スタンダードコース：月額1,500円（17,640円）/1ユーザー ▼利用料金について詳しくはこちら |
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このような人におすすめ |
・社内の情報を1箇所にまとめ、閲覧しやすい状態にしたい ・社内のコミュニケーションを活性化させたい |
▼kintoneはこちら
5−7 Global Portal
パナソニックの企業ポータルサイト構築システム「Global Portal」は、社内情報やスケジュールを一元管理。
情報共有を促進し、社員の業務効率化をサポートします。「Global Doc（文書管理システム）」により、社内だけでなく、社外で仕事をしている社員が常に最新の情報を得られるのも強みです。
テレワークをしている社員や請負業務者との、スムーズな関係性を築けます。
ユーザーやグループ単位でアクセス権限を設定できるため、セキュリティ面も安心が持てます。
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利用料金 |
要問い合わせ ▼問い合わせはこちら https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal/sec/contact/agree.html |
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このような人におすすめ |
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▼Global Portalはこちら
https://www.panasonic.com/jp/business/its/globalportal.html
6.まとめ
社内ポータルサイトは企業情報を集約した入り口として、多くの社員の業務効率を向上させるために欠かせない存在になりつつあります。
社内ポータルサイトの運営によって、以下のような目的のために高い効果を発揮します。
・書類データやメールの管理を一元化する
・ニーズの高い情報の集約による、特定部署への問い合わせ回数の削減
・社内のコミュニケーションを活性化させる
企業が抱える課題解決のために、社内ポータルサイトをうまく活用していきましょう。