「人事制度を設計したいけれど、やり方がわからない」という声は、よく聞かれます。

簡単に「人事制度の設計から運用までの手順」をご紹介すると、以下の通りです。

人事制度の設計は、どこから着手したら良いのかわかりにくく「自分たちで行うのはハードルが高い」と感じる方もいるでしょう。しかし、手順に従ってひとつずつ構築していけば、自社で設計することは可能です。

本記事では「人事制度の設計」を初心者の方でもスムーズに理解できるよう、手順・やり方を丁寧に解説しました。

こんな方々の「人事制度の設計って、どうやるの？」という疑問にお答えし、さらに実際に行う際に役立つ以下の情報も盛り込みました。

ご一読いただければ「人事制度の設計」に関する実践的な知識が身につく内容になっています。さっそく学んでいきましょう。

1. 設計する前に最低限知っておきたい人事制度の構成要素

人事制度の設計に着手する前に「人事制度の構成要素」を簡単におさらいしておきましょう。

人事制度は【①等級制度 ②評価制度 ③報酬制度】の3つの要素から成り立っています。

それぞれ定めるべきことは、下表の通りです。 

等級制度	等級の分け方と等級ごとに従業員に求める役割や能力要件
評価制度	企業が人材に何を求めるのかとその評価基準・評価方法
報酬制度	給与・賞与をどのように決定し支給するかのルール

「人事制度の設計」の中身を分解すれば、「等級制度・評価制度・報酬制度を定めること」と表現できます。

設計に入る前に「人事制度」の知識をより深めておきたい方は、「人事制度とは？図解でまるごとわかる基礎知識と現場で役立つ最新情報」 を併せてご覧ください。

2. 人事制度の設計手順 9つのステップ

ここからは「人事制度の設計手順」を、9つのステップごとに解説していきます。

2-1. STEP①企業理念を再確認する

STEP①は「企業理念を再確認する」ことです。

「人事制度を設計するのに、いきなり企業理念？」と疑問に思った方もいるかもしれません。ここで重要な視点が2つあります。

1つめの視点は「人事制度とは企業の考え方を表現したもの」であるということ。人事制度は、以下の企業理念を人材マネジメントの観点から制度化したものです。

企業理念を確認しないことには、どんな人事制度を作るべきなのかわかりません。

2つめの視点は「人事制度を設計するには1本軸の通った“よりどころ”が必要」ということ。企業理念がないのに人事制度を作ろうとするのは、実体がないものを妄想でひねり出すのと同じことです。

人事制度がスムーズに完成しないのはもちろんのこと、できあがった人事制度の「根拠」がないので、従業員から納得感が得にくくなります。「薄っぺらい、カタチだけの人事制度」になってしまうのです。

それでは意味がありません。目指したいのは、

ではないでしょうか。

そのためには、人事制度の前提となる「企業理念」の再確認から着手しましょう。

2-2. STEP②現状分析を行う

STEP②は「現状分析を行う」ことです。

このステップは、すでに運用している人事制度の“見直し”を行いたい方向けとなります。これから創業する方（新規に人事制度を設計する方）は飛ばして、次のステップへ進んでください。

既存の人事制度の再設計を行う際には、「現状」を把握した上で「課題はどこにあるのか？」を洗い出すプロセスが非常に重要です。

これは「感覚で主観的」に捉えるのではなく、「データで客観的」に捉える必要があります。そのために行いたい調査の一例を挙げましょう。

見るべきポイントは業種・業態にもよりますが、例えば①の人件費と業績の相関を捉えるには「1人当たり売上高」を算出するとわかりやすくなります。1人当たり売上高とは、売上高を従業員数で割って算出した数値です。

部署ごとの労働時間や人員数も数字で確認し、人員の過不足や偏りが起きていないかチェックしましょう。

賃金水準は相場と比較します。優秀な人材獲得に必要な水準を満たしているか、社内でのバランスは取れているかを確認してください。

多角的な分析には、従業員へのヒアリングやアンケートも欠かせません。人事制度に対する満足度はどれくらいなのか、どこに不満があるのか、リアルな現場の声を拾い上げます。

このような調査データをもとに問題点の洗い出しを行い、具体的にどんな改善が必要なのかロジカルに考察していきましょう。

2-3. STEP③等級制度を設計する

企業理念の確認・現状分析が完了したら、いよいよ人事制度の設計に入っていきます。まずはSTEP③「等級制度を設計する」からスタートです。

人事制度の3要素（等級制度・評価制度・報酬制度）の中でも、等級制度は「人事制度の骨子」といえます。最初に等級制度を設計し、そこから派生して評価制度・報酬制度を設計していくとスムーズです。

 

等級制度の設計では、以下の「等級制度の構成要素」を定めていきます。

＜等級制度の構成要素＞

①等級（資格、職階）	従業員の社内における位置付けを示すもので、これに基づいて給与などの処遇が決まる。等級の決定基準は、「職能要件書」や「職務記述書」に、具体的に記載されている。
②役職（職位）	「課長」「部長」のように役割を示すもので、原則として部下を統括管理する部門の責任者に付与される。
③呼称（資格呼称、対外呼称）	役職が付与されない者に対して「肩書」として付与するもの。「参事」や「担当課長」などさまざまな呼称がある。
④職種・職掌	「営業」「事務」など、仕事の種類を示すものを「職種」という。「職掌」とは、「職種」を大くくりにまとめたものをいう。管理職（部門の責任者）と専門職（統括責任を持たずに、自分の担当職務を遂行する）との区分を「職掌」とする場合が多い。
⑤職群	コース別雇用管理が導入されている場合、総合職（転勤の対象となる基幹社員）と一般職（転勤がない地域限定社員）との区分を「職群」ということがある。
⑥昇格基準	上位等級に昇格できる条件（昇格に必要な在級年数、評価、年齢要件など）を定めたもの。各等級に昇格する標準的な年齢（「モデル昇格年齢」）が記載されていることもある。

出典：労務行政研究所『はじめて人事担当者になったとき知っておくべき、7の基本。8つの主な役割。』労務行政,2017年,P90

ここで上表「⑤職群」の説明に出てくる「コース別雇用管理」について補足しておきましょう。

「コース別雇用管理制度」は等級の上がり方に複数のコースを設定する仕組みの呼称です。他に「複線型人事制度」があります。

複線型人事制度	従業員の専門性やキャリア志向の違いなどに応じて複数のキャリアパスを設定する制度のこと（例：管理職／専門職／専任職の区分）
コース別雇用管理制度	職務内容の違いや転勤の有無などによって複数のコースを設定する制度のこと（例：総合職／一般職の区分）

複線型人事制度・コース別雇用管理制度は、どちらも従業員のライフスタイルやキャリアパスの多様化に対応する制度です。さまざまなケースに柔軟に適応しやすくなるため、優秀な人材の流出をくい止める効果が期待できます。

このような制度を導入するかどうかも含め、等級制度の設計を行いましょう。

2-4. STEP④評価制度を設計する

等級制度の設計ができたら、STEP④「評価制度を設計する」に進みます。評価制度には、次の種類があります。

①評価結果の使用目的で分類した種類

評価の名称	評価結果の使用目的	評価の頻度・時期の例
昇格・昇進考課	昇格・昇進者の決定	年1回・昇格の前（2月）
昇給考課	各自の昇給額の決定	年1回・昇給の前（2月）
賞与考課	各自の賞与の決定	年2回・賞与の前（夏季は5月、年末は11月）

出典：労務行政研究所『はじめて人事担当者になったとき知っておくべき、7の基本。8つの主な役割。』労務行政,2017年,P96

②評価対象で分類した種類

評価の名称	評価の対象
能力評価	判断力や統率力のように、仕事をする過程で発揮していた能力を評価の対象とする。定性的な評価となるため、曖昧なものになりやすい。
情意評価	積極性や法令順守（コンプライアンス）など、仕事の取り組み姿勢や勤務態度を評価の対象とする。能力と同様に曖昧な評価となりやすい。
成果評価 （業績評価）	売上目標の達成度や生産個数のように仕事であげた実績（業績）を評価の対象とする。目標管理制度が用いられることが多い。
コンプテンシー（行動特性）評価	業績に結び付く行動を評価の対象とする。高業績者の職務行動を分析して評価基準が作成される。実際には能力・情意評価とほぼ同じもの。
バリュー評価	会社の経営理念の実践度などを評価対象とする。昇進者を選ぶときの参考情報とされることがある。導入している会社は少ない。

出典：労務行政研究所『はじめて人事担当者になったとき知っておくべき、7の基本。8つの主な役割。』労務行政,2017年,P97

「どのような評価制度を採用すべきか」の答えは、企業によって異なります。企業理念や、現在抱えている課題、今後の事業戦略などに照らし合わせながら、最適な評価制度を設計していきましょう。

2-5. STEP⑤報酬制度を設計する

等級制度・評価制度ができあがったら、次のSTEP⑤は「報酬制度を設計する」です。等級制度や評価制度で設計した内容を、従業員の給与・賞与へどう反映するのかを決めていきます。

報酬制度は、社内外のさまざまな要素とのバランスを見ながら設計することが必要です。

これらを考慮しながら「賃金・賞与・退職金・交通費」の規程を定めていきます。

ここでひとつ、重要な注意点があります。STEP③④⑤の等級制度・評価制度・報酬制度は、独立した制度ではありません。3つの制度は相互に連動しています。

まずは等級→評価→報酬制度の順で作成しますが、その後「3つの制度の間のすり合わせ」を何度も行い、それぞれの制度の微調整を積み重ねることが必要です。

 

STEP③④⑤を行ったり来たりしながら完成を目指すイメージになります。

2-6. STEP⑥明文化する

等級制度・評価制度・報酬制度の設計ができたら、STEP⑥「明文化する」を進めていきます。

完成した等級制度・評価制度・報酬制度は、すべての従業員に対して平等かつ明確に伝達される必要があります。「この会社で、自分は公正に扱ってもらえている」という実感が、従業員のモチベーションを向上させるのです。透明性を重視したオープンな運用を心掛けましょう。

作成すべき文書は、企業によって、また設計した人事制度によって異なりますが、次の3種類が一般的です。

ゼロから作成するのが難しい場合は、ネット上で配布されているテンプレートを参考にしてみましょう。

＜テンプレート配布サイト例＞
・労務ドットコム
・書式の王様

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2-7. STEP⑦法的チェックを行う

明文化ができたら、STEP⑦は「法的チェックを行う」ことです。人事制度に関する規程は、運用前に専門家のチェックを受け、法的に問題がないか確認する必要があります。

特に、既存の人事制度を改革する際には、慎重さが求められます。既存の従業員にとって不利になる変更が含まれる場合は「不利益変更」と呼ばれる法的リスクの可能性があるからです。

「労働基準法」「労働契約法」などの労働関係の法律に照らし合わせて、法律上の問題がないか念入りに確認しなければなりません。弁護士や社会保険労務士に相談しましょう。

2-8. STEP⑧従業員への十分な説明を実施する

法的チェックで問題がないことが確認できたら、いよいよ導入に向けて準備をスタートします。STEP⑧は「従業員への十分な説明を実施する」です。

どんなに素晴らしい制度を設計しても、当事者である従業員が理解し受け入れなければ、機能しません。人事制度は、従業員への説明ステップも含んで設計しましょう。

具体的には、まず次の事項について見積もります。

その上で、必要な準備を進めていきましょう。準備の一例を挙げると次の通りです。

特に、人事制度の変化によって処遇が大きく変わる可能性のある従業員には、十分な配慮を行ってください。

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2-9. STEP⑨制度の導入・定着化を図る

準備がすべて整ったら、いよいよSTEP⑨は「制度の導入・定着化を図る」ことです。

人事制度が狙った通りの効果を発揮するためには「導入後いかに組織へ定着させるか」がカギを握ります。そのために有用なのが、以下の施策です。

改めて「人事制度の設計は、就業規則などの規定を改定して終わりではない」ことを忘れないようにしましょう。従業員の意識改革が伴ってはじめて、意図通りに人事制度を機能させることができます。

以上が、人事制度設計の概要となります。

「まだ理解しきれない部分がある」「もっと詳しく知りたい」という方には、後ほど「5. さらに学びを深めたい人向けの本」の章でおすすめの書籍をご紹介します。併せてご覧ください。